文档归档管理流程标准手册

文档归档管理流程标准手册第一章总则1.1目的为规范组织内文档的归档管理工作，确保文档资源完整留存、安全保管与高效利用，维护组织历史记录的真实性、系统性与可追溯性，特制定本流程标准手册。1.2适用范围本手册适用于本组织各部门（含下属机构）在日常运营、业务开展、项目实施等活动中形成的各类文档的归档管理，涵盖文书、业务、科技、声像等不同载体形式的文档全生命周期管理。1.3基本原则完整性：确保应归档文档无遗漏，全面反映组织活动过程与结果。准确性：文档内容真实可靠，载体完好，归档信息与实际内容一致。及时性：按规定时间节点完成收集、整理与归档，避免延误或积压。安全性：通过物理防护、数字化备份等措施，保障文档不被损毁、篡改或泄露。规范性：归档流程、格式、编号等遵循统一标准，确保管理有序。第二章术语与定义2.1文档组织在各项活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等记录，包括纸质、电子、实物载体文档。2.2归档将办理完毕、具有保存价值的文档移交至档案管理部门（或指定机构）的过程，标志文档从“业务使用”转入“长期保管”阶段。2.3保管期限根据文档价值与利用需求划定的保存时长，分为永久（无固定期限）、30年（重要文档中长期保存）、10年（一般性文档短期保存）三类（参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）。2.4文档鉴定对文档价值、保管期限、存毁状态的评估，包括归档前“价值鉴定”（判断是否归档）与保管期内“到期鉴定”（判断是否继续保存或销毁）。第三章管理职责3.1档案管理部门制定并更新文档管理的制度、流程与标准，指导各部门开展工作。接收、整理、保管归档文档，建立检索体系，保障文档安全与可查性。组织文档鉴定、销毁工作，审核结果与清单，确保合规。提供文档利用服务，办理借阅、复制手续，统计利用情况，支撑决策。开展文档数字化、备份与灾备工作，推进管理信息化。3.2业务部门明确本部门文档管理责任人，负责日常文档的收集、整理与预归档。按规定向档案管理部门移交文档，确保完整性、准确性。配合档案管理部门开展鉴定、利用与销毁工作，提供业务背景说明。规范管理本部门电子文档，确保格式兼容、元数据完整。3.3文档管理责任人识别并收集业务活动产生的文档，确保无遗漏。对文档初步整理（分类、排序、标注页码），检查完整性与准确性。填写《文档移交清单》，办理移交手续。跟踪本部门文档利用情况，反馈借阅需求与状态变化。第四章归档管理流程4.1归档范围确定各部门结合业务特点，参照《文档归档范围表》明确需归档的文档类型，包括但不限于：文书类：规章制度、会议纪要、合同协议、对外发文等。业务类：业务报表、项目方案、客户资料、调研报告等。科技类：工程图纸、技术说明书、研发报告等。声像类：活动照片、宣传视频、实物档案（如奖杯、样品）等。*注：临时性、重复性、无查考价值的文档（如草稿、临时通知）可不归档。*4.2文档收集4.2.1收集时间定期收集：日常办公文档（文书、报表）按月/季度收集；项目文档在验收后1个月内收集；年度文档在次年1季度内收集。即时收集：重要会议、突发事件、合同签署等特殊活动文档，活动结束后3个工作日内收集。4.2.2收集方式纸质文档：部门责任人集中整理，核对份数、页数，检查签字盖章是否齐全。电子文档：通过内部系统上传，或刻录光盘、拷贝至移动硬盘移交，命名规范（如“部门-年份-类型-主题”）。声像/实物文档：照片、视频标注时间、地点、事件；实物档案登记名称、来源、用途，附文字说明。4.2.3质量要求纸质文档：纸张无破损、字迹清晰（禁用易褪色笔）、装订整齐（避免金属装订物）。电子文档：格式为通用类型（PDF、DOCX、JPG等），无病毒、元数据完整。4.3文档整理4.3.1分类采用“年度—类别—保管期限”三级分类法：1.年度：按文档形成的自然年度划分（跨年度项目文档归入项目完成年度）。2.类别：按文档类型（文书、业务、科技）或业务领域（人力、财务、市场）划分。3.保管期限：标注文档保存时长（永久、30年、10年）。4.3.2编号采用“全宗号-年度-类别代码-保管期限代码-件号”规则（如“____-WS-YJ-001”，WS为文书类代码，YJ为永久期限代码），确保每份文档编号唯一。4.3.3编目为每份文档编制《文档目录》，内容包括：编号、标题、日期、页数/容量、责任人、保管期限、备注（密级、特殊要求）。目录与文档实体一一对应，电子目录支持检索。4.4文档鉴定4.4.1价值鉴定档案管理部门牵头，组织业务、法务、审计人员组成鉴定小组，评估文档价值：永久保存：对组织历史、战略决策有重大价值的文档（如章程、年度报告、重大合同）。30年保存：重要业务活动、项目实施的过程性文档（如项目审批、中期报告）。10年保存：一般性业务记录、日常报表（如考勤表、部门周报）。4.4.2到期鉴定保管期限届满前1年，档案管理部门启动到期鉴定：仍有价值的文档，延长保管期限（重新标注）。无价值的文档，列入《销毁清单》，提交审批。4.5文档归档4.5.1移交要求纸质文档：按分类、编号顺序装盒，填写《档案盒封面》（年度、类别、保管期限、起止件号），盒内附《文档目录》。电子文档：刻录至不可擦写光盘（或上传至系统），光盘标注编号、内容、日期，与纸质目录一并移交。声像/实物文档：照片、视频存入专用存储设备，实物档案放入专用箱柜，附《实物档案登记表》。4.5.2移交手续部门责任人与档案管理部门经办人核对《文档移交清单》，确认无误后双方签字，清单一式两份，双方各存一份。4.6文档保管4.6.1库房管理纸质文档：存放于专用库房，温度14-24℃、湿度45%-60%，避免阳光直射、潮湿、虫害。档案柜编号，文档盒按分类排列。电子文档：采用“本地存储+云端备份”，定期维护设备，备份选择合规云服务商。声像/实物文档：照片、视频存于防磁柜，实物档案存于防尘、防潮柜架，定期检查完好性。4.6.2安全防护物理防护：安装门禁、监控、消防设施，严禁库房内吸烟、存放易燃物。数字化备份：重要纸质文档扫描生成电子副本，与原件异地存放（如分公司库房、云端）。保密管理：涉密文档单独存放，借阅、复制需审批，销毁采用涉密载体方式（粉碎、消磁）。4.7文档利用4.7.1借阅流程1.申请人填写《文档借阅申请表》，注明文档编号、用途、期限，经部门负责人审批（涉密文档需分管领导审批）。2.档案管理部门核对信息，办理借阅手续，登记《文档借阅登记薄》（借阅人、日期、归还日期、状态）。3.借阅人妥善保管文档，不得涂改、转借，到期归还时，管理人员检查完整性，注销借阅记录。4.7.2复制与摘录普通文档：经部门负责人同意后，可复制或摘录，复制件标注“复制件”字样。涉密文档：严禁复制，确需摘录的，需经保密办审批，使用后及时销毁。4.7.3统计与分析档案管理部门定期统计利用情况（借阅次数、高频文档类型），分析价值与需求趋势，优化归档范围与管理效率。4.8文档销毁4.8.1鉴定与审批到期鉴定后，无价值的文档由鉴定小组出具《文档销毁鉴定报告》，列明销毁文档的编号、标题、数量、期限，经档案管理部门负责人、分管领导审批后，报上级主管部门备案（如需）。4.8.2销毁执行纸质文档：档案管理部门与安保部门共同监督，采用粉碎、焚烧等方式销毁，过程拍照、录像留存，填写《文档销毁登记表》（时间、地点、方式、监销人）。电子文档：对存储介质（硬盘、光盘）消磁、物理粉碎，确保数据无法恢复，销毁记录与纸质文档一并存档。第五章保障措施5.1制度保障定期修订《文档归档管理制度》，将文档管理纳入部门绩效考核，对违规行为（丢失、泄露）问责。5.2人员保障档案管理人员需具备档案学、管理学知识，定期参加业务培训（数字化、保密管理）。各部门文档责任人接受档案管理培训，明确职责与操作规范。5.3设施保障配备专用库房、防磁柜、温湿度记录仪、消防设备，满足保管需求。搭建档案管理系统，实现电子化归档、检索、利用，提升效率。5.4监督检查档案管理部门每半年开展文档管理检查（归档及时性、质量、库房安全等），对问题部门下达整改通知，跟踪结果。第六章