公司会议管理及资源协调流程

公司会议管理及资源协调流程工具模板一、适用场景与目标本流程适用于公司各类常规会议（如周例会、月度总结会、项目推进会）及临时性会议（如紧急决策会、跨部门协调会）的全周期管理，旨在通过标准化操作规范会议发起、资源调配、执行跟踪及效果评估，保证会议高效有序、资源合理利用，同时明确各环节责任主体，避免资源浪费或流程混乱。二、全流程操作步骤（一）会议筹备阶段步骤1：会议需求提报发起人（如部门负责人、项目负责人）根据工作需要，明确会议主题、目标（如决策、同步信息、解决问题）、预计时间、时长、参会人员范围（含外部嘉宾需注明）。填写《会议需求申请表》（详见模板1），详细说明会议议程（含各环节预计时长）、所需资源（如会议室、投影设备、视频会议系统、茶歇、同传服务等），并提前至少3个工作日提交至行政资源部（紧急会议需注明“紧急”，可缩短至提前1个工作日）。步骤2：资源可行性评估行政资源部收到申请后，1个工作日内完成资源核查：会议室：确认申请时间段内可用会议室（含容量、设备配置），如冲突则协调同类型空闲会议室或建议调整时间；设备/服务：确认投影仪、麦克风、视频会议账号、茶歇等资源是否可满足需求，特殊需求（如同传设备）需提前2个工作日对接供应商；人员：如需跨部门协调参会人员，同步与各部门负责人确认人员时间可行性，避免关键岗位人员冲突。评估结果反馈至发起人，资源无法满足时提供备选方案（如调整时间、更换场地、简化资源需求）。步骤3：会议审批常规会议：部门负责人审批《会议需求申请表》即可；重要会议（如涉及跨部门协作、资源调配、重大决策）：需提交至分管领导审批，审批通过后视为会议正式立项；临时紧急会议：发起人可通过口头或即时通讯工具向分管领导报备，会后1个工作日内补全书面申请。（二）会议组织阶段步骤1：会前准备发起人/会议组织人：根据审批结果，提前2个工作日向参会人员发送会议通知（含会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的资料）；确认会议室设备调试（如投影、音响、网络）及茶歇、物料等资源到位，外部嘉宾需提前1天发送参会指南（含交通指引、停车信息等）；行政资源部：负责会议室布置（如摆放席卡、调试设备）、茶歇准备（按申请标准）、视频会议系统测试（线上会议需提前测试和音画质）。步骤2：会中执行主持人：提前10分钟到达会场，检查会议准备情况，按议程控制会议节奏，引导参会人员聚焦主题，避免偏离议题；记录人：详细记录会议决议事项、待办任务（含具体内容、负责人、完成时限）、争议点及解决方案（详见模板3示例）；参会人员：准时参会，提前关闭手机或调至静音，围绕议题积极发言，避免无关讨论；如需请假，需提前1个工作日向发起人及部门负责人报备。（三）会议收尾阶段步骤1：纪要与任务分发记录人需在会议结束后1个工作日内整理《会议纪要及任务跟踪表》（详见模板3），经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送分管领导；纪要需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人员）、核心议题、决议结论、待办任务（明确“任务内容-负责人-截止时间-所需资源”）。步骤2：任务跟踪与资源释放任务负责人：根据纪要要求推进任务，截止时间前1天向发起人反馈进展（如需延期需提前说明原因及新时间节点）；发起人/会议组织人：每周汇总任务进展，对逾期未完成的任务进行协调催办；行政资源部：会议结束后1小时内回收会议室资源（如设备复位、清理物料），线上会议账号及时释放，特殊资源（如租赁设备）与供应商确认结算事宜。三、核心工具模板模板1：会议需求申请表申请部门申请日期会议主题发起人联系方式预计会议时长（分钟）会议安排时间年月日时分至时分地点/线上参会人员（含部门）外部嘉宾（单位/姓名）议程安排（按顺序填写，注明各环节时长）1.2.资源需求□会议室（容量：____）□投影仪□麦克风□视频会议系统□茶歇（标准：____）□其他：____审批意见部门负责人签字：日期：分管领导签字：日期：模板2：会议资源协调表会议编号（由行政资源部填写）资源类型申请数量可用情况协调结果负责人完成时间会议室A（20人）1可用确认预留*三会前1天投影仪1可用确认调试*四会前2小时视频会议账号1需新增已申请账号：*test*五会前1天茶歇（矿泉水+点心）10份库存充足确认准备*六会前30分钟模板3：会议纪要及任务跟踪表会议名称会议时间年月日时分至时分地点/线上主持人参会人员（含部门，外部嘉宾注明单位）记录人核心议题及讨论情况（简要记录各议题讨论要点、不同意见）议题1：议题2：决议结论（明确最终决策方案，需清晰、可执行）1.2.待办任务任务内容负责人所属部门截止时间完成项目方案初稿*七市场部2023–协调部门提供预算表*八财务部2023–附件（如会议资料、演示文稿等）四、关键注意事项与风险规避提前规划，预留缓冲期：常规会议需提前3-5个工作日提报需求，避免因资源紧张导致会议延期；临时会议需明确“紧急”标识，行政资源部优先协调，必要时启动应急资源调配机制。资源优先级管理：当出现资源冲突时，按“紧急会议（如突发问题决策、客户投诉处理）>重要会议（如战略规划、重大项目评审）>常规会议（如日常例会）”顺序协调，并提前告知发起人调整方案。信息同步与闭环：会议通知、纪要需通过公司指定系统（如OA、企业）发送，保证所有相关人员可查阅；任务负责人需主动反馈进展，发起人及分管领导定期督办，避免“议而不决、决而不行”。资源使用效率监控：行政资源部每月统计会议室、设备等资源使用率，对长期闲置资源（如某会议室月使用率低于30%）进行优化调整（如合并场地、功