某市建筑质量监督档案管理制度

某市建筑质量监督档案管理制度一、制度目的为规范本市建筑工程质量监督档案的管理工作，确保工程质量监督资料的完整性、准确性与可追溯性，充分发挥档案在工程质量监管、责任追溯及行业管理中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》及建筑工程质量监督相关法规，结合本市建筑工程质量监督工作实际，制定本制度。二、适用范围本制度适用于本市行政区域内各类新建、改建、扩建及装修装饰等建筑工程（含市政基础设施工程）的质量监督档案管理活动。从事建筑工程质量监督的机构、参与工程建设的各方责任主体及档案管理相关人员，均应遵守本制度。三、管理职责分工（一）质量监督机构职责市（区）建筑工程质量监督机构（以下简称“监督机构”）是质量监督档案管理的责任主体，负责统筹本辖区内质量监督档案的组织实施与监督指导工作：制定档案管理的具体实施细则，明确档案收集、整理、保管、利用的操作流程；督促工程建设各方责任主体（建设、勘察、设计、施工、监理等单位）及时提交质量监督相关资料；对监督人员的档案收集工作进行培训、考核，确保档案资料的规范性；定期对档案管理工作进行检查，及时纠正档案管理中的违规行为。（二）档案管理部门职责监督机构内设的档案管理部门（或指定专人）承担档案的日常管理工作：负责质量监督档案的接收、分类、立卷、编目、保管及数字化加工等工作；建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用等情况进行动态记录；维护档案保管环境，确保档案库房符合防火、防潮、防虫、防光、防盗等安全要求；配合监督机构开展档案的鉴定、销毁及利用服务工作。（三）监督人员及责任主体职责质量监督人员在监督工作中，应同步收集工程质量监督过程中形成的文件资料（如监督记录、整改通知书、检测报告等），确保资料与监督工作进度同步，内容真实、完整；建设单位应牵头组织勘察、设计、施工、监理等单位，按要求整理工程前期手续、质量保证体系资料、竣工验收资料等，并及时移交监督机构；各责任主体应对提交的档案资料的真实性、合法性负责，不得伪造、篡改或隐瞒重要信息。四、档案内容与分类建筑质量监督档案应全面反映工程质量监督的全过程，主要包括以下类别及内容：（一）工程基础类资料包含工程立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、施工图审查合格书等法定建设手续，以及工程地质勘察报告、施工图纸等技术文件。（二）监督管理类资料监督注册资料：工程质量监督注册申请表、责任主体单位及人员资质资格证明、质量监督工作方案等；监督过程资料：质量监督抽查记录、质量问题整改通知书及回复、工程质量检测报告（含见证取样检测、实体检测等）、质量事故（问题）调查处理资料、分部（子分部）工程质量验收监督记录等；竣工验收及备案资料：工程竣工验收通知书、竣工验收报告、工程质量监督报告、竣工验收备案表及相关证明文件。（三）专项监督类资料针对特殊工程（如超限高层建筑、深基坑工程、钢结构工程等）或专项质量问题（如防水工程、混凝土结构实体质量等）开展的专项监督记录、专家论证资料、专项检测报告等。（四）其他关联资料工程质量投诉处理记录、责任主体质量信用评价资料、监督人员工作笔记（含现场影像资料）等与工程质量监督相关的文件。五、档案收集与整理要求（一）收集要求及时性：质量监督过程中形成的资料应随监督工作同步收集，工程竣工验收后30日内，建设单位应组织相关单位完成所有资料的整理并移交监督机构；完整性：资料应涵盖工程从立项到竣工验收备案的全周期质量监督信息，不得遗漏关键环节或重要文件；准确性：资料内容应真实反映工程质量状况及监督工作开展情况，签字、盖章等手续齐全，复印件需注明“与原件一致”并加盖提供单位公章。（二）整理规范档案整理应遵循“分类清晰、组卷合理、编号唯一”的原则，按工程类别、监督阶段或文件类型进行分类；纸质档案应采用耐久性强的书写材料（如碳素墨水）填写，字迹清晰；电子档案应采用通用格式（如PDF、JPG、DOC等），确保长期可读；档案立卷时应编制卷内目录，注明文件编号、名称、形成时间、页数等信息，案卷封面应标注工程名称、案卷题名、卷号、保管期限等内容；鼓励采用数字化手段对档案进行加工，建立电子档案管理系统，实现档案的线上检索与利用。六、档案保管与利用（一）保管要求档案库房应配备温湿度调控、消防、安防等设施，定期检查维护，确保档案存储环境安全；档案保管期限分为永久、长期（20年以上）、短期（20年以下），其中工程质量监督报告、竣工验收备案资料等重要文件应永久保管，一般性监督记录按工程性质确定保管期限；档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现破损、霉变等问题及时修复，对电子档案进行备份，防止数据丢失。（二）利用规定监督机构内部因工作需要查阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后借阅，原则上不得带出档案库房，确需带出的需经分管领导审批；外部单位（如司法机关、建设单位、科研机构等）需查阅档案时，应出具单位介绍信及有效身份证明，说明利用目的，经监督机构负责人批准后方可查阅，如需复制档案，需由档案管理人员操作并加盖档案证明专用章；档案利用过程中应严格遵守保密规定，不得泄露工程质量敏感信息或商业秘密，未经批准不得擅自公开或传播档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）定期鉴定监督机构应每5年组织档案管理、工程技术等专业人员，对保管期满的档案进行鉴定，重点审查档案的保存价值、完整性及利用需求，形成《档案鉴定意见书》。（二）销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，列明档案名称、卷号、形成时间、保管期限等信息，报监督机构负责人审批；档案销毁应指定两人以上负责监销，监销人员需在《档案销毁清册》上签字确认，销毁过程应全程记录（如拍照、录像），确保可追溯；涉及工程质量责任追溯、司法诉讼等未结案的档案，不得销毁。八、责任追究对违反本制度的单位或个人，按以下规定处理：建设、施工、监理等单位未按要求提交档案资料或提交虚假资料的，由监督机构责令限期整改，逾期未改的，记入企业信用档案，情节严重的，依法依规给予行政处罚；监督人员未履行档案收集职责，导致资料缺失、失真的，由监督机构给予批评教育、绩效扣分，情节严重的，依法追究行政责任；档案管理人员因失职导致档案损毁、丢失