2025年文书档案管理试题及答案

2025年文书档案管理试题及答案一、单项选择题（每题2分，共20分）1.某单位2024年形成的《关于2023年度财务审计结果的通报》（发文字号：XX〔2024〕15号），其成文日期应为（）。A.2024年文件印发日期B.2023年审计工作完成日期C.2024年负责人签发日期D.2024年文件排版完成日期2.根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），以下哪类电子文件需采用“双套制”归档（）。A.仅在办公系统中流转的会议通知B.具有法律效力的合同扫描件C.纯电子形式的科研数据记录D.内部传阅的电子简报3.某企业2020年形成的《产品质量检测报告》（涉及核心技术参数），其保管期限应定为（）。A.10年B.30年C.永久D.50年4.档案整理中“全宗”的划分依据是（）。A.文件形成时间B.文件内容主题C.立档单位的独立性D.文件载体类型5.档案数字化过程中，对大幅面图纸进行扫描时，宜采用的分辨率是（）。A.100dpiB.200dpiC.300dpiD.600dpi6.以下不属于文书拟制“三查三改”内容的是（）。A.查立意，改主旨不明B.查格式，改不符合规范C.查数据，改统计错误D.查程序，改未履行审批7.档案利用登记需记录的核心信息不包括（）。A.利用人身份信息B.利用目的C.档案密级D.复制数量8.某单位将2015-2020年文书档案移交综合档案馆时，需同步移交的材料不包括（）。A.归档文件目录B.全宗介绍C.电子档案备份D.未归档文件清单9.档案保管环境中，温湿度控制的“双18标准”指（）。A.温度18℃±2℃，相对湿度18%±5%B.温度18℃±5℃，相对湿度45%±5%C.温度18℃±2℃，相对湿度45%±5%D.温度18℃±5℃，相对湿度60%±5%10.关于档案鉴定工作，以下表述正确的是（）。A.鉴定小组由档案部门单独组成B.需编制《档案鉴定销毁清册》C.销毁档案可直接送造纸厂D.鉴定周期为每5年一次二、判断题（每题1分，共10分）1.文书处理中，“承办”是指对收文提出办理意见的环节。（）2.电子档案元数据应与电子文件主体分离保存。（）3.档案著录时，“责任者”需填写文件的实际撰稿人姓名。（）4.跨年度会议形成的文件，应归入会议开幕年。（）5.磁性载体档案（如录音带）应直立存放，避免挤压。（）6.档案利用中，复制件加盖档案部门公章后可替代原件作为凭证。（）7.文书归档范围需根据单位职能变化动态调整。（）8.档案数字化成果应采用“单套制”保存，无需留存纸质档案。（）9.销毁未满保管期限的档案，需经单位主要负责人批准。（）10.档案统计中，“案卷数量”与“件数”统计口径可以互换。（）三、简答题（每题8分，共40分）1.简述文书拟制的基本要求。2.列举档案保管期限划分的三类依据，并说明“永久”类档案的界定标准。3.电子档案长期保存需满足哪些技术条件？请至少列出4项。4.档案整理中“分类方案”的设计应包含哪些要素？5.简述档案利用服务中“全程留痕”的具体实现方式及意义。四、案例分析题（30分）背景资料：某市级医院2024年开展档案管理专项检查，发现以下问题：（1）2023年《住院患者手术记录》（纸质）未按要求及时归档，部分文件散存于各科室；（2）2020-2022年电子病历档案仅以“照片”格式存储，未保留原始XML结构化数据；（3）档案库房温湿度记录显示，2024年6月连续5日温度超过25℃，未采取应急措施；（4）2019年《医疗设备采购合同》（涉及500万元大额资金）保管期限标注为“30年”。问题：1.分析问题（1）产生的可能原因，并提出整改措施。（8分）2.问题（2）违反了电子档案管理的哪些规定？应如何补救？（7分）3.针对问题（3），说明档案库房温湿度异常的危害及应急处理流程。（8分）4.问题（4）中保管期限标注是否正确？请说明理由并给出修正依据。（7分）参考答案一、单项选择题1.C（成文日期为负责人签发日期，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准）2.B（具有法律效力的电子文件需同时保存纸质件与电子件，即“双套制”）3.C（涉及核心技术的检测报告属永久保存范围）4.C（全宗以立档单位的独立性为划分依据，反映同一单位的历史活动）5.C（大幅面图纸扫描分辨率一般不低于300dpi，确保清晰）6.D（“三查三改”指查立意、查内容、查格式，改主旨不明、改材料不实、改不符合规范）7.C（利用登记需记录利用人信息、目的、复制数量等，密级属档案属性，无需重复记录）8.D（移交档案馆需提交归档文件目录、全宗介绍、电子备份等，未归档文件无需移交）9.C（“双18标准”指温度18℃±2℃，相对湿度45%±5%，保障档案安全）10.B（鉴定需多部门联合，销毁需编制清册并审批，不可直接销毁）二、判断题1.×（“承办”是具体执行办理，“拟办”是提出办理意见）2.×（元数据需与电子文件主体关联保存，确保信息完整）3.×（“责任者”指文件的发文机关或主要签署者，非撰稿人）4.√（跨年度会议文件归入开幕年，特殊情况可归入闭幕年）5.√（磁性载体直立存放可防止磁粉脱落或变形）6.√（复制件加盖公章后具有与原件同等的法律效力）7.√（归档范围需随单位职能调整更新，确保应归尽归）8.×（目前多数单位仍采用“双套制”，单套制需满足严格技术条件）9.×（未满保管期限的档案不得销毁，需重新鉴定）10.×（“案卷”与“件”是不同整理单位，统计口径不可互换）三、简答题1.文书拟制的基本要求包括：（1）内容准确：符合法律法规、政策要求，数据、事实真实可靠；（2）表述规范：语言简洁严谨，避免歧义，使用标准公文格式（如发文字号、主送机关、成文日期）；（3）程序合规：需经起草、审核、签发等环节，重要文件需集体讨论；（4）主题明确：一文一事（综合性文件除外），重点突出，逻辑清晰。2.保管期限划分依据：（1）文件内容的查考价值：反映主要职能活动的文件价值更高；（2）文件的历史作用：涉及重大事件、核心业务的文件需长期保存；（3）法律法规要求：如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确划分标准。“永久”类档案界定：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对国家、社会和本单位有长远利用价值的文件，如本单位制定的法规政策性文件、重要会议记录、年度总结等。3.电子档案长期保存的技术条件：（1）格式规范：采用开放、通用的文件格式（如PDF/A、XML），避免专用格式；（2）元数据完整：包含背景、结构、管理元数据（如文件形成时间、责任者、存储路径）；（3）载体安全：使用耐久性强的存储介质（如蓝光光盘、A类磁带），定期检测迁移；（4）环境控制：存储环境需温湿度稳定（温度18±2℃，湿度40-50%），防磁、防尘；（5）备份机制：采用“两地三备份”（本地、异地、异质），防止数据丢失。4.分类方案设计要素：（1）分类层次：明确一级类目（如机构、问题、年度）、二级类目（如科室、业务类型）；（2）分类规则：统一分类标准（如按年度-机构-问题或年度-问题-保管期限）；（3）类目名称：简洁准确，覆盖全部归档文件（如“党群工作”“行政事务”“业务管理”）；（4）类目代码：采用阿拉伯数字或字母编码（如“1”代表党群类，“2”代表行政类）；（5）说明注释：对特殊分类情况（如跨类文件）进行补充说明。5.“全程留痕”实现方式：（1）利用登记：记录利用人姓名、单位、时间、目的、档案编号、复制数量；（2）系统日志：电子档案利用需通过管理系统自动记录操作轨迹（如查询、下载、打印）；（3）审批留痕：敏感档案利用需经审批，留存审批单及签字记录；（4）监控记录：实体档案查阅室安装监控设备，保存录像资料（期限不少于1年）。意义：保障档案利用安全，防止档案泄露或损毁；为责任追溯提供依据；规范利用流程，提升服务效率。四、案例分析题1.问题（1）原因分析：-科室归档意识薄弱，未落实“谁形成、谁归档”责任；-缺乏归档时限约束（如未规定科室文件移交的具体时间节点）；-档案部门监督不到位，未定期催缴。整改措施：-修订《文件归档管理办法》，明确科室归档时限（如次年3月底前移交）；-开展归档培训，强化科室兼职档案员责任；-建立归档进度台账，档案部门每月通报未归档情况。2.问题（2）违反规定：-违反《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中“电子文件应保存原始格式”的要求；-未保留结构化数据（XML），导致电子病历无法进行数据挖掘和长期利用。补救措施：-联系信息系统开发商，从业务系统后台提取2020-2022年电子病历的原始XML数据；-对已存储的“照片”格式文件进行元数据补录（如添加结构化字段：患者ID、手术类型）；-建立电子文件归档校验机制，接收时检查格式合规性（通过技术工具自动验证）。3.温湿度异常危害：-温度过高（>25℃）会加速纸张纤维素水解，导致字迹褪色；-持续高温高湿易滋生霉菌，造成档案霉变粘连；-影响磁性载体稳定性（如磁带消磁、光盘数据读取失败）。应急处理流程：-立即启用库房空调、除湿机，将温度降至18±2℃，湿度降至45±5%；-对受影响档案进行抽样检查（如抽取10%的案卷查看是否受潮）；-记录异常时