人事档案管理保密协议范本及说明

人事档案管理保密协议范本及说明一、引言人事档案承载员工个人身份、学历资质、职业经历、奖惩记录、健康状况等核心敏感信息，其保密性直接关系个人权益保护与企业合规管理。为规范档案管理环节的信息保密行为，明确相关主体权利义务，特制定本协议范本，供用人单位（甲方）与接触档案的员工、外包人员、合作方人员等（乙方）参考。本协议结合《保守国家秘密法》《个人信息保护法》等法规，兼顾实操性与合规性，助力企业筑牢档案信息安全防线。二、人事档案管理保密协议范本甲方（用人单位）：名称：________________________法定代表人：__________________地址：________________________乙方（保密义务人）：姓名：________________________身份证号：____________________岗位/身份：____________________（如档案管理员、外包人员、借阅经办人等）（一）保密内容本协议“保密信息”指甲方管理的人事档案及衍生信息，具体包括但不限于：1.个人基本信息：姓名、性别、民族、出生日期、家庭住址、非公开联系方式；2.学历与资质信息：学历背景、职业资格证书内容、背景调查记录；3.劳动关系与薪酬信息：入职/离职时间、劳动合同期限、薪酬标准、绩效记录；4.奖惩与健康信息：违纪处分、荣誉表彰、体检报告、职业病诊断资料；5.关联信息：原单位离职证明内容、亲属关系证明（涉及利益关联的）。（二）保密义务1.知悉范围限制：乙方仅可在“履行工作职责必需”的范围内接触保密信息，严禁超权限查阅、拷贝档案内容。2.信息使用规范：保密信息仅用于甲方人事管理、合规审查等正当目的，不得用于商业竞争、个人牟利或无关活动。3.物理与技术防护：纸质档案存放于加锁档案柜，电子档案设置访问密码（符合甲方安全制度），仅在指定设备/系统存储；传递档案（含纸质、电子）需经内部审批，严禁通过私人邮箱、社交软件、非加密U盘传输。4.第三方披露限制：未经甲方书面同意，乙方不得向任何第三方（含内部非授权人员）披露保密信息。司法机关依法调取的，乙方需第一时间通知甲方并配合合规提供。5.离职后义务：乙方离职时需归还所有档案副本、删除电子备份，并签署《保密信息归还确认书》；离职后____年内（建议不超过3年，可依行业调整），仍需对在职期间知悉的信息承担保密责任。（三）保密期限本协议自签署之日起生效，至保密信息合法公开或失去保密价值之日止（以较早发生者为准）。若信息因法律法规要求、司法裁判或甲方公开披露进入公共领域，乙方保密义务自动终止（乙方需证明信息确已合法公开）。（四）违约责任1.乙方违约时，甲方有权要求：立即停止违约行为，返还/销毁所有保密信息载体（含副本）；赔偿甲方损失（含直接损失如档案修复费、调查费，及合理范围内的间接损失如声誉修复费、业务损失）；支付违约金（金额可约定为“相当于甲方损失的____%”或“乙方____个月工资”，需结合实际调整）。2.若乙方行为涉嫌违法（如倒卖个人信息），甲方将依法报案并追究其刑事责任。（五）争议解决协议履行争议，双方先协商解决；协商不成的，乙方为员工的，向甲方所在地劳动争议仲裁委员会申请仲裁；乙方为外包/合作方的，向甲方所在地人民法院诉讼。（六）其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。2.未尽事宜可签订补充协议，补充协议与本协议不一致的，以补充协议为准。甲方（盖章）：__________________法定代表人或授权代表（签字）：______日期：______年____月____日乙方（签字）：__________________日期：______年____月____日三、协议条款说明（一）保密内容条款说明本条款通过“列举+兜底”明确范围，既覆盖核心信息（如背景调查、健康隐私），又通过“衍生信息”覆盖未来新类型档案内容。企业可结合自身档案范围（如股权激励记录、家属信息）补充列举，避免歧义。（二）保密义务条款说明1.知悉范围限制：防止“过度接触”（如仅负责离职归档的人员，不得查阅薪酬档案）。企业需配套“档案借阅审批表”，明确借阅人、事由、范围，做到“一事一批、一人一表”。2.技术防护要求：电子档案需用甲方指定加密软件，禁止存于私人云盘；纸质档案需明确责任人（如档案管理员每日检查锁具）。3.第三方披露限制：“第三方”包含内部员工（如非HR部门无权知悉同事档案）。企业可通过“员工手册+培训”强化意识，新员工需考核“档案保密”模块后方可上岗。（三）保密期限条款说明保密期限需平衡“信息保护”与“权利行使”：含“商业秘密”的档案（如高管薪酬）可约定“长期”；普通员工信息可约定“离职后3年”（参考竞业限制期限合理性）。涉及“个人信息”的，需符合《个人信息保护法》“必要期限”要求，避免过长。（四）违约责任条款说明1.损失赔偿的合理性：“直接损失”需提供发票、合同等凭证（如信息泄露导致的律师费）；“间接损失”需限定为“合理范围”（如客户解约函、业务下滑数据）。2.违约金的合规性：乙方为员工的，违约金不得超过“服务期未履行部分的培训费用”（参考《劳动合同法》）；外包人员可约定“违约金不超过信息商业价值”，避免“天价违约金”被认定无效。（五）争议解决条款说明乙方为“建立劳动关系的员工”，争议需先经劳动仲裁（仲裁前置）；外包/合作方人员可直接约定法院诉讼。企业需依乙方身份选择方式，避免程序错误。四、实操建议1.协议签署范围：除档案管理员外，需签署协议的人员包括：参与背景调查的HR、外包档案服务人员、审计/合规检查的外部机构人员（如会计师事务所）。2.配套制度建设：同步制定《人事档案管理制度》，明确“借阅流程”“电子档案加密标准”“违规处罚细则”，形成管理闭环。3.定期培训与审计：每年度开展“档案保密培训”，结合案例强化意识；每