2026年医药制造公司经销商授权管理制度

2026年医药制造公司经销商授权管理制度第一章总则第一条为规范公司药品经销商授权管理工作，确保经销商授权活动符合药品流通监管要求，防范无资质经营、超范围销售、商业贿赂等合规风险，维护药品流通环节的合法有序，依据《中华人民共和国药品管理法》《药品流通监督管理办法》《医药行业商业合规管理规范》等相关法律法规及公司合规管理体系要求，结合医药制造企业经销商层级多、流通监管严的核心特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有药品经销商授权活动的全流程管理，包括经销商资质审核、授权申请审批、授权范围确定、授权文书出具、授权变更与终止、授权监督核查、资料归档等环节，涉及销售、合规、财务、质量、法务等相关部门及经销商审核、授权审批、合规监督、资料管理等岗位人员。第三条经销商授权管理遵循以下基本原则：坚持资质合规，授权对象需具备合法的药品经营资质，无资质瑕疵；坚持范围清晰，授权区域、品类、期限明确，无模糊或超权限授权；坚持全程管控，覆盖授权前审核、授权中管控、授权后监督的全周期；坚持风险可控，识别并规避经销商违规经营带来的合规风险；坚持权责对等，明确授权双方的权利义务，保障公司合法权益。第四条经销商授权管理的核心目标：经销商资质审核通过率100%，无无资质或资质不全的经销商获得授权；授权文书规范率100%，无内容模糊、权限不明的授权文件；授权监督核查覆盖率100%，无脱离监管的授权经销商；经销商违规经营导致的公司合规风险发生率降至行业通用标准以下；通过规范授权管理，维护公司药品流通渠道的合规性，保障药品质量安全和市场秩序。第二章组织机构与职责第五条公司成立经销商授权管理小组（以下简称“管理小组”），作为经销商授权管理工作的责任主体。管理小组组长由销售部门负责人担任，副组长由合规部门负责人担任，成员包括质量专员、财务稽核人员、法务专员，所有成员需熟悉药品流通监管要求和经销商管理规范。第六条管理小组主要职责：制定并更新经销商授权的合规标准、审批流程及监督规则；审核经销商授权申请，出具资质审核和授权审批意见；监督授权经销商的经营行为，核查是否存在超范围销售、违规流通等问题；处理授权过程中的合规异常问题，提出整改要求；配合药品监管部门的检查工作，提供经销商授权相关资料和记录；定期开展经销商授权合规培训，提升岗位人员和经销商的合规意识。第七条各部门核心职责：销售部门负责提报经销商授权申请，对接经销商提交资质资料，跟踪授权后经销商的经营情况；合规部门负责审核授权活动的整体合规性，识别并规避商业贿赂、不正当竞争等风险；质量部门负责审核经销商的药品储存、配送能力，确保符合药品质量管理规范；财务部门负责审核经销商的财务信用状况，监督合作款项结算的合规性；法务部门负责审核授权文书的法律条款，保障授权内容合法且权责清晰。第八条岗位人员职责：经销商审核专员负责收集经销商资质资料，核验资质真实性和有效性，出具审核意见；授权审批专员负责审核授权申请，确定授权范围和期限，出具审批意见；合规监督员负责定期核查授权经销商的经营行为，反馈违规问题；资料管理员负责收集、整理经销商授权相关资料，完成归档保存，确保资料完整可追溯。第三章管理范围与核心标准第九条管理核心范围：各级药品经销商的授权管理，包括区域总经销商、区域分销商、终端经销商等不同层级；公司所有上市药品的经销商授权，涵盖不同剂型、规格的药品品类；授权文书的出具、变更、撤销、终止等全流程管理；授权经销商经营行为的监督核查，包括销售区域、销售渠道、价格管控等方面。第十条核心管理标准：资质审核标准需核验经销商的《药品经营许可证》《营业执照》等核心资质，确保资质在有效期内且经营范围匹配；授权范围标准需明确授权区域、授权药品品类、授权期限、销售渠道等核心内容，无模糊表述；授权文书标准需使用公司统一规范的模板，条款清晰、权责明确，无违规免责或不合理条款；监督核查标准需定期核查经销商的销售记录，确保无超授权区域销售、向无资质主体供货等行为；信息传递标准需及时向经销商传达公司合规要求和药品监管政策，确保经销商知晓并遵守。第十一条管理基准要求：所有经销商授权需提前完成资质审核和审批，无审核记录不得出具授权文书；授权文书需经管理小组签字确认后方可生效，禁止擅自出具授权文件；授权期限需设定合理时长，最长不超过行业通用周期，到期需重新审核资质后方可续期；授权相关资料（资质复印件、审批表、授权文书、监督记录等）保存期限不少于授权终止后法定年限；禁止向无药品经营资质、有违规经营记录的主体授予经销权限，禁止超范围、超区域授权。第四章全流程管理规范第十二条资质审核与申请提报：销售部门对接意向经销商，收集其资质资料（营业执照、药品经营许可证、质量管理体系认证等），提交至管理小组；经销商审核专员核验资质资料的真实性、有效性和经营范围匹配度，重点核查资质是否在有效期内、是否具备对应药品的经营许可，出具书面审核意见，审核不通过的需告知经销商原因并终止申请流程。第十三条授权审批与文书出具：审核通过的经销商，销售部门填写经销商授权申请表，明确授权区域、品类、期限、销售渠道等内容，提交至管理小组审批；管理小组在规定工作日内完成审批，确定最终授权范围和期限，审批通过后由法务部门审核授权文书条款，审核无误后出具加盖公司公章的正式授权文书；授权文书需一式两份，公司和经销商各留存一份，复印件需注明“与原件一致”并加盖公章。第十四条授权后监督与核查：合规监督员每季度对授权经销商开展一次合规核查，通过查阅销售记录、实地走访、渠道调研等方式，核查是否存在超授权区域销售、向无资质主体供货、违规调价等行为；销售部门实时跟踪经销商的经营情况，反馈经销商的市场行为和合规问题；发现轻微违规行为的，立即要求经销商整改，整改完成后提交整改报告；发现严重违规行为的，暂停授权并启动调查。第十五条授权变更与终止：经销商申请变更授权区域、品类、期限等内容的，需重新提交申请和相关证明资料，经管理小组审核审批后方可变更，变更后重新出具授权文书；经销商出现资质过期、违规经营、拖欠款项等情况的，管理小组可终止授权，出具终止授权通知书并收回原授权文书；授权期限届满未申请续期的，授权自动终止，销售部门需及时告知经销商并停止供货。第五章异常处置与资料管理第十六条异常处置规范：发现经销商资质造假、冒用资质的，立即终止授权，收回授权文书，追究经销商的违约责任；发现经销商超范围销售、违规流通药品的，暂停供货并要求限期整改，整改不合格的终止授权；发现经销商存在商业贿赂、不正当竞争行为的，立即终止合作，上报管理小组并配合监管部门调查；因经销商违规经营导致公司被监管部门追责的，追究相关审核、审批人员的责任。第十七条资料管理要求：经销商授权相关资料（资质复印件、审核意见、审批表、授权文书、监督记录、整改报告等）需分类归档，电子资料同步备份至专用服务器，设置分级访问权限；资料查阅需履行审批手续，仅限授权人员查阅，查阅后需记录查阅信息；监管部门检查需提供资料时，由资料管理员统一调取，确保资料完整、真实提供；经销商终止合作后，相关资料需单独归档，保存至法定年限后方可按规定销毁。第十八条成本管控要求：管理小组每年编制经销商授权管理合规预算，预算执行偏差控制在合理范围内；通过优化资质审核流程，减少重复审核带来的人力成本；优先选择合规信用好、经营能力强的经销商，减少因经销商违规导致的整改、罚款等额外成本；杜绝因授权审核疏漏导致的法律纠纷，降低纠纷处理成本。第六章监督优化与违规处理第十九条监督机制：管理小组组长每月核查经销商授权审批记录，每季度组织授权经销商合规专项检查；合规部门每半年开展经销商授权费用专项稽核，核验合作款项结算的合规性；公司管理层每半年审阅经销商授权管理报告，监督制度执行情况；设立合规监督反馈渠道，接受员工和市场端对经销商违规授权、违规经营行为的举报，核实后按规定处理。第二十条体系优化：管理小组每半年评估本制度的有效性，收集团队和经销商的改进建议；根据药品流通监管政策调整，及时更新经销商授权的合规标准和审批流程；引入数字化管理工具，提升经销商资质审核、授权审批、监督核查的效率和准确性；每年底总结经销商授权管理经验，优化授权标准和监督方式，提升授权管理的合规性和有效性。第二十一条违规处理：岗位人员因审核疏漏导致无资质经销商获得授权的，视情节给予约谈提醒、绩效考核扣分；故意违规审批超范围授权的，立即暂停岗位工作，追究对应责任，情节严重的移交监管部门处理；经销商违反授权约定违规经营的，视情节给予警告、暂停供货、终止授权等处理，造成公司损失的追