企业合同评审与签订操作指南

企业合同评审与签订操作指南一、适用业务场景本指南适用于企业日常经营活动中各类合同的评审、审批与签订流程，涵盖但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；销售类合同：产品销售、技术服务、定制开发等；合作类合同：联合研发、市场推广、渠道代理等；其他类合同：租赁合同、劳动合同（模板制定参考）、保密协议等。通过规范合同评审与签订流程，可有效防范法律风险、保障企业权益，保证合同条款符合企业战略及合规要求。二、合同评审与签订全流程操作步骤（一）合同发起与准备发起主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）根据业务需求发起合同申请。准备材料：对方主体资质材料（营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等，需核实原件并留存复印件）；合同草案（明确合作内容、双方权利义务、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；相关附件（如技术参数、验收标准、会议纪要等，作为合同组成部分）。填写《合同申请表》：注明合同名称、对方主体、合同金额、签订背景、主要风险点等，经部门负责人签字后提交至法务部门。（二）合同评审合同评审需多部门协作，保证合同内容合法、合规、合理，重点审核以下方面：评审部门审核重点业务部门合作内容是否符合企业战略需求；技术/服务要求是否明确；对方履约能力是否匹配（如产能、资质、口碑等）。法务部门合同主体是否具备完全民事行为能力；条款是否违反法律法规；权利义务是否对等；违约责任是否明确可执行；争议解决方式是否约定清晰（如仲裁/诉讼管辖地）。财务部门合同金额是否在预算范围内；付款方式、节点是否合理；税务处理是否符合税法规定（如发票类型、税率）；对方财务状况是否存在潜在风险（如负债、失信记录）。合规部门合同内容是否符合行业监管要求（如数据安全、反垄断等）；是否涉及敏感信息或出口管制；是否符合企业内部合规政策。评审流程：法务部门收到《合同申请表》及材料后，1个工作日内发起评审流程，将合同草案及材料同步至业务、财务、合规等部门；各评审部门在2个工作日内完成审核，填写《合同评审意见表》（见模板1），明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论，并说明具体意见；法务部门汇总评审意见，与业务部门沟通修改合同草案，直至所有评审部门无重大异议；若存在争议，由分管领导协调解决。（三）合同审批根据合同金额及类型，履行分级审批流程，保证审批权责匹配：合同类型金额范围审批权限日常采购/销售合同≤50万元业务部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管副总日常采购/销售合同50万-200万元业务部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管副总→总经理重大合作/投资合同≥200万元业务部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管副总→总经理→董事会审批流程：法务部门将评审通过后的合同草案及《合同评审意见表》提交至审批部门；各审批部门在1个工作日内完成审批，在《合同审批表》（见模板2）中签署意见；最终审批通过后，法务部门出具《合同审批意见书》，明确合同可签订。（四）合同签署签署准备：法务部门核对合同文本与审批版本是否一致，保证条款无修改；业务部门确认对方主体信息无误，获取对方法定代表人/授权签署人的身份证明及授权委托书（若为授权签署）；准备合同正本（一式X份，根据双方需求及存档要求确定份数），加盖企业公章或合同专用章（公章需由行政部专人保管，用印需登记）。签署方式：纸质签署：双方当面签署，保证骑缝章完整（多页合同）；若为异地签署，可通过EMS等可追踪方式寄送，保留签收回执；电子签署：通过合规的电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名/印章的合法有效性，签署完成后电子合同文本及存证报告。签署要求：合同文本需由双方法定代表人或授权代表人签字，签字笔迹需清晰可辨；合同签署日期不得早于审批日期，不得晚于实际履行日期；签署完成后，业务部门将合同原件移交至行政部归档。（五）合同归档与后续管理归档责任：行政部为合同归档管理部门，业务部门配合提供相关材料。归档内容：合同正本及附件（含对方资质材料、评审意见表、审批表等）；合同变更、解除、终止的补充协议或书面文件；合同履行过程中的往来函件、付款凭证、验收报告等。归档要求：纸质合同按“合同编号”分类存放，档案盒标注合同名称、签订日期、对方主体等信息；电子合同同步至企业档案管理系统，设置查阅权限，保证信息安全；归档完成后，在《合同台账》（见模板3）中登记合同信息，台账内容包括合同编号、名称、签订日期、对方主体、金额、履行期限、归档状态等。三、常用工具模板示例模板1：合同评审意见表合同名称合同编号评审部门评审日期评审意见（请勾选或填写）□同意，无需修改□修改后同意，具体修改意见1.2.□不同意，理由：评审人签字部门负责人签字模板2：合同审批表合同名称合同编号申请部门申请日期合同金额履行期限审批意见（按审批流程逐级填写）业务部门负责人：法务部门负责人：财务部门负责人：分管副总：总经理：董事会（若需）：最终审批结论□同意签订□驳回，理由：模板3：合同台账合同编号合同名称对方主体签订日期合同金额（元）履行期限归档状态归档日期备注□已归档□未归档四、操作风险提示与注意事项主体资格审查风险：签订前务必核实对方营业执照、经营范围、资质证书（如行业许可证）的有效性，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约；对方由授权代表人签署的，需核查授权委托书是否载明授权范围、权限及期限，保证签署行为合法有效。合同条款风险：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、履行期限等需明确具体；违约责任条款需与权利义务对等，避免约定过高的违约金导致条款无效；争议解决方式优先约定企业所在地有管辖权的法院或仲裁机构，避免异地维权成本增加。审批流程风险：严禁跳过审批环节或先签后批，保证合同签订前完成所有必要审核；涉及重大决策或金额较大的合同，需经总经理或董事会最终审批，避免个人决策失误。签署与归档风险：合同文本需加盖企业公章或合同专用章，不得以部门章或财务章代替；纸质合同签署后及时归档，避免丢失或