会议代办协议书

会议代办协议书甲方（委托方）：姓名/名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：姓名/名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方有举办会议的需求，乙方具备会议代办的专业能力和经验，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》相关规定，就甲方委托乙方代办会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：2.会议时间：自年月日起至年月日止3.会议地点：4.参会人数：预计人，实际人数以最终签到为准。5.会议内容概述：本次会议旨在围绕[会议主题]展开深入讨论和交流，涵盖[具体议题1]、[具体议题2]等多个方面，旨在促进[相关行业/领域]的发展与合作，推动[具体目标]达成。二、服务内容及要求1.会议筹备根据甲方提供的会议信息及要求，乙方负责制定详细的会议筹备计划，包括但不限于会议日程安排、场地布置方案、会议资料准备、参会人员邀请及接待等。乙方应确保会议场地的选择符合会议规模及需求，场地设施齐全、环境良好，并负责与场地提供方签订租赁合同及相关协议，确保场地使用的合法性和安全性。会议资料包括但不限于会议手册、发言稿、演示文稿等，乙方应按照甲方要求进行设计、排版、印刷，并在会议前确保资料准确无误地发放到参会人员手中。乙方负责邀请甲方指定的参会人员，并及时向甲方反馈邀请情况。对于确认参会人员，乙方应提供详细的信息资料，包括姓名、单位、联系方式等。在会议接待方面，乙方应安排专人负责参会人员的签到、住宿、餐饮等事宜，确保接待工作热情、周到、有序。2.会议组织与实施会议期间，乙方负责现场的组织协调工作，确保会议按照预定的日程安排顺利进行。包括但不限于会议设备的调试与维护、会议主持人及发言人的安排、会议记录及摄影摄像等工作。乙方应确保会议设备的正常运行，如音响、灯光、投影仪等，提前进行检查和调试，对于可能出现的设备故障制定应急预案，确保在会议期间能够及时解决问题，不影响会议的正常进行。会议主持人及发言人应具备相应的专业知识和经验，能够有效地引导会议进程，促进参会人员之间的交流与互动。乙方应根据会议内容和甲方要求，合理安排主持人及发言人，并提前与他们沟通会议流程和重点内容。乙方负责会议记录工作，记录会议讨论的主要内容、决议事项等，并在会议结束后及时整理成会议纪要，提交给甲方审核确认。会议纪要应准确、完整地反映会议情况，为甲方后续的工作提供参考依据。会议期间的摄影摄像工作，乙方应安排专业人员进行操作，确保拍摄的照片和视频清晰、完整，能够真实地记录会议的全过程。拍摄的资料应按照甲方要求进行整理和保存，以便甲方后续使用。3.会议后续服务会议结束后，乙方负责清理会议场地，确保场地恢复原状。对于会议期间产生的垃圾、废弃物等进行妥善处理，保持场地的整洁卫生。乙方应协助甲方对会议效果进行评估和总结，收集参会人员的反馈意见，整理后提交给甲方。根据甲方的需求，乙方可以提供相关的数据分析和报告，为甲方进一步改进会议组织工作提供参考。对于会议期间形成的各类文件、资料、照片及视频等，乙方应按照甲方的要求进行整理、归档，并在规定的时间内移交给甲方。移交时应确保资料的完整性和准确性，同时提供详细的清单以便甲方核对。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的会议代办工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照协议约定的服务内容和标准提供服务，对于乙方未履行或不当履行协议义务的行为有权要求乙方纠正或采取补救措施。有权获取乙方在会议筹备、组织及后续服务过程中形成的各类文件、资料、照片及视频等。2.义务向乙方提供准确、详细的会议信息及要求，包括但不限于会议主题、议程、参会人员名单、会议资料内容等，并对所提供信息的真实性和完整性负责。按照协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方开展会议筹备工作，如提供必要的文件资料支持、协助邀请参会人员等。在会议期间，甲方应遵守会议现场的相关规定和秩序，配合乙方完成会议组织工作。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照协议约定支付服务费用。根据协议约定及甲方要求，自主安排会议筹备、组织及后续服务工作，但应确保服务质量符合相关法律法规及行业标准，并满足甲方的合理期望。在履行协议过程中，对于因甲方原因导致的服务变更或增加额外工作的情况，有权要求甲方给予合理的补偿或延长服务期限。2.义务严格按照协议约定的服务内容、标准和要求，认真履行会议代办职责，确保会议顺利举办。对在会议筹备、组织及后续服务过程中知悉的甲方商业秘密、会议信息等予以保密，不得向任何第三方披露或用于与本协议无关的其他用途。未经甲方书面同意，乙方不得擅自将会议代办工作转委托给第三方。定期向甲方汇报会议筹备进展情况，及时反馈可能影响会议正常举办的问题和风险，并根据甲方意见及时调整工作计划和安排。会议结束后，按照协议约定完成会议后续服务工作，并向甲方提交会议纪要、参会人员反馈意见整理报告等相关资料。四、服务费用及支付方式1.服务费用本次会议代办服务费用总计为人民币元（大写：元整）。该费用为固定总价，包含乙方为完成本协议约定的服务内容所需的全部费用，除因甲方原因导致服务变更或增加额外工作外，不再调整。服务费用明细如下：会议筹备费用：元，包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、参会人员邀请等费用。会议组织与实施费用：元，包括现场组织协调、设备调试、主持人及发言人安排、会议记录及摄影摄像等费用。会议后续服务费用：元，包括场地清理、会议效果评估及资料整理归档等费用。2.支付方式甲方应在本协议签订之日起个工作日内，向乙方支付服务费用的%作为预付款，即人民币元（大写：元整）。在会议筹备工作完成并经甲方验收合格后个工作日内，甲方支付服务费用的%，即人民币元（大写：元整）。会议结束且乙方完成全部后续服务工作，并向甲方提交相关资料经甲方审核确认后个工作日内，甲方支付剩余服务费用，即人民币元（大写：元整）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、违约责任1.若甲方未按照协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的%向乙方支付违约金。逾期超过日的，乙方有权暂停会议代办服务工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的全部损失。2.若乙方未按照协议约定的服务内容、标准和要求履行会议代办职责，导致会议无法顺利举办或者出现其他违约情形的，乙方应负责采取补救措施，如重新筹备会议、弥补服务缺陷等，并承担因此产生的全部费用。如给甲方造成损失的，乙方应按照损失金额的%向甲方支付违约金，并赔偿甲方的全部损失。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币元（大写：元整）。如因违约行为给对方造成损失的，违约方还应承担赔偿责任。4.未经对方书面同意，任何一方擅自将本协议项下的权利义务转让给第三方的，转让行为无效，违约方应向对方支付违约金人民币元（大写：元整），并承担因此给对方造成的全部损失。六、争议解决本协议在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期