某汽车租赁公司会议室使用规定

某汽车租赁公司会议室使用规定第一章总则第一条为规范某汽车租赁公司（以下简称“公司”）会议室使用管理，提高会议室使用效率，保障各类会议、培训及业务沟通活动有序开展，维护办公环境整洁与设备完好，结合公司实际运营需求，制定本规定。第二条本规定适用于公司总部及各分支机构所有会议室（含视频会议室、小型讨论室、培训室等）的使用、维护及管理。公司全体员工、合作单位人员及外部访客使用会议室，均需遵守本规定。第三条会议室管理遵循“统筹规划、合理分配、高效利用、责任到人”原则，由公司行政部负责统一协调、调度及监督，各部门配合执行。第二章会议室分类与配置第四条公司会议室按功能及容量划分为以下三类，具体配置标准如下：（一）大型会议室：面积≥80㎡，可容纳50-80人，配置投影设备（120寸幕布）、智能会议平板、音响系统、麦克风阵列、远程视频会议终端（支持多平台接入）、移动白板、空调及新风系统；主要用于公司级会议、大型培训、客户推介会等。（二）中型会议室：面积30-50㎡，可容纳15-30人，配置65寸智能会议平板、投影仪（80寸幕布）、蓝牙音响、无线麦、固定白板、空调；主要用于部门例会、跨部门协作会、客户洽谈等。（三）小型讨论室：面积≤20㎡，可容纳2-10人，配置43寸智能显示屏（支持无线投屏）、白板笔、便签纸、空调；主要用于小组讨论、临时沟通、一对一业务对接等。第五条各会议室门口统一悬挂标识牌，标明会议室名称、容量及核心设备清单；行政部定期更新设备状态标签（“正常”“维修中”），确保使用者快速了解可用资源。第三章使用申请与审批第六条会议室使用实行“提前申请、分级审批、系统备案”制度，未经审批不得占用。具体流程如下：（一）申请渠道：通过公司OA系统“会议室管理模块”提交申请，需填写内容包括：使用部门、申请人（联系人及电话）、会议主题、使用日期、时间段（精确到分钟）、参会人数、设备需求（如投影、视频会议、麦克风等）、是否涉及外部人员（需注明单位及人数）。（二）申请时效：1.常规会议（非紧急）：需提前24小时提交申请；2.临时会议（紧急需求）：需提前2小时提交申请，经行政部确认无冲突后可优先安排；3.跨部门联合会议或涉及外部客户的会议：需提前48小时提交申请，由主办部门协调参会方确认时间。（三）审批权限：1.小型讨论室：由申请人所在部门负责人审批；2.中型会议室：由部门负责人审批后，行政部备案；3.大型会议室及视频会议室：需经部门负责人审核、分管领导批准，行政部最终确认并统筹调度。第七条以下情形不予审批：（一）申请时间与已审批会议冲突且无合理调整方案；（二）设备需求超出会议室实际配置（如申请使用视频会议功能但未提前说明，导致设备未调试）；（三）参会人数超过会议室最大容量（大型会议室≤80人、中型≤30人、小型≤10人）；（四）外部人员使用未提供有效身份信息或未明确陪同责任人（需由公司员工全程陪同）。第八条已审批会议如需变更时间、人数或设备需求，申请人需在原会议开始前4小时通过OA系统提交“变更申请”，重新审批；如取消会议，需提前2小时告知行政部，以便释放资源。第四章使用规范与要求第九条时间管理：（一）会议需严格按照审批时间段进行，原则上不允许超时；如因特殊情况需延长，需提前30分钟联系行政部协调后续安排，经同意后方可延长，延长时长不超过1小时。（二）会议开始后15分钟未到场且未提前说明的，视为自动放弃使用权，行政部有权收回会议室并安排其他需求。第十条设备使用：（一）使用者需熟悉会议室设备基本操作（行政部已编制《会议室设备使用指南》，可通过OA系统下载）；如遇操作问题，可联系行政部值班人员（分机号：8001）协助，禁止自行拆卸或修改设备设置。（二）使用投影、视频会议终端等精密设备时，需按规范流程开关：如投影仪关闭后需等待5分钟冷却方可再次开启；视频会议终端需在会议结束后退出账号并关闭电源。（三）设备使用完毕后，需检查电源是否关闭（避免待机耗电）、连接线是否归位、遥控器等配件是否放回指定位置。第十一条行为规范：（一）保持会议室安静，会议期间关闭手机或调至静音模式，禁止大声喧哗干扰其他区域办公。（二）禁止在会议室内从事与会议无关的活动（如用餐、休息、私人会客等）；确需简餐（如工作餐），仅限小型讨论室且需提前报备，餐后10分钟内清理完毕，不得遗留食物残渣或异味。（三）禁止在墙面、桌椅、白板架上张贴、刻画或涂改；白板使用后需用专用清洁剂擦拭干净，禁止使用尖锐物品刮擦白板表面。（四）外部人员使用会议室时，陪同责任人需全程在场，监督其遵守公司规定，避免泄露公司敏感信息。第十二条卫生与安全：（一）会议结束后，使用者需自行清理垃圾（分类投入走廊垃圾桶）、归位桌椅（按会议室原有布局摆放）、关闭照明及空调（冬季温度≤20℃，夏季≥26℃，避免空转）。（二）禁止携带易燃、易爆或腐蚀性物品进入会议室；禁止私接大功率电器（如电暖器、微波炉），确因会议需要需提前申请，经行政部安全评估后由专业人员安装。第五章维护与监督第十三条行政部职责：（一）日常维护：安排专人每日9:00前检查各会议室设备状态（如通电测试投影、调试视频会议系统）、卫生情况（如清理前一日遗留垃圾、擦拭桌面），确保会议室以良好状态迎接当日使用。（二）定期保养：每月最后一周对会议室设备进行全面检修（如投影仪除尘、线路排查、白板胶条更换），每季度对空调滤网进行清洗，每年联系厂商对视频会议终端等精密设备进行深度维护。（三）故障处理：设备发生故障时，行政部需在30分钟内张贴“维修中”标识，并通知IT部门或外部服务商；维修完成后及时更新OA系统状态，确保信息同步。第十四条监督机制：（一）行政部通过监控系统（仅记录使用时间及设备状态，不涉及会议内容）及现场巡查，对会议室使用情况进行监督；（二）鼓励员工通过OA系统“意见反馈”模块举报违规行为（如未申请占用、设备损坏未报备等），经查证属实的，给予举报人50-200元奖励（具体标准由行政部核定）；（三）每月统计各部门会议室使用效率（包括按时使用率、设备完好率、卫生达标率），形成《会议室使用分析报告》，提交公司管理层并在内部公示。第六章违规处理第十五条对违反本规定的行为，行政部将视情节轻重采取以下措施：（一）首次违规（如未提前申请占用、会议结束未清理卫生）：给予口头提醒，记录至部门月度考核；（二）二次违规（如设备损坏未报备、超时使用且未协调）：在公司内部通报批评，扣除责任人当月绩效50-200元；（三）三次及以上违规（如恶意占用、故意损坏设备）：取消该部门30日内会议室使用权限，由部门负责人作出书面检讨，情节严重的按《员工手册》相关条款处理；（四）外部人员违规：追究陪同责任人责任，同时向合作单位发函通报，必要时终止合作。第十六条设备损坏赔偿标准：（一）因操作不当导致设备损坏（如白板刮花、遥控器丢失）：按设备原值的30%-50%赔偿；（二）因故意行为导致设备损坏（如砸毁会议平板、剪断线路）：按设备原值全额赔偿，并视情节移交司法机关处理；（三）自然损耗或不可抗力导致的损坏（如投影灯泡寿命到期、雷击损坏）：由公司承担维修费