【《我国企业档案数据资产化开发利用策略研究》19000字】

我国企业档案数据资产化开发利用策略研究TOC\o"1-3"\h\u22773一、绪论 摘要随着大数据时代的到来，企业档案逐步从传统的文件形式向以数据形式为主的文件形式逐步细化，企业档案的资产价值日益受到企业经营者和档案专家的重视与认同，企业档案数据的资产化开发与应用，已逐步展开，但至今尚处在初级阶段。在此背景下，笔者在已有的研究成果的基础上，运用文献分析与个案分析相结合的方法，探讨了我国企业档案数据资产的开发与使用。关键词：档案资产；开发利用；企业档案；档案数据一、绪论（一）研究背景和意义在大数据时代，大数据作为国家的基础性、战略性资源的身份和地位已得到社会各界的认同。我国企业经历了十余年信息化建设与信息化运营，已经拥有了大量的原始数据，一些规模较大的企业甚至已经积累下了千兆兆（PB）量级的数据资源。这早已达到了大数据的范畴，这些数据毫无疑问具备了大数据所具有的特性。越来越多的企业已经认识到，企业档案是企业在进行各项业务活动的过程之中直接形成的原始记录，其中承载着的是企业的核心数据资源，档案数据是企业的信息资产这一观点也得到了越来越多企业管理者和经营者的认同。为了最大程度地发挥企业档案的资产价值并以此来促进企业经营效益的增长，我国已有部分企业开始进行了相关的探索和实践，但是囿于数据的质量、准确性和更新频度等有待提高；在烟囱式的信息化建设模式下，数据不能完全互联共享，缺乏整合；以及缺乏企业级的数据分析应用能力而导致数据中蕴含的价值无法得到充分挖掘等原因，大部分企业还没有将这一海量而又宝贵的档案数据资源合理地开发利用起来，这对企业来说无疑是一笔巨大的损失。因此企业迫切地需要建设档案数据资产化管理和开发利用体系，在数字化转型这一进程中将拥有的档案数据资产保管好、利用好，通过各种创新开发利用手段使其为企业的经营和发展助力。（二）文献综述1.国内研究综述（1）档案资源开发利用相关研究一些学者着眼于技术的视角，认为我国的档案部门可以在大数据技术飞速发展的背景之下，借助各类技术的支持，促进档案资源开发利用工作的开展。阎晓峰，鲍瑜、习浏以及樊丽君等学者在论证大数据技术对档案信息资源开发利用起到的支持作用及其意义的基础上，各自提出了他们对运用大数据技术来加强档案信息资源开发利用工作的策略设想。另一些学者从档案信息资源开发和利用的主体的角度出发，就协同合作开发档案资源的相关问题进行了研究。檀竹茂对在档案开发利用方面协同合作理念产生的影响进行了分析，提出了协同合作理念下的档案信息资源开发新思路。栗春、史春艳、张静荣等学者基于利用者的需求进行研究，认为不仅档案工作者需要参与，更要积极动员与文件生成、归档等各个环节有关的业务人员参与到档案管理中。杨千在他的研究中构建了一个档案资源多方合作开发的模式，明确了各方的责任的同时提出了如开发档案专题试点、项目委托以及任务众包等具体的协同合作方式。蔡非凡、肖强认为档案部门应拓宽开发利用档案资源的思路，不仅将目光局限在档案部门自身，还要积极地促成多元、多途径的跨界协作，在这种模式下档案信息资源的整合与利用可以达到更好的效果。（2）数据资产开发相关研究目前国内关于档案数据资产开发的研究比较少，因此笔者选择拓宽文献研究范围，对关于包括档案数据资产开发在内的数据资产开发相关文献进行梳理。目前国内学界对于数据资产开发的研究主要以企业为主体。张宁和宫晓东通过辨析企业档案与数据的关系、企业档案与数据资产的关系来对企业档案数据资产这一概念给出了明确的定义，从而为企业档案数据资产效益的计量方法以及实现企业档案数据资源向企业档案数据资产的转变奠定了基础。另外，针对目前企业档案数据管理中存在的种种普遍性问题，张宁还从主数据的视角出发，探讨了企业应当如何通过对主数据的管理来助力企业档案数据资产的管理与整合，进而对企业档案数据资产进行开发利用。叶雅珍同样将研究重点放在了明确数据资产相关的概念上，综述了三组（共12个）相关且在实际工作中容易混淆的概念，为进一步的研究奠定了基础。另外，也有少数学者通过对国外较为成熟的数据资产管理实践进行分析和总结，有针对性地对我国数据资产管理提出了建议。廖吉江在其研究中分析了几个典型的国外的数据资产和信息资产管理的框架和方法，提出了我国高校数字科研档案资产管理可以参考的路径和措施以及加强我国高校数字科研档案资产管理的几点意见和建议。徐拥军[[][]徐拥军.企业档案资产管理的方法和策略[J].求索,2018,000(002):66-75.2.国外研究综述全面系统地对某一个典型的数据资产管理实践进行案例分析和研究在国外学者的研究中占的比重比较大，而在这些研究中，它们的研究重点又主要聚焦于数字媒体资产的管理实践。MahlerAnja，FactorSimon，CaseyRaelene[[]MahlerA,FactorS,CaseyR.FutureProof:TheTransitiontoDigitalatIFIArchive[J].NewReviewofInformationNetworking,2015,20(1-2):149-154.]等学者详细介绍了IFI爱尔兰电影档案馆于2014年启动了一项为期六年的数字保存和访问策略项目，他们在文章中概述了该档案馆在开发未来数字视听档案的时候所采取的步骤和采用的标准。这一项目的基础是设计和安装用于长期保存的数字存档工具，并重新设计工作流进而促进高分辨率数字电影和广播资产及相关元数据的加入和管理。Fitzgerald,CindyA，Rutter,JohnC[[]FitzgeraldCA,RutterJC.PreservationofDigitallyOriginatedMotionImagesonFilm:AnIntegratedSystemsApproach[J].2013.]等学者首先论述了如电影、电视剧以及纪录片等数字媒体资源管理过程中存在的各种问题，进而重点介绍了伊士曼柯达（EastmanKodak）利用独特而完整的系统方法而创造的柯达彩色资产保护膜2332开发策略。MatthewAddis，CharlotteNorlund，RichardBeales[[][]MahlerA,FactorS,CaseyR.FutureProof:TheTransitiontoDigitalatIFIArchive[J].NewReviewofInformationNetworking,2015,20(1-2):149-154.[]FitzgeraldCA,RutterJC.PreservationofDigitallyOriginatedMotionImagesonFilm:AnIntegratedSystemsApproach[J].2013.[]AddisM,NorlundC,BealesR,etal.SustainableArchivingandStorageManagementofAudiovisualDigitalAssets[J].SmpteMotionImagingJournal,2009,118(8):27-32.[]TousR,DelgadoJ,CarrerasA,etal.ATVdigitalassetsinterchangeframeworkbasedonemergingstandards[M].2008.（三）研究内容与方法1.研究内容随着社会经济的发展和大数据技术的推动，有关档案数据资产的研究虽有所欠缺但已渐渐在档案学界受到关注，档案数据资产化开发利用也成为档案开发利用的一个新的研究方向。我国企业如何有效地开发利用其掌握的档案数据，使其发挥资产价值从而为企业带来经济收益是本文的主要研究内容，笔者主要从五个部分着手进行研究。第一部分，笔者从研究背景入手，在对国内外相关研究进行综述的基础上引出本文的研究问题，并对研究方法、研究内容和思路等进行了说明。在第二部分中，笔者通过文献研究对本文涉及的主要概念和部分概念间的关系进行了界定和分析，并对本研究的理论基础——档案资产论的发展脉络进行了介绍和说明。第三部分和第四部分是本文的主体和重点。首先，在第三部分中，笔者对档案数据资产化开发利用进行了说明，这是开发利用企业档案数据资产的前提和基本条件，通过数据资产化开发利用手段使企业的档案数据质量得到保证，也为后续的开发利用工作奠定良好的基础。第四部分中，笔者通过对某石油公司的实际应用，阐述了该项目的背景、目标、具体内容和措施，并通过数据资产化开发利用取得的成果，为本文研究提供了实证。2.研究方法（1）文献研究法文献研究法主要是通过搜集整理、研究分析相关文献，对某一客观事实形成科学认识的方法。本研究将对与企业档案数据资产开发利用相关的国内外研究文献进行分析、提炼和梳理，形成支撑本研究的理论基础，并合理借鉴文献中的案例进行二次分析以支撑本文的相关案例研究。（2）案例研究法案例研究作为经验性的研究,主要通过搜集事物的客观资料，并用归纳或解释的方式得到知识。本研究主要通过开发利用企业档案数据资产，构建企业档案数据资产管理体系的各个方法和步骤中有例可证、有例可循的环节选取经典案例，分别对该实践的背景、目标、实施内容和具体的举措以及最终达到的效果等方面进行研究和分析，为本文所提出的企业档案数据资产开发利用的方法和途径提供案例支撑，并且为后续研究做铺垫。（四）创新点及不足现阶段，随着我国现代企业制度的建立和社会主义市场经济的发展，越来越多的企业已经认识到，档案不仅仅是其业务活动的原始记录，更重要的是档案内容是企业的核心信息资源，档案是企业的信息资产这一观点也逐渐得到了许多企业经营管理者的认同。为了最大程度地发挥企业档案资产的价值并以此来促进企业经营效益的增长，我国企业中也有一部分“先驱者”开始进行探索，通过诸如“誉权转让”、“档案数据出售”、“档案交换”等方式来使其拥有的档案资产所具有的经济价值得以发挥出来。在越来越激烈的市场竞争中，我国企业必须意识到应该改变以往对档案“重保管、轻利用”的管理方式，在保存好企业档案的同时，更应该探索和学习如何将档案作为其“软资产”进行开发利用，使其助力企业的经济增长。二、相关概念界定与理论基础（一）相关概念界定1.档案、数据与资产档案这一概念的定义在国内外档案学界有许多不同的观点，但它们所表述的内涵是基本相同的。本研究采用的表述为：档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。在这一定义下，原始记录性是档案的本质特性，是档案与其他事物的关键区别所在。在现代信息技术出现之前，数据主要是指进行各种统计、研究以及技术设计等活动中需要用到的数值，因此，在当时“数据”几乎不会被用来形容文件或档案。进入了信息时代，在信息系统的语境下，数据被定义为“信息的载体”，它可以表现为数据库、文档、图片、视频等各种形式，并作为信息系统的输入和输出而存在。对于资产这一概念，在法律上是有着明确的定义和界定的。按照《企业财务会计报告条例》第九条中对资产的定义：资产是指过去的交易、事项形成并由企业拥有和控制的资源，该资源预期会给企业带来经济利益。这一定义点明了资产具有经济属性和法律属性这两个关键属性。2.企业档案数据资产根据上文中对档案、档案以及资产这三个概念以及概念间关系的理解，笔者认为企业档案中的原生数据态的档案信息以及经过数据化加工以数据态存在的档案数据都可以视为企业档案数据。而企业档案数据中通过资产化开发利用，可以为企业带来经济收益并可以进行货币计量的那一部分档案数据则是企业的档案数据资产（如图2所示）。结合目前学界关于企业档案数据资产概念为数不多的研究，本文对企业档案数据资产这一概念采用的理解为：企业档案数据资产是指企业在各项业务活动中形成的，企业拥有其所有权的并可控的、归档保存的、能够为企业未来发展提供信息支持和保障并产生一定效益的企业核心数据资源。图SEQ图\*ARABIC2企业档案数据资产概念关系图（二）企业档案数据资产化开发利用档案开发利用是档案工作中一个举足轻重的环节，是档案工作两大基本目标（存与用）之一，它直接决定了档案的价值是否可以得到有效发挥。从内涵上讲，它包括两个方面：其一，通过包括编写全宗指南、大事记等在内的编研手段、组织策划档案专题展览，或以文本挖掘等方式开发档案资源；其二，通过档案阅览、外借、印发档案目录等方式将档案资源提供利用。档案资源开发是档案资源利用的基础，相应的，档案资源利用是档案资源开发的目的。档案资产化开发利用的涵义目前还没有在档案学界引起广泛的讨论。笔者认为，档案资产化开发利用是进入知识经济时代档案开发利用工作的一种新的形式和发展方向。它将档案资源看作一种可以为组织带来经济收益的组织资产，通过一系列的开发利用活动使企业的档案数据完成从资源到资产的转变过程，最终充分实现档案数据的资产价值，为企业创造经济效益。档案资产化开发利用与传统的档案开发利用工作最大的不同之处在于它们的出发点和目标是不同的。传统的档案资源开发利用工作主要是作为档案管理工作的一个环节“被动式”开展的，在这种模式下开展的档案开发利用往往是公益性质的，开发利用工作的成果也以满足企业自身档案需求为主，并不强调档案资源经济价值的发挥。而档案资产化开发利用则是以实现档案资源的经济价值为最终目标，它不像传统的档案开发利用那样被动地开展工作，而是会在创造经济价值的目标驱动下主动研究潜在的用户需求，通过更加多样、更加智能的技术手段开发档案资源、提供档案利用服务。在档案资产开发利用这一阶段，满足用户利用需求依然是开发利用工作的目标，但更深层、更根本的目标是通过满足用户的档案需求实现档案资源中所蕴含的对用户、企业乃至社会的资产价值，为企业创造经济收益。（三）档案资产论关于档案是否是一种资产这个问题从上个世纪九十年代开始就已经在档案学界引起广泛的关注和思考，学者们就这一问题见仁见智、众说纷纭。认同档案是资产的学者中，有一部分人认为企业档案中积累和沉淀了大量的企业核心知识，而在知识经济时代，知识是资产得到人们的广泛认同后进行转化的更高阶段，那么在此基础上，蕴含着企业知识资产的档案是企业的重要资产便是一件顺理成章的事情了[[]王恩汉.企业档案与企业资产[J].档案学研究,1999(1):50-51.]；有的则是从概念的角度出发，将“资产”所具有的关键属性即经济属性与法律属性与档案的特征进行比对，认为企业档案产生于企业的生产、经营、管理等各种业务活动之中，其所有权归属于企业，在档案的管理活动中也由企业自身进行控制，因此它满足资产的法律属性[[[]王恩汉.企业档案与企业资产[J].档案学研究,1999(1):50-51.[]吴丽娜.基于知识资产观的企业档案管理模式研究[D].湖北大学,2015.[]于晓庆.企业事业单位档案管理概论[M].呼和浩特:内蒙古人民出版社,2001:16.不认同档案是资产的学者主要认为企业档案只是企业在进行各项生产经营活动时产生的一系列资金筹措、运转等行为的原始记录，它只具备凭证价值，本身并不是企业的资产[[]梅先辉.对企业档案“资产性质”的质疑[J].档案学研究,1997(3):58-60.[]梅先辉.对企业档案“资产性质”的质疑[J].档案学研究,1997(3):58-60.[]白相谦.档案就是档案[J].中国档案,2000(9):30.在知识经济时代下，文件和档案作为企业在运营过程中产生的核心信息资源，其在生成、收集及开发利用过程中为企业的经营发展提供了较为明显的支撑和保障作用，且为企业创造的经济效益也慢慢显现出来，档案的资产价值也变得越发清晰，档案是资产的观点也逐渐被各界认可，由此导致关于档案资产论的讨论焦点从档案是否是资产而转移到档案是何种资产这一问题上了。聚焦于档案资产的形态方面，在知识经济时代之前，专家学者们的探讨重点主要将档案资产视为是固定资产[[]邱绪丕.国有档案纳入国有资产科学管理应用研究报告[J].档案学通讯,1997(01):53.][[]肖正德.关于企业档案资产性质的若干思考[J].档案与建设,1997(03):34-37.]和无形资产[[]王世金,袁从仕.要树立企业档案资产观念[J].中国档案,1994(02):12-13.][[][]邱绪丕.国有档案纳入国有资产科学管理应用研究报告[J].档案学通讯,1997(01):53.[]肖正德.关于企业档案资产性质的若干思考[J].档案与建设,1997(03):34-37.[]王世金,袁从仕.要树立企业档案资产观念[J].中国档案,1994(02):12-13.[]刘永,档案资产评估管理系统.河南省,郑州航空工业管理学院,2002-10-16.[]冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J].档案学通讯,2012(03):4-8.[]李玉英,薛行祺.国有企业转制中的档案转让[J].中国档案,1997(11):22-23.[]赵维国.现代企业制度与企业档案工作浅议[J].档案学研究,1996(S1):63+60.[]于晓庆.企业档案资产属性及相关问题分析[J].浙江档案,2013(01):54-55.[]张晓娟,马瑜,左田原,黄兰.知识经济时代的企业档案管理——一种知识资产观[J].档案学通讯,2012(04):76-79.三、企业档案数据资产化开发利用的内容目前，我国企业掌握着原生于业务系统中或经由数字化加工形成的大规模的档案数据资源，这就为企业进行档案数据资产化开发利用创造了良好的前提。但是由于大多数的企业并没有在数据格式、元数据等方面做出统一的数据定义与数据规范要求，导致当前我国企业的档案数据质量并不乐观。试想，在档案数据不完整、不同业务系统产生的档案数据不一致或有冗余、重复等这些情况下，企业对档案数据资产进行开发利用的难度会有多大，而且即使进行了开发利用，最终达到的效果也得不到保障。因此，在着手开发利用档案数据资产之前，企业必须借用一定的方法或手段对档案数据进行相关的治理，为档案数据资产的开发利用打下良好的数据基础。（一）档案数据质量控制档案数据的真实性和可信性是实现档案数据资产价值的重要前提。但是，在现实的工作与生活中，由于各种内外因素的影响，档案资产的质量在其产生至处理过程中都会产生不同程度的问题，因而必须对其所管理的档案资产进行质量管理。1.档案数据质量的影响因素（1）领导力不足：企业的档案数据质量问题，归根结底，是因为企业自身对档案数据的品质控制与控制不够严格，也就是没有从顶层设计上对档案数据进行质量控制，导致档案数据的管理缺乏领导能力。很多数据资产化开发利用项目都只是基于符合法规的需求，并没有被其潜在的经济价值所驱动。这就导致了企业缺乏档案资产意识，对档案数据资产的管理制度不完善，对档案数据资产管理的能力不够。（2）在数据输入过程中出现的问题：数据输入界面的设计错误，列表条目的放置顺序，字段重载，业务过程的改变等等。（3）资料处理的问题：主要是资料来源的假设错误、业务规则的改变、资料结构的改变。（4）由于系统设计而产生的问题：编码不准确或不一致，数据模型不准确，主数据管理薄弱，时间数据不匹配等。（5）问题解决：当管理人员匆忙地编写脚本或者手工指令修补数据时，意外地“修复”了需要之外的数据，或者没有把补丁发送到下游的应用系统，这些问题都会导致新的问题的产生，从而增加了危险。由于存在着许多不确定的因素，因此，要使数据质量管理的完整性、可控性、快速定位、有效地解决这些问题，就需要建立一个包括标准化、系统化、自动化的综合数据质量管理解决方案，并建立流程管理体系，建立质量检测和评价平台，真正达到企业级的全面数据质量管理的需要。2.档案数据质量控制的要求与措施在诸多内外不确定因素的影响下，为了确保未来能够有效、合理地开发和使用档案数据，必须采取一些措施，改善档案数据的质量，并使档案数据的质量总体控制在可控制的范围之内。（1）事前预防确保档案数据的高质量，最好的办法就是防止低质量资料的涌入。在档案数据质量问题的发生之前，采取了一些防范措施，可以防止档案数据的质量问题。第一，文件资料的生成和输入。通过培训，可以让企业的上层人员了解到，准确的文件资料将会对他们的业务流程、管理工作和下游客户产生深远的影响，从而提高他们的工作效率。第二，建立档案数据的管理制度。建立一个完整和一致的文件资料录入规则，以便根据一个统一的标准进行文件资料的录入，从而降低了将不正确或无效的文件资料录入到系统中的情况。第三，文件数据质量的定义与实施。建立一个全局表，该表格包含了所有文件资料质量的规则，以检验资料质量的好坏，并将其运用到企业的所有相关系统。该准则是用来判定应用程式所处理的文件资料质量等级，若质量等级不能被接纳，则该档案数据会被储存在应用程式系统中，并会通知有关工作人员。第四，对于从外部获得的、不属于企业本身的数据资产，在将其纳入到企业的数据资产中时，必须对其数据源、结构、定义等进行审查，以保证数据的真实性、可靠性和完整性。（2）事中监控数据质量监测是一种以动态监测的规则或算法为基础的数据采集与验证过程，在此过程中，系统会根据数据质量的不正常现象发出警告。其中有：第一，对源码的界面进行审核。它是指数据审核数据、密钥表、密钥字段和和密钥值指示器，以检验数据的不同和稳定性。第二，是检验资料的实体。根据预先定义的规则，从模型约束、实体属性、实体关系等多个角度对数据进行全面的检验，以保证数据的有效性和精确性。第三，过程检验。它指的是按照预先设定的规则和质量检验指标来检验和审查数据的过程。过程检验说涉及到界面数据处理、仓库处理、数据集市处理和应用展示等。第四，对主要指标的检验。这些指标中，有收入指标、业务量指标等，这些指标对于企业和组织的运作非常重要。对重要指标的检查主要采用的是统计和计算的方法，可以采用数值、波动率检查等简单的计算方法，也可以采用比较复杂的计算方法，如方差、标准差、线性回归等。（3）事后纠正如果档案数据因事前防范、中期监管措施缺失或执行不力而被发现，则应采取相应的补救措施，以最小化因数据质量问题对企业造成的危害。主要的改善方法是：一方面，自动纠错技术，包括标准化、规范化和更正等。修改之前的数值被采集、产生和提交，而不需要人为的干涉。自动纠错技术要求标准明确，普遍接受的规则，以及众所周知的错误模型等等。如果该环境被妥善地管理，校正后的数据可以与上游的系统分享，则可以通过一段时间来降低自动校正的次数。另一方面，当工具不足，自动化程度不够，或认为由人力监控可以更好地解决变化时，档案数据的手工操作就成为了惟一的选项。在生产环境中，纠正和提交更新的记录也是一个很大的危险，所以经常使用一个具有控制和编辑功能的系统接口来修正。（二）档案数据资产目录梳理在现实生活中，企业的档案数据大多集中于档案局的档案资产管理体系中，而在企业内部，若不能对其结构、管理方式、质量等方面制定统一的标准或规范，则会使数据间的互连性大大下降，甚至可能会被人遗忘，从而影响到企业的档案数据的使用。因此，要对分布在各个部门的档案数据进行全面的摸排、梳理，最终形成一个整体的企业档案数据和资产目录。具体的操作流程是这样的：（1）发现档案数据资产企业档案数据资产的发掘，主要有：档案数据资产的确定、档案数据资产的定位、档案数据资产的发掘。首先，对企业的经营过程进行了分析、整理，并将其与本行业的发展趋势、当前的实际状况及需求远景相结合，来决定其在公司内部的价值分配，并运用相应的技术方法，找出需要的档案数据。（2）描述档案数据资产对企业档案数据资产的描述，主要是从元数据结构、元数据语义、元数据标准等方面进行的。因此，为企业的档案数据建立一个共同的语义基础，实现对其元数据进行规范的管理，以增强其元数据层次的一致性和规范性。只有做好这一工作，才能为企业建立档案数据资产目录奠定坚实的基础。（3）组织档案数据资产建立了一个基于共语义的企业文件资料库的元数据规范，保证了数据信息的一致性。在这一阶段，要对档案数据的分析维度、执行策略、开发维度、管理规范等进行进一步的界定，进而对档案数据的处理和使用过程进行控制。例如，要在记录中登记一套文件数据，必须从文件数据资源目录中读取数据提取规则，并根据提取文件数据之后的位置设置规则，从而从原始系统中提取源文件。然后，根据数据清洗、数据转换等数据处理的方法，将所提取的数据进行标准化，然后将数据通过标准接口输入到企业的数据资源系统中，并对其进行相应的更新。（三）明确组织与管理职责1.档案数据资产化开发利用组织架构一个企业的档案数据资产管理机构（见图3）。从横向上讲，档案数据管理部门、信息技术部门和业务部门都属于这一机构，它们在公司的数据资产管理工作中既有分工，也有协同作用。从垂直方向来看，档案数据资产的治理工作贯穿于企业、部门、甚至是具体项目的各个层面，能够对散落在企业“角落”的档案信息进行有效的管理，从而实现全方位、多层次的管理与开发。图1档案数据资产化开发利用组织架构图2.明确管理职责在企业档案数据管理系统中，各部门的管理责任不尽相同，在一定程度上，将档案数据的管理责任划分到各岗位，从而加强对档案数据的控制与使用。各部门的具体管理责任是：第一是档案数据管理指导委员会：是企业管理档案数据的最高机构，负责支持、资助和监督企业档案数据资产管理。第二是档案数据资产管理委员会：它的职责是为公司的档案数据资产管理提供全面的计划，特别是建立档案数据的资产管理系统。第三，档案数据资产管理处：档案数据资产管理专员、档案数据分析师、档案数据保管人等组成，其职责是对企业档案数据管理的持续追踪与更新。第四，信息技术部门的档案数据资产管理高层管理人员：该职位的主要任务是对公司的档案数据资产进行技术指导，并与各业务部门一起在公司层建立好档案数据资产管理规范。第五，档案数据管理服务中心：该部门包括数据技术管理人员、数据架构师、数据分析师等，为企业的日常数据管理工作提供技术支撑。第六是项目指导委员会，主要负责与档案数据、资讯科技等部门的合作，并对各业务单位进行档案数据资产的管理。第七，项目管理办公室：包括项目负责人、负责管理业务的文件资料的人员，负责日常管理和控制业务部门生成的文件资料，完成业务工作后，按要求将文件资料以标准格式转交给档案管理机构。四、企业档案数据资产化开发利用存在的问题—以某石油公司为例（一）企业档案数据资产化开发利用现状目前，某石油档案馆一方面对集团公司档案工作进行整体规划和业务指导，另一方面负责集团公司总部档案的保管利用，制定了《中国石油档案管理手册》以及覆盖电子文件格式管理、元数据管理、档案收集、分类、数字化等方面的管理规范，为档案工作的有序和规范开展奠定了基础。全集团统建的数字档案馆系统已完成与OA系统、合同管理系统、财务系统和招投标系统的对接，归档电子文件逾3.2亿件。总体来说，需要归档的原生电子文件尚未全部纳入管理范围，结构化数据归档试点开始起步，所属长庆油田公司探索以XML格式封装勘探开发数据并归档保存的路径；寰球工程公司则探索以数据库方式归档三维设计成果的方案。与此同时，档案部门的数据服务粒度较粗，难以全面满足业务对档案数据知识服务的需求。2019年，某石油在数字和信息化管理部下设立数据管理中心，开始在集团公司层面统筹规划数据资产管理工作，目前已经初步建立起全集团公司的数据资产管理组织架构，确定了“数据入湖+数据中台+数据服务”的数据资产管理解决方案，制度体系、数据治理、下属公司试点都处于启动阶段。在此历史节点，企业档案数字化转型面临复杂数据归档、档案服务提升的压力，而数据资产管理面临经验不足、基础不牢的风险，双方存在融合发展的内在需要。从企业数字化转型的整体角度来看，业务系统中的数据哪些需要归档、哪些需要作为数据资产进入数据管理平台，档案与数据资产管理如何协同成为数据驱动数字化转型需要解决的当务之急。（二）企业档案数据资产化开发利用存在的问题1.术语不统一档案管理和数据资产管理有着相对独立且完整的两套话语体系，两者核心术语和概念体系存在差异。其一，两个领域的同一术语可能有明显不同的含义。例如，在档案领域，“归档”是指按照国家规定将具有保存价值的文件的保管权交给档案部门的过程，强调文件保管权向档案部门的转移；而在数据资产管理领域，“归档”是指“将历史数据安全、低成本、长期持久地保存，在需要时可方便地搜寻到”，强调将不再经常使用的历史数据迁移至离线存储介质。再如，在档案领域，“档案”的形态复杂多样，既包括结构化数据，也包括非结构化和半结构化数据；但在数据资产管理领域，“档案”通常特指部分具有证据性的非结构化数据。其二，两个领域的不同术语可能指代相同的事物或活动。例如，处置和退役就是两个领域对同一业务活动的不同表述。其中，档案处置是指按照规定对文件、档案实施留存、移交或销毁的一系列过程；数据退役是指根据法律法规、业务、技术等方面需求对历史数据的保留和销毁，执行历史数据的归档、迁移和销毁工作。二者都涉及数据的去与留、存与毁，关系到数据的“生死存亡”，本质上属于同一活动。2.体制相割裂根据调研，企业中完整的数据管理一般由档案管理和数据资产管理两个部门、两套体系共同承担。其中，档案部门是传统的数据资产管理部门，受到《档案法》的保护，拥有完整的档案管理体系、专门的档案工作者队伍，在档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性维护等方面积累了丰富的经验，形成了以前端控制和全程管理为代表的档案数据质量控制路径。而数据管理中心等机构则是新兴的数据资产管理部门，发展迅猛，技术实力强，但尚未形成健全的管理体系。通常情况下，档案部门隶属于综合行政部门，在部分以科技档案为主的企业中，也可能隶属于具体业务部门；而数据资产管理部门往往隶属于信息技术或信息化部门。二者之间缺乏科学有效的沟通协作机制，这种情况在集团型企业中表现得尤为明显，集团总部及各级子公司的档案管理和数据资产管理形成纵向贯穿的“两条战线”，难以形成优势互补和整体联动的发展态势，不利于二者在制度、业务、系统、资源、服务等领域的协同。3.方法不衔接虽然档案管理和数据资产管理都涉及数据从形成、采集、存储、利用到销毁或永久保存的完整生命周期，但二者采用的业务方法存在显著差异。就整体的工作思路而言，档案领域和数据资产管理领域都宣称同时兼顾结构化数据和非结构化数据，但事实上，由于技术方案的限制，档案领域侧重非结构化数据的管理，对结构化数据或采用转为非结构化数据的方式进行归档保存，或以完整数据集来保存，难以深入数据集内部进行管理和利用。而数据资产管理领域则侧重结构化数据的管理，对非结构化数据管理采用以特征提取为核心的管理策略，主要依赖于结构化的元数据；采取数据湖解决方案的机构，非结构化数据入湖也通常以元数据入湖的方式实现。就具体的业务方法而言，二者也各有侧重和不同。以元数据著录为例，就著录标准而言，档案领域通常将元数据分为文件形成元数据（也称“业务元数据”）、文件管理元数据和文件保存元数据，并根据《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则》（ISO23081—1：2017），按照文件、责任者、业务、法规标准和关系等实体进行著录；而数据资产管理领域则将元数据分为业务元数据、技术元数据和操作元数据，分别对应业务语义、技术实现、数据处理过程与关系等方面。就著录方式而言，二者虽然都采用多级著录的方式，却有着不同的分级标准，档案领域通常将档案分为全宗、系列（或类）、案卷和文件；而数据资产管理领域则将数据分为主题域分组、主题域、业务对象、逻辑数据实体、属性。4.系统未整合随着企业档案信息化建设的持续推进，企业不断提升档案管理系统建设水平。在系统的集成与整合方面，越来越多的企业档案管理系统已经初步实现与OA、ERP、财务、合同等部分业务系统的集成。但是，一方面，勘探开发、科学研究、三维设计与制造、工程建设等领域仍有大量专业化程度高、数据量大、数据结构复杂的业务系统并未与档案管理系统衔接，一般的档案管理系统尚不具备接收、处理和管理复杂数据体的能力。另一方面，鲜有档案管理系统与数据湖、数据仓库、专题数据开发利用系统等与数据资产管理相关系统对接，数据交互不畅，档案管理系统中数据共享、开发、利用的广度和深度受到影响；档案资源的数据化程度有限，档案管理系统难以向数据资产管理系统输出可计算、可分析的结构化档案数据资源。用户难以从档案管理系统或是数据资产管理系统获得完整的数据利用和再利用的体验。五、企业档案数据资产化开发利用的策略—以某石油公司为例（一）企业档案数据资产化开发利用目标与定位1.协同目标企业档案管理和数据资产管理在目标层面具有共通性，即均以数据为核心，通过数据价值的发挥，服务企业数字化转型和发展战略。档案与数据资产协同管理的目标是充分发挥档案部门和数据资产管理部门各自的优势，实现优势互补、资源互通和能力联动，形成档案部门与数据资产管理部门的合力，通过高度集成的企业数据管理制度和技术，全方位地发挥数据价值，促进企业生产管理效率的提升、合法权益的保障和企业文化的传承。从分工上看，企业档案部门和数据资产管理部门都属于成本中心。档案工作和数据管理本身并不能直接创造经济价值，而是需要一种转化机制，即通过数据、信息和知识的开发利用和共享服务驱动数字转型，赋能业务发展，从而实现价值转化。在此过程中，数据资产的质量维护尤为重要。数据资产管理部门对数据质量有“六性”的要求，包括数据的规范性、完整性、准确性、一致性、及时性、可用性；而档案部门对档案也有“四性”的要求，包括真实性、完整性、可用性和安全性（国际档案界的“四性”略有差异，通常包括真实性、可靠性、完整性和可用性）。二者在质量管理目标上既有较高的相似性，如完整性、可靠性、可用性等，也有一定的互补性，如一致性、及时性、真实性等，其映射关系如图2所示。图2数据资产管理和档案管理的质量目标映射关系2.定位（1）档案数据在企业数据资产中的定位档案数据与企业其他数据资产的根本区别在于其档案属性。从价值定位来看，企业档案数据主要由具有保存价值的业务记录构成，既是凭证性的原始数据，能够满足《档案法》以及外部检查审计的要求，具有鲜明的合规特性；也是具有再利用价值的历史数据。从构成来看，档案数据总体上由两大部分构成，一是档案部门能够切实掌握（通过物理归档方式提交档案管理系统）的数据；二是档案部门不能掌管实体的数据，需要通过监管的方式加以管理。其中档案部门能够切实掌握的档案数据由所有具有保存价值的非结构化数据和有代表性的结构化数据样本构成。从系统解决方案来看，档案部门目前掌握的主要数据类型为非结构化数据，包括各种文本、图像和视频等，在实际工作中需要逐系统接收归档。而对于结构化数据而言，从目前技术支撑条件来看，档案部门不可能管理所有具有保存价值的结构化数据，故而笔者提出“有代表性的结构化数据样本”的实际管理范围，具体包括可以转为非结构化数据的票据、表单等凭证性结构化数据，以及无法转化为非结构化数据的典型数据库等，归档目的以提供历史凭证、历史记忆为主。其他具有档案属性的结构化数据，由数据资产管理部门实施保管，档案部门提出档案管理要求并监督指导。（2）档案部门在数据资产管理中的定位在企业整体数据资产管理体系下，档案部门的定位可明确为档案数据资产的管理者，负责将档案要求融入业务系统和数据资产管理系统，对档案数据实施高质量的全生命周期管理。从数据资产的类型来看，档案部门的定位可延展为非结构化数据资产的管理者。非结构化数据是企业数据资源的重要组成部分，一度有80%占比的说法，承载着大量业务信息和历史记忆，需要得到有效的管控和治理，档案部门在非结构化数据的归档和管理上已有成熟的规范和模式。而在现有的以数据湖为技术依托的数据管理体系下，通过数据湖得以沉淀、整合和流通的大多为结构化数据。档案部门若能凭借已有积累，承担所有非结构化数据资产的管理责任，即可在数据资产管理中扮演更积极的角色。（3）档案管理系统在企业信息系统总体框架中的定位在大多企业中，档案管理系统目前是（部分）非结构化档案数据集中管理系统。随着数据治理体系的健全和协同管理模式的成熟，档案管理系统未来可以成为非结构化数据管理平台，相当于非结构化数据的数据湖，或可称为档案湖或档案数据湖，打通企业内部各业务系统之间的壁垒，汇聚所有具有保存价值的非结构化数据，通过划分业务域或建立档案数据的分级分类方案，结合元数据管理和内容管理，为上层业务管理、知识管理、智能搜索等业务应用的建设提供支撑。样本性质的结构化数据集则作为档案进入档案管理系统。档案管理系统需要在企业信息系统总体框架中，其和数据资产管理系统既因管理对象的不同分庭抗礼，又通过功能集成和数据关联而相互联通。（二）思路与策略1.协同思路根据企业档案与数据资产协同管理框架，针对目前存在问题与挑战，在明确目标和定位的基础上，提出协同管理的基本思路：按照数据档案化治理和档案数据化开发两条发展主线，在组织、业务、制度、系统等层面，以归档登记、退役处置、长期保存和共享利用为关键节点，循序渐进地推进二者的管理协同，逐步产出协调一致的制度规范，构建集中统一的数据资源池，提供互联互通的共享服务，打造能力共享的技术平台，最终实现双向扩展、携手提升，如图3所示。图3企业档案与数据资产协同管理的基本思路其中，数据档案化治理是指确保数据资源满足档案管理要求（真实、完整、可用、安全）的相关管控活动，使其具备作为证据使用和作为档案保存的能力，是将档案管理的经验贡献于数据治理，从而提升数据管理质量的基本路径的统称。档案数据化开发是指以档案资源的结构化和量化为核心，通过转录识别、描述增强、图谱构建、矢量处理等方法将档案资源转化为机器可计算和可分析的数据，并进一步开展档案数据的建模、分析、服务等开发利用活动。档案数据化开发是通过解析档案数据实现档案数据要素价值的基本路径。2.协同策略（1）创新协同机制，加强组织协同具体来说，可重点从以下六个方面入手：一是成立企业档案与数据资产协作领导小组，统筹协调企业的数据资产管理工作，由企业分管领导担任组长，档案部门和数据资产管理部门及其上级主管部门的负责人、其他相关业务部门负责人作为领导小组成员，并根据实际需要下设具体的工作组或业务组。领导小组办公室可设立在综合行政部门，设置专人负责日常行政管理。二是定期召开领导小组会议或联席会议，研究谋划和安排部署档案与数据资产协同管理的全局性、系统性、战略性问题和重点工作任务。三是建立对应层级的信息沟通共享机制，制定日常沟通协商和通报协调制度，加强档案部门和数据资产管理部门领导及业务骨干图3企业档案与数据资产协同管理的基本思路档案信息化之间的业务交流。四是明确业务部门相关人员的档案与数据资产管理职责，目前不同单位会赋予业务人员数据拥有者（owner）、兼职档案员等职责，应尽可能将数据资产管理和档案管理的职责合并，防止政出多门而无所适从。五是制订重要工作协同推进计划，建立协作清单或业务对接清单，出台配套行动指南，覆盖制度建设、业务指导、监督检查、归档登记、长期保存、鉴定处置、共享利用、系统集成等方面，并根据业务发展需要滚动更新，以保证二者的协调性和有序性。六是建立重点项目的双向参与机制，即将档案工作者纳入数据资产管理部门的数据治理、数据湖建设等项目中，将数据资产管理部门工作人员纳入数据归档和电子档案管理项目中，确保二者在核心业务开展过程中能够协调配合。（2）促进方法集成，加强业务协同业务协同是指面向档案管理与数据资产管理的相似业务环节，实现共性基础管理业务方法的融会贯通以及个性业务方法的融合碰撞与创新发展。一是归档登记协同。归档是档案数据管理的起点，资产登记则是数据资产管理的起点，二者的目的都是掌握数据资产清单。协同的关键任务是厘清归档和登记的边界，尽可能地统一归档和登记的标准，主要涉及范围和方式两个方面。就范围协同而言，档案部门和数据资产管理部门需联动梳理归档范围和入湖数据源（登记范围），全面排查，减少归档文件和入湖数据间的交叉、重叠和冗余。文件的物理归档范围以非结构化数据为主，包含部分结构化数据集及结构化数据的目录；而登记范围以结构化数据为主，包含非结构化数据的目录。二者都有完整的目录，但实体存储各有分工，可以相互调用。档案部门和数据资产管理部门需建立统一的数据资源目录体系，实现归档文件目录和入湖数据目录的关联和映射。就方式协同而言，二者都包括物理方式和逻辑方式两种。物理归档（入湖）方式是指档案数据（企业数据资产）实体进入档案库（数据湖）集中保管；而逻辑（入湖）方式是指档案数据（企业数据资产）实体并不进入档案库（数据湖），仅元数据入库（湖）的方式。归档方式和入湖方式互相支持，即对于档案库物理归档的，对于数据湖就是逻辑入湖；对于数据湖物理入湖的，对于档案库就是逻辑归档。二是退役处置协同。如前文所述，二者均涉及数据的未来去向，需要在标准、期限和手段三个方面进行协同。就标准协同而言，可以档案价值鉴定理论为基础，借鉴数据退役的相关标准，构建更加协同一致且能够相互映射的档案处置和数据退役标准。就保管期限的协同而言，需要确保同一业务对象的数据保管期限不能低于相应的档案保管期限；如果数据属于归档范围，则不能在档案保管期限内销毁数据，无论该数据是否处于数据保管期限内。就手段协同而言，档案部门的档案处置和数据资产管理部门的数据退役应遵循相同的、一致的、连贯的制度规范、操作流程、方式方法、技术标准等，以避免在对数据进行处置时出现标准不一、相互冲突的情况。三是长期保存协同。在档案领域，保管与保存职能备受重视。但在数据资产管理领域，长期保存尚未成为其核心工作和关键能力。《数据管理能力成熟度评估模型》（GB/T36073—2018）、DAMA-DMBOK确定的数据管理核心领域均未涉及长期保存问题。确保数据的持续可用需要建立与之配套的长期保存管理策略和技术方法体系，数据资产也同样需长期保存，长期保存理应成为档案部门和数据资产管理部门的共同职责。在此背景下，可以从两个层面实现长期保存协同：其一，目标协同。确定协调一致的长期保存目标，如可将长期保存目标细化为可获得性、可识别性、完整性、持久生存能力、可呈现能力、真实性和可理解性等。其二，策略方法协同。数据资产管理部门应从长远出发，借鉴档案部门的数字档案长期保存经验，建立健全与长期保存目标相适应的制度规范，有针对性地实施管理策略和技术方法，尤其需要重视元数据管理和格式管理。档案部门可借助数字资产管理部门的技术专长，深化数字数据长期保存技术策略的应用。四是共享利用协同。共享利用是实现档案与数据价值转化的重要一环，包括分类体系和资源建设的协同。其一，分类体系协同。两个领域都存在不同的分类标准，但从用户和应用的角度来看，最重要、最基础的标准仍是业务标准。二者在方法论层面是共通的，都需要运用职能分类法，开展自上而下的职能分析和自下而上的流程分析，构建面向业务、基于职能的档案和数据资产一体化分类体系，建立覆盖企业全局、以用户体验为核心的数据地图。其二，资源建设协同。即档案管理系统中的档案数据和数据湖中的数据资产能够实现互联互通、无缝集成，共同构成反映企业业务活动全貌的资源体系。需采取合适的技术和方法，在档案管理系统所管理的档案和数据资产管理系统所管理的数据之间建立关联，实现数据湖和档案管理系统所含资源逻辑上的一体化。可充分利用数据资产管理部门开展结构化数据治理（例如主数据、参考数据等），对档案管理系统中的非结构化数据进行标记，建立相应“标签”，从而实现不同类型数据的关联和集成。（3）联通数据标准，加强制度协同在制度标准层面，企业档案管理和数据资产管理可采取渐进性的制度协同思路。首先，二者可从制度合作开始，两个部门一起探索档案和数据资产在归档登记、退役处置、长期保存、共享利用等个别业务上的共性需求，将前文所述的业务协同要求以制度和标准规范的形式予以固化，实现单项制度标准之间的合作，促进局部制度标准的协调。对于现阶段的档案部门而言，尤其需要完善结构化数据物理归档的规范要求，逐步探索逻辑归档方式及其制度规范。其次，在此基础上，关注解决跨部门制度的内在一致性问题，进一步分析档案部门和数据资产管理部门多项制度之间的关联需求，就资源范围、主体分工协作、管理程序等进行协调和规范，避免在制度内容上出现彼此冲突、相互矛盾或模棱两可的情况，增强不同制度间的衔接性和配套性。最后，对档案和数据资产管理涉及的多类型、多层次制度进行综合性整合，形成宏观层面的一体化制度体系。在联通数据标准的过程中，逐渐实现术语的对接与统一