非招标采购管理文件模板及填写指南

非招标采购管理文件模板及填写指南一、非招标采购管理文件的作用与体系框架非招标采购作为招标采购的重要补充，适用于采购需求紧急、技术方案复杂、供应商来源单一等场景（如《政府采购法》规定的单一来源、竞争性谈判等情形）。规范的管理文件是保障采购流程合规、防控廉政风险、明确权责边界的核心载体，其体系通常涵盖采购发起、供应商选择、谈判/磋商/询价实施、评审决策、合同签订五大环节，需与企业内控制度、行业监管要求（如政府采购、国企采购规范）深度适配。二、核心非招标采购文件模板及填写要点（一）单一来源采购文件模板单一来源采购适用于“只能从唯一供应商处采购”的场景（如专利技术配套、原有项目后续服务等），核心文件包括：1.单一来源采购申请表填写要点：项目基本信息需明确名称、预算、周期，与立项文件保持一致；采购方式依据需简要说明“唯一供应商”判断逻辑（如供应商持有独占性技术，需附专利证书、技术说明等佐证材料）；审批层级按企业授权体系填写申请部门、分管领导、合规部门意见，确保权责清晰。2.单一来源采购理由说明（关键文件）填写逻辑：需严格对照《政府采购法》第三十一条，分维度阐述唯一性：技术唯一性说明产品/服务的技术参数、接口标准等不可替代性（如某工业设备的专用配件）；服务配套性需附原合同、技术方案，说明原有项目（如信息化系统）的后续维护需原供应商支持；紧急性补充需附应急审批文件，说明因突发公共事件等紧急情况需简化流程选择唯一供应商。3.单一来源采购谈判文件核心模块：采购需求需明确技术标准、服务内容、验收标准（避免模糊表述，如“提供符合XX行业标准的运维服务，响应时间≤2小时”）；价格谈判规则需说明轮次（如“两轮报价，首次报价不得高于预算的90%，最终报价为成交价”）；合同主要条款需提前约定付款方式、质保期、违约责任，与后续合同文本保持一致。（二）竞争性谈判采购文件模板竞争性谈判适用于“不能确定详细规格或具体要求、采用招标方式时间不能满足”的场景，文件体系需体现“多轮谈判、动态调整需求”的特点：1.竞争性谈判邀请函填写要点：供应商资格需明确资质要求（如“具备ISO9001认证、近3年同类项目经验”），避免设置倾向性条款；响应要求需注明响应文件组成（如“技术方案+商务报价+资质文件”）、截止时间（需预留合理响应周期，如自公告发布日起不少于3个工作日）；谈判安排需说明时间、地点、流程（如“首轮谈判澄清需求，次轮报价，第三轮确定成交候选”）。2.竞争性谈判文件（含采购需求与评审标准）采购需求撰写：采用“功能导向+性能指标”表述，避免指定品牌（如“服务器需支持虚拟化技术，CPU主频≥2.5GHz”，而非“需为XX品牌服务器”）；评审标准量化：设置价格分（如“有效报价的最低价为基准价，得分=（基准价/报价）×40”）、技术分（如“方案完整性30分、服务团队资质20分”），权重分配需符合“技术服务优于价格”的原则（参考《政府采购竞争性谈判采购方式管理暂行办法》）。3.谈判记录与评审报告谈判记录：需记录每轮谈判的核心内容（如供应商对需求的调整建议、报价变化），由谈判小组全体成员签字；评审报告：明确成交候选排序（按最终报价+技术得分综合排名），说明推荐理由（如“供应商A报价最低且技术方案满足需求，供应商B报价高但服务响应更快”）。（三）询价采购文件模板询价采购适用于“货物规格标准统一、现货货源充足”的场景，文件需体现“一次性报价、最低价成交”的特点：1.询价通知书填写规范：货物参数需采用标准化表述（如“办公用纸需为A4规格，70g/m²，符合GB/T____标准”）；报价要求需明确包含的费用（如“报价为含税到货价，含运输、安装费”），禁止二次报价；响应截止时间需与公告发布时间间隔合理（如“自公告发布日起3个工作日内提交报价单”）。2.报价单（供应商端）格式要求：需包含供应商名称、联系人、报价金额、交货周期、质保承诺，需加盖公章（或骑缝章）；填写提示：供应商需确保报价与询价通知书的参数完全对应，避免因“参数偏差”导致报价无效。3.询价评审记录评审逻辑：按“符合需求、质量服务相等且报价最低”原则，对比各供应商的报价、资质、售后服务（如质保期、退换货政策）；记录要点：需注明“报价有效性判断（如是否响应参数要求）、最低价供应商的优势说明（如‘供应商C报价最低，且提供5年质保，优于其他供应商的3年’）”。（四）竞争性磋商采购文件模板竞争性磋商结合“谈判灵活性+评审综合性”，适用于“政府购买服务、PPP项目”等场景，文件需突出“多轮磋商+综合评分”：1.竞争性磋商公告发布要求：需在指定媒介（如政府采购网、企业官网）发布，公告期不少于5个工作日；内容要点：明确项目概况（如“XX社区养老服务项目，预算XX万元”）、供应商资格（如“社会组织需具备3A等级”）、响应文件组成（如“服务方案+报价+资质文件”）。2.竞争性磋商文件（含评分办法）评分办法设计：价格分权重通常为30%-60%，技术分（如服务方案、团队资质）占30%-50%，商务分（如业绩、信誉）占10%-20%；需求描述：服务类项目需细化“产出要求”（如“每月开展4场社区活动，覆盖人群≥200人”），避免模糊表述。3.磋商记录与评审报告磋商记录：需记录每轮磋商的“需求调整、报价变化、技术澄清”（如“供应商D提出将服务周期从1年延长至1.5年，报价增加10%”）；评审报告：按综合得分排序，说明推荐理由（如“供应商E综合得分最高，技术方案创新且报价合理”）。三、文件审核与归档管理（一）审核要点1.合规性审核：采购方式适用条件需验证（如单一来源需验证“唯一性”证明材料，竞争性谈判需确认“招标失败或时间紧急”的依据）；供应商资格需避免设置“地域限制、特定品牌绑定”等倾向性条款（参考《政府采购法实施条例》第二十条）。2.完整性审核：文件链条需确保“申请-谈判/询价/磋商-评审-合同”各环节齐全，无关键环节缺失；信息一致性需核对采购需求、谈判文件、合同的技术参数、付款方式。3.准确性审核：金额与预算需确保报价、合同金额不突破立项预算；时间逻辑需核对响应截止时间、谈判时间、合同签订时间的先后顺序。（二）归档要求分类管理：按采购方式（单一来源、竞争性谈判等）建立文件夹，包含“发起文件、供应商资料、谈判/评审记录、合同文本”；保存期限：参考《会计档案管理办法》或企业制度，通常不少于10年（涉及公共利益、国有资产的项目需永久保存）；电子归档：扫描件需与纸质件一致，命名规则清晰（如“2023-XX项目-单一来源采购申请”）。四、常见问题与优化建议（一）供应商选择不规范问题表现：竞争性谈判供应商不足3家（法规要求至少3家）、单一来源理由“泛化”（如仅以“技术复杂”为由，无实质佐证）；建议：竞争性谈判可通过行业协会、供应商库拓展渠道，确保有效响应供应商≥3家；单一来源要求申请部门提供“市场调研记录”（如向3家以上潜在供应商询价的记录），证明“唯一性”。（二）文件填写不严谨问题表现：采购需求表述模糊（如“优质服务”无量化标准）、评审标准“主观化”（如“方案合理性由评委酌情打分”）；建议：需求撰写采用“量化指标+行业标准”（如“服务响应时间≤2小时，年故障率≤5%”）；评审标准设置“扣分细则”（如“方案缺项扣5分，参数不满足扣10分”），减少自由裁量权。（三）法律风险防控不足问题表现：合同条款与采购文件冲突（如采购文件要求“货到付款”，合同约定“验收后付款”）；建议：合同预审需法务部门提前介入，核对“权利