企业人事管理规范化指导手册

企业人事管理规范化指导手册前言本手册旨在为企业人事管理提供标准化操作指引，规范从员工入职到离职的全流程管理，保证人事工作合规、高效、有序开展。手册适用于企业各部门及人事管理人员，可根据企业实际情况调整细化，助力企业构建规范化人事管理体系，提升组织管理效能。一、员工入职管理（一）应用情境适用于企业新员工入职办理，包括社会招聘、校园招聘、内部调动等场景，保证新员工入职流程顺畅，信息记录完整。（二）操作流程入职准备人事部门根据录用通知书，提前为新员工准备入职材料（劳动合同、员工手册、工牌、办公用品等）。通知用人部门安排工位、导师及入职引导计划。资料提交与审核新员工提交入职材料：证件号码复印件、学历学位证书复印件、体检报告、离职证明（如有）、一寸照片等。人事部门核对材料真实性，保证信息与录用信息一致，缺失材料及时补充。入职办理填写《新员工入职登记表》，记录基本信息、联系方式、紧急联系人等。签订劳动合同，明确岗位职责、薪酬福利、合同期限等条款，双方签字盖章后各执一份。发放工牌、办公用品，介绍公司文化、组织架构及规章制度。入职引导用人部门导师带领熟悉工作环境、团队成员、业务流程及岗位职责。人事部门组织入职培训，包括公司制度、安全规范、业务基础知识等。信息录入与存档人事部门将新员工信息录入人力资源管理系统，建立员工档案。入职材料整理归档，保证纸质档案与电子档案一致。（三）表单模板新员工入职登记表序号项目内容备注1姓名某2性别3出生日期4证件号码号5学历6联系方式7紧急联系人8紧急电话9入职岗位10所属部门部门11入职日期12劳动合同期限（四）关键提示入职材料需真实有效，虚假信息将影响劳动合同效力。劳动合同签订需在员工入职后1个月内完成，避免超期风险。入职培训应留存签到记录及培训反馈，保证培训效果可追溯。二、劳动合同管理（一）应用情境适用于劳动合同签订、续订、变更、解除等全生命周期管理，保障企业与员工的合法权益，规范劳动关系。（二）操作流程合同签订员工入职后，人事部门根据岗位标准拟定劳动合同，明确工作内容、工作地点、工作时间、劳动报酬、社会保险等条款。双方协商一致后签字盖章，合同文本一式两份，员工与企业各执一份。合同续订合同到期前30日，人事部门评估员工表现及岗位需求，确定是否续订。双方同意续订的，提前签订新的劳动合同；不同意续订的，提前通知员工并办理离职手续。合同变更岗位调整、薪酬变动等需变更合同时由用人部门提出申请，人事部门审核变更条款。双方协商一致后签订《劳动合同变更协议》，明确变更内容及生效日期。合同解除/终止符合法定解除条件（如员工违纪、协商一致等）的，按法定程序办理，结清工资及经济补偿（如有）。合同到期终止或员工退休的，提前通知员工并办理离职交接。（三）表单模板劳动合同签订记录表员工编号姓名部门岗位合同期限签订日期到期日期存档位置备注001某部专员3年2024-01-012026-12-31人事档案室续订1次（四）关键提示劳动合同条款需符合《劳动合同法》规定，避免无效条款。合同变更需采用书面形式，口头变更不具备法律效力。解除/终止劳动合同时需留存相关证据（如违纪记录、协商记录等），防范劳动争议。三、考勤管理（一）应用情境适用于企业日常员工出勤管理，包括上下班打卡、请假、加班、出差等场景，保证员工工作时间合规，薪酬核算准确。（二）操作流程考勤设定人事部门根据企业实际情况，制定考勤制度（如工作时间、打卡方式、请假流程等），并向全体员工公示。采用考勤机、APP或系统打卡方式，保证考勤记录真实可查。日常考勤员工每日上下班按时打卡，因公外出或请假需提前申请，考勤系统自动记录异常情况（迟到、早退、旷工等）。部门负责人每日核对员工考勤记录，保证数据准确。请假管理员工请假需提前提交《请假申请表》，说明请假类型（事假、病假、年假等）、时间及事由。按审批权限逐级审批（如部门负责人→人事部门→总经理），紧急情况可补批，但需在3个工作日内完成。加班与出差加班需提前申请，经部门负责人审批后，按考勤制度计算加班费或安排调休。出差需填写《出差申请表》，注明出差地点、时间、事由，审批后按考勤制度记录出差天数。月度统计人事部门每月汇总员工考勤数据，《考勤月度汇总表》，与薪酬部门核对后作为工资核算依据。（三）表单模板考勤月度汇总表部门姓名应出勤天数实际出勤迟到早退旷工病假事假加班时长出差天数部某22201001080（四）关键提示考勤制度需经民主程序制定并向员工公示，保证制度有效性。异常考勤情况需及时核实，避免因数据错误引发薪酬纠纷。请假审批权限需明确，跨部门请假需同步告知相关部门负责人。四、绩效管理（一）应用情境适用于员工绩效考核、绩效反馈及绩效结果应用，提升员工工作效能，促进企业与员工共同发展。（二）操作流程目标设定绩效周期开始前，用人部门与员工共同制定绩效目标（KPI/OKR），目标需具体、可衡量、可达成、相关性、时限性（SMART原则）。绩效目标经部门负责人审核后，报人事部门备案。过程跟踪用人部门负责人定期（如每月/季度）与员工沟通绩效目标完成情况，提供指导与支持，记录关键事件。员工可主动反馈工作进展及遇到的困难，保证目标按计划推进。绩效评估绩效周期结束后，员工进行自我评估，填写《绩效考核表》，说明目标完成情况、工作亮点及改进方向。用人部门负责人根据员工自评、日常工作表现及数据指标，进行客观评分，给出绩效等级（如优秀、良好、合格、待改进）。绩效反馈人事部门组织绩效面谈，部门负责人与员工沟通评估结果，肯定成绩，指出不足，共同制定改进计划。员工对评估结果有异议的，可在收到结果3个工作日内提出申诉，人事部门复核后反馈结果。结果应用绩效结果与薪酬调整、晋升培训、评优评先等挂钩，如优秀员工可给予绩效奖金优先发放，待改进员工需参加针对性培训。绩效改进计划跟踪落实情况，保证改进效果。（三）表单模板绩效考核表（示例）姓名部门岗位考核周期某部专员2024年Q1序号考核指标目标值完成值1销售额100万120万2客户满意度90%92%3工作效率完成率95%98%4团队协作无负面反馈无负面反馈总分（四）关键提示绩效指标需与岗位职责及企业战略目标对齐，避免指标脱离实际。评估过程需客观公正，避免主观臆断，留存评估依据（如数据记录、反馈记录等）。绩效面谈需注重双向沟通，关注员工发展需求，避免单向批评。五、培训发展（一）应用场景适用于员工入职培训、岗位技能培训、管理能力提升等培训活动，提升员工专业能力，满足企业发展需求。（二）操作流程需求调研人事部门通过问卷、访谈等方式，收集各部门培训需求，结合企业战略目标，确定培训重点方向。分析员工能力短板，制定年度培训计划。计划制定年度培训计划包括培训主题、对象、时间、方式、讲师、预算等内容，报领导审批后执行。专项培训需单独制定实施方案，明确培训目标及考核方式。实施开展内部培训：由内部讲师或部门负责人授课，结合实际工作案例，注重互动与实操。外部培训：选择正规培训机构，签订培训协议，明确培训内容及成果转化要求。培训过程记录（签到、课件、照片等），保证培训可追溯。效果评估培训结束后，通过考试、问卷、实操考核等方式评估员工学习效果。跟踪培训后3-6个月的工作表现，评估培训对绩效的实际提升效果，形成培训总结报告。档案管理员工培训记录纳入个人档案，作为晋升、调岗的参考依据。定期分析培训数据，优化培训计划，提升培训针对性。（三）表单模板年度培训计划表（示例）序号培训主题培训对象时间方式讲师预算（元）备注1新员工入职培训2024年新员工1月、7月内部培训人事部5000覆盖企业文化、制度2销售技能提升销售部全员3月、9月外部培训专业机构20000案例分析、模拟演练3管理能力进阶中层管理者5月、11月内部培训外聘专家15000领导力、团队管理（四）关键提示培训需求需结合企业实际与员工发展，避免“一刀切”式培训。培训效果评估需多维度进行，不仅关注学习成果，更要关注行为改变与绩效提升。内部讲师需定期开展培训技巧提升，保证培训质量。六、离职管理（一）应用场景适用于员工主动离职、被动离职（协商解除、违纪解除等）场景，规范离职流程，保证工作交接完整，防范企业风险。（二）操作流程离职申请员工主动离职需提前30日（试用期内提前3日）提交《离职申请表》，说明离职原因及最后工作日期。用人部门负责人与员工沟通挽留，知晓离职原因，记录反馈意见。审批确认《离职申请表》按审批权限逐级审批（部门负责人→人事部门→总经理），审批通过后确定离职日期。协商解除或违纪解除的，需留存相关协议或证据材料。工作交接员工与接收人办理工作交接，包括工作内容、资料、物品、客户对接等，填写《工作交接清单》，双方签字确认。用人部门负责人监督交接过程，保证关键工作无遗漏。离职手续办理人事部门办理社保公积金停缴、薪资结算（含未发工资、经济补偿等），出具《离职证明》。收回公司物品（工牌、电脑、钥匙等），确认无遗留问题。资料归档与反馈人事部门更新员工档案状态，将离职材料（申请表、交接清单、离职证明等）归档。开展离职员工访谈，知晓离职真实原因，优化企业管理。（三）表单模板离职申请表姓名部门岗位入职日期离职日期离职原因申请人签字