企业行政文档存档与保管手册

企业行政文档存档与保管实用手册前言行政文档是企业运营的重要载体，记录了企业各项管理活动、决策过程及业务往来的关键信息。为规范行政文档的存档与保管流程，保证文档的完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，特制定本手册。本手册适用于企业各部门日常行政文档的管理工作，旨在为文档管理人员提供清晰、可操作的操作指引。一、适用范围与典型应用场景本手册适用于企业内部各类行政文档的存档与保管，涵盖以下典型场景：日常行政管理：如会议纪要、通知公告、工作计划与总结、请示报告等；人力资源管理：如员工入职离职材料、劳动合同、培训记录、绩效考核档案等；资产管理：如设备采购合同、资产台账、维修记录、盘点报告等；合同协议管理：如行政类采购合同、服务协议、合作意向书等；项目专项管理：如项目立项文件、实施方案、验收报告、项目总结等；其他重要文件：如企业资质证书、审计报告、荣誉奖状、重要往来函件等。二、文档存档全流程操作指引（一）文档收集：全面覆盖，及时归集责任主体：各部门文档管理员为文档收集第一责任人，负责本部门形成文档的初步收集；行政部统筹协调，监督各部门文档收集完整性。收集范围：正式发文：包括企业红头文件、部门函件、审批签报等；会议材料：会议通知、议程、签到表、发言稿、会议纪要等；过程文件：工作计划、实施方案、进度报告、验收材料等；凭证材料：合同原件、发票复印件（仅限行政类采购）、支付凭证、验收单等；其他应归档文件：法律法规、行业标准、外部重要函件等。收集要求：文档内容需完整、清晰，无涂改（如有修改需加盖修改人章或签字确认）；电子文档需为最终版本，纸质文档需为原件（如无原件需注明“复印件”并加盖部门章）；每月25日前，各部门文档管理员将本月收集的文档移交至行政部。（二）文档分类：科学划分，逻辑清晰分类原则：按“部门-年度-文件类型”三级分类法，保证分类体系稳定、可扩展。一级分类（部门）：按企业组织架构划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”“市场部”等。二级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2023年”“2024年”等，跨年度文件归入主要形成年度。三级分类（文件类型）：按文件性质划分，具体如下（可根据企业实际调整）：行政部：会议纪要、通知公告、工作计划、资产档案、后勤管理文件等；人力资源部：员工档案、合同协议、培训记录、薪酬福利文件等；财务部：行政类采购合同、费用报销凭证、审计报告、资产台账等；市场部：项目文件、合作协议、宣传材料、客户往来函件等。（三）文章样式：唯一标识，便于检索编码规则：采用“部门代码-年度-文件类型代码-流水号”组合格式，示例：XZ-2024-01-001（行政部2024年会议纪要第1号）。代码说明：部门代码：用部门名称首字母缩写（如行政部“XZ”、人力资源部“RL”）；文件类型代码：用文件类型关键词首字母缩写（如会议纪要“01”、通知公告“02”），具体代码由行政部统一制定并发布；流水号：按年度从001开始顺序编制，每年重新编号。标注要求：纸质文档：在首页右上角用铅笔标注编码，并加盖“归档章”（归档章包含编码、归档日期、经办人等信息）；电子文档：将编码作为文件名前缀（如“XZ-2024-01-001_2024年度第一次办公会议纪要.docx”）。（四）文档归档：规范整理，有序存放1.纸质文档归档（1）整理装订：按编码顺序排列，检查页码是否连续，缺失页需补充并注明原因；左侧装订（厚度超过1cm的需采用胶装），加装档案封面（注明部门、年度、文件类型、起止编码、归档日期）。（2）入库登记：使用《纸质文档归档登记表》（见模板1）详细记录文档信息，移交人、接收人双方签字确认；将文档存入专用档案盒，盒面标注“部门-年度-文件类型-起止编码”（如“行政部-2024-会议纪要-XZ-2024-01-001至020”），按编码顺序排柜存放。2.电子文档归档（1）存储路径：建立企业级档案服务器，按“部门-年度-文件类型”分级存储，示例：\\档案服务器\行政部\2024\会议纪要\。（2）格式要求：文档格式优先采用PDF（防止格式篡改）、DOCX、XLSX等通用格式；图片类文档分辨率不低于300DPI，扫描件需清晰可辨。（3）备份管理：每日17:00自动将当日新增电子文档备份至异地服务器；每月最后一周进行全量备份，并《电子文档备份记录表》（见模板2）。（五）文档保管：环境适宜，安全可控存储环境要求：纸质档案库房：温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施；电子档案存储：服务器需配备UPS不间断电源，定期杀毒（每周一次），硬件故障率低于0.1%。保管责任：行政部设专职档案管理员，负责档案库房的日常管理及安全巡查；每月对纸质档案进行一次清点，每季度对电子档案备份有效性进行一次测试。（六）文档借阅：规范流程，责任到人借阅权限：普通文档：部门内部员工经部门负责人签字后可借阅，跨部门借阅需经借阅部门负责人及行政部审批；涉密文档（如未公开合同、战略规划）：需经分管副总经理审批，借阅范围限定为相关人员。借阅流程：（1）借阅人填写《文档借阅申请表》（见模板3），注明借阅文档名称、编码、用途、归还期限；（2）按权限逐级审批，审批通过后由档案管理员办理借阅手续；（3）纸质文档原则上当场借阅，确需带出需经行政部经理批准，借阅期限不超过3个工作日；（4）电子文档需在档案服务器内在线查阅，严禁私自（经批准的需在《电子文档借阅登记表》中记录）。归还与续借：借阅到期后，借阅人需及时归还，档案管理员检查文档完整性后签字确认；如需续借，需在到期前1个工作日提交续借申请，续借期限不超过原期限。（七）文档销毁：依法依规，手续完备销毁范围：超过保管期限且无继续保存价值的文档（如保管期限参考《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》）；复制件、重复件及已作电子备份的纸质草稿。销毁流程：（1）档案管理员每季度对到期文档进行清点，编制《文档销毁清册》（见模板4），注明文档名称、编码、数量、销毁原因；（2）行政部经理、分管副总经理审批销毁清册；（3）由2名以上监销人员（行政部、纪检部各1名）监督销毁过程，纸质文档采用粉碎或焚烧方式，电子文档进行彻底删除（低级格式化）；（4）监销人员在《文档销毁清册》上签字确认，销毁清册存档保存10年。三、常用文档存档模板示例模板1：纸质文档归档登记表部门年度文件名称文件编码页数归档日期移交人接收人备注行政部2024第一次办公会议纪要XZ-2024-01-00152024-01-05含议程及签到表人力资源部20243月员工培训计划RL-2024-03-00232024-03-01附培训签到表模板2：电子文档备份记录表备份日期备份范围备份方式存储路径操作人校验结果2024-03-31行政部2024年1-3月文档全量备份\异地服务器\2024\03\正常2024-04-01人力资源部员工档案更新增量备份\异地服务器\2024\04\赵六正常模板3：文档借阅申请表借阅人部门借阅日期文件名称文件编码借阅用途归还期限部门负责人签字审批意见（行政部）行政部2024-03-102024年度采购合同CG-2024-05-003查询历史价格2024-03-15*经理同意模板4：文档销毁清册部门年度文件名称文件编码数量（页/份）保管期限销毁原因审批人监销人销毁日期行政部2020年度工作总结XZ-2020-12-0011010年保管期限已到*副总、2024-03-20人力资源部2019员工入职登记表RL-2019-06-00520永久重复件（已电子备份）*经理、赵六2024-03-20四、存档管理关键注意事项安全保密：涉密文档需单独存放，加密管理，借阅需经总经理审批；档案管理员不得泄露文档内容，离职时需办理档案交接手续。存储环境维护：每日检查档案库房温湿度，超出范围需及时调节；定期检查档案盒、档案柜，破损需及时更换。电子文档管理：禁止在非企业授权设备上处理或存储涉密电子文档；定期更新杀毒软件，防范病毒攻击及数据泄露。人员培训：行政部每半年组织一次文档管理培训，内容包括分类规则、编码规范、借阅流程等；新员工入职时