仓库物品编码与管理制度手册

仓库物品编码与管理制度手册一、总则（一）目的为规范公司仓库物品的编码管理，实现物品的精准识别、高效流转与科学管控，避免因编码混乱导致的错发、漏发、库存积压等问题，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有仓库（含原料仓、半成品仓、成品仓、辅料仓等）的物品编码管理，涵盖物品入库、存储、出库、盘点、移库等全流程环节。（三）基本原则唯一性原则：每类物品对应唯一固定编码，杜绝重复编码或一物多码。可扩展性原则：编码规则需预留足够容量，适应公司业务发展及新增物品需求。易识别性原则：编码结构应简洁明了，便于工作人员快速识别物品类别、属性等信息。规范性原则：编码的、分配、应用及维护需严格遵循本制度流程，保证全流程统一。二、制度适用范围与日常应用环节（一）适用物品类型原材料：生产用主料、辅料、包装材料等（如钢材、塑料粒子、纸箱等）。半成品：生产过程中已完成部分工序、需进一步加工的中间产品（如未组装的零部件、半成品组件等）。成品：已完成全部生产工序、可对外销售的产品（如终端设备、整机产品等）。备品备件：设备维修用零部件、工具等（如电机、轴承、螺丝刀等）。其他物品：劳保用品、办公用品、低值易耗品等非生产类物资。（二）日常应用环节入库管理：新物品入库时，需核对编码信息，保证编码与实物一致后办理入库手续。存储管理：仓库货位标识、库存台账均需关联物品编码，实现“一物一位、一码一账”。出库管理：根据出库单上的物品编码拣货、复核，保证发放物品准确无误。盘点管理：通过扫码或人工核对编码，盘点库存数量与账面一致性，差异报告。移库管理：物品在不同仓库或库位间转移时，需更新编码对应的货位及库存信息。三、物品编码管理操作流程（一）步骤一：物品编码规则制定与审批编码结构设计物品编码采用“分类码+特征码+流水号”的组合结构，总长度为12位（不足12位前面补0），具体定义分类码（1-2位）：按物品属性分为大类，如“01-原材料”“02-半成品”“03-成品”“04-备品备件”“05-其他”。特征码（3-8位）：细分物品类别、规格、材质等特征，共6位，其中：第3-4位：中类（如原材料中的“钢材”为“01”，“塑料”为“02”）；第5-6位：规格型号（如“01”代表“大尺寸”，“02”代表“中尺寸”，“03”代表“小尺寸”）；第7-8位：材质/特性（如“01”代表“不锈钢”，“02”代表“碳钢”，“03”代表“ABS塑料”）。流水号（9-12位）：同一特征物品的顺序号，从“0001”开始递增，每类物品流水号独立。示例：某不锈钢成品（分类码“03”，中类“01”代表“金属成品”，规格“01”代表“大尺寸”，材质“01”代表“不锈钢”），其编码为“030101010001”。规则审批流程由仓库管理员某牵头，联合生产部、采购部、财务部共同制定编码规则，形成《物品编码规则方案》。方案提交至运营总监某审批，审批通过后作为公司标准执行，如需修订需重新履行审批流程。（二）步骤二：新物品编码申请与分配申请发起当新增物品（如新产品、新采购原材料）需入库时，由需求部门（如采购部、生产部）填写《新物品编码申请表》（见表1），注明物品名称、规格、材质、用途、供应商（如适用）等信息，提交至仓库管理部。审核与分配仓库管理部收到申请后，由编码管理员某对照《物品编码规则方案》确定物品分类码、特征码，唯一编码。对于跨部门争议物品（如既是原材料又是半成品的物品），由仓库管理部组织生产部、采购部召开协调会，明确分类后分配编码。编码分配完成后，在《物品编码总台账》（见表2）中登记物品信息及编码，并将编码反馈至申请部门。（三）步骤三：物品编码在仓库作业中的应用入库环节物品到货后，仓库管理员某核对送货单与《新物品编码申请表》，确认物品信息与编码一致后，在包装上粘贴条形码标签（标签包含编码、名称、规格等信息）。通过仓库管理系统（WMS）扫描条形码，录入入库数量、入库日期、供应商、货位等信息，入库单。存储环节物品入库后，按编码规则分类存放，货位标识需包含对应物品编码（如“01-02-05-0001”表示“原材料-塑料-中规格-货位0001”）。仓库管理员某每日更新《库存动态表》，保证编码与库存数量实时匹配。出库环节需求部门提交《出库申请单》时，必须填写准确的物品编码及数量。仓库管理员某根据出库单编码拣货，复核实物与编码、数量一致后，扫码出库，系统自动扣减库存。出库时，需在《物品出库记录表》（见表3）中登记编码、领用部门、领用人、出库日期等信息。盘点环节仓库每月组织一次全面盘点，由财务部某、仓库管理员某共同参与。盘点时，通过扫码枪逐个扫描物品编码，记录实际库存数量，与系统账面数量比对。对于差异物品，需在《盘点差异报告》（见表4）中注明编码、差异原因（如错发、损耗、系统误差等），经仓库经理某审批后调整库存。移库环节因仓库调整或业务需要移库时，由仓库管理员某填写《移库申请单》，注明物品编码、原货位、目标货位、数量等信息。移库完成后，通过WMS更新编码对应的货位信息，保证库存追溯路径清晰。（四）步骤四：物品编码的维护与更新编码停用对于已淘汰、停产物品，由需求部门提交《物品编码停用申请》，经仓库管理部、财务部审批后，在《物品编码总台账》中标注“停用”，并同步至WMS系统，停止使用该编码。停用编码需保留历史记录，保证过往库存数据可追溯。编码规则修订当现有编码规则无法满足新增物品需求（如新增大类、特征码不足）时，由仓库管理部提出修订申请，联合相关部门制定新规则，按原审批流程批准后执行。规则修订后，对新物品按新规则编码，旧物品编码保持不变，避免历史数据混乱。四、相关表单模板表1：新物品编码申请表申请部门申请日期物品名称规格型号材质/特性用途供应商（如适用）预估年用量备注申请部门负责人签字：仓库审核意见（编码分配）：编码：签字：日期：运营总监审批意见：签字：日期：表2：物品编码总台账编码物品名称规格型号分类码特征码所属仓库货位状态（在用/停用）录入日期030101010001不锈钢成品大尺寸0303010101成品仓A-01-001在用2024-01-01………表3：物品出库记录表出库日期编码物品名称规格型号出库数量领用部门领用人发货人复核人2024-01-15030101010001不锈钢成品大尺寸100生产部*某*某*某………表4：盘点差异报告盘点日期编码物品名称账面数量实际数量差异数量差异原因责任人审批人2024-01-20030101010001不锈钢成品500495-5出库漏录*某*某………五、执行过程中的关键控制点（一）编码唯一性管控严禁擅自修改物品编码，如发觉编码重复或错误，需立即停止使用并由编码管理员某核实修正。新物品入库前必须完成编码申请，未编码物品不得办理入库手续。（二）信息准确性管控物品信息（名称、规格、材质等）与编码的对应关系需经需求部门、仓库管理部双重确认，保证信息无误。入库、出库、盘点时，必须通过扫码或人工核对编码，杜绝“按经验发货”“凭记忆操作”。（三）编码规范性管控严格按照《物品编码规则方案》编码，不得随意增减码位或调整码段含义。条形码标签需清晰、牢固，避免因磨损、污损导致无法识别，标签破损需及时更换。（四）定期维护管控每季度由仓库管理部组织对《物品编码总台账》进行复核，保证编码与物品信息一致。对于停用、废弃物品，需在1个月内完成编码状态更新及历史数据归档，避免编码资源浪费。（五）人员培训管控新入职仓库管理员、领用人需接受编码管理制度及操作流程培训，考核