商务合同审批流程规范化工具执行指南

商务合同审批流程规范化工具执行指南一、适用业务情境本工具适用于企业各类商务合同的规范化审批管理，具体包括但不限于以下场景：常规业务合作：如产品销售、服务提供、渠道代理等日常经营活动中产生的买卖合同、服务合同框架协议；采购类合同：包括原材料采购、设备采购、办公物资采购等与供应商签订的采购合同；服务外包合同：涉及研发外包、营销推广、IT运维、人力资源服务等第三方服务合作合同；重要战略合作：如长期合作框架协议、合资合作意向书、战略合作备忘录等具有长期影响的合同文本；其他需审批的合同：如租赁合同、保密协议、知识产权授权合同等根据公司制度需纳入审批流程的其他合同类型。二、标准化操作流程（一）合同发起与资料准备操作主体：业务部门经办人（如销售专员、采购专员、项目主管等）操作内容：明确合同需求：与合作方沟通确认合作标的、权利义务、金额、履行期限等核心条款；起草合同文本：根据公司《合同管理办法》及模板，使用标准合同格式起草文本，保证条款清晰、无歧义；准备附件材料：包括但不限于合作方主体资格证明（营业执照复印件、授权委托书等）、技术协议、报价单、项目方案、过往合作记录等；填写《商务合同审批申请表》：准确录入合同名称、合同编号、合作方信息、合同金额、履行期限、审批流程发起部门等基本信息，并附合同文本及附件清单。输出成果：完整的合同文本（含附件）、《商务合同审批申请表》签字版（电子版+纸质版）。（二）部门内部初审操作主体：业务部门负责人操作内容：审核合同内容：重点审核合同条款是否符合业务目标、是否超出部门权限、合作方选择是否符合公司采购或合作政策；核实业务可行性：评估合同履行对部门工作的影响、资源是否匹配、风险是否可控；检查资料完整性：确认合同文本、附件、审批申请表等资料是否齐全、规范；签署初审意见：在《商务合同审批申请表》“部门初审意见”栏填写明确意见（如“同意提交法务审核”“需补充材料后重新提交”），并签字确认。输出成果：部门负责人签署初审意见的《商务合同审批申请表》。（三）法务合规审核操作主体：法务部（或公司法务专员）操作内容：合法性审查：审核合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险（如无效条款、违约责任不明确、知识产权归属不清等）；合规性审查：检查合同内容是否符合公司内部制度（如《采购管理办法》《费用报销制度》）、行业监管要求及商业道德规范；条款优化建议：对不完善或存在风险的条款提出修改意见（如“建议增加不可抗力条款”“明确争议解决方式为诉讼/仲裁”）；出具审核意见：在《合同审批意见表》“法务审核意见”栏填写审核结论（如“同意签署”“需修改后重新审核”“不同意签署”），并注明修改建议及依据。输出成果：法务部签署审核意见的《合同审批意见表》及合同修改版（如涉及修改）。（四）财务条款复核操作主体：财务部（或财务专员）操作内容：金额与支付条款审核：核对合同金额与报价单、预算是否一致，支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）、支付节点、发票类型等是否符合公司财务制度；成本效益评估：评估合同成本是否合理，是否符合预算要求，是否存在资金风险（如大额预付款未约定担保措施）；税务合规性审查：确认合同涉税条款（如税率、价税分离）是否符合税法规定，避免税务风险；出具复核意见：在《合同审批意见表》“财务复核意见”栏填写意见（如“同意支付条款”“建议调整预付款比例至%”），并签字确认。输出成果：财务部签署复核意见的《合同审批意见表》。（五）管理层审批操作主体：根据合同金额及重要性分级审批，具体一般合同（如金额≤10万元）：由分管业务副总审批；重要合同（如10万元＜金额≤50万元）：由总经理审批；重大合同（如金额＞50万元或涉及核心业务/战略）：提交总经理办公会或董事会集体审议。操作内容：审批决策：综合业务、法务、财务审核意见，评估合同整体风险与收益，决定是否批准合同签署；特殊事项审批：对超出常规授权范围的事项（如特殊合作模式、大额垫资等）需单独说明审批理由；签署审批意见：在《商务合同审批申请表》“管理层审批意见”栏签署最终审批结论（如“同意签署”“暂不签署，需补充材料”）。输出成果：管理层签署审批意见的《商务合同审批申请表》（重大合同需附会议纪要）。（六）合同用印与签署操作主体：行政部（或用印管理专员）+业务经办人+合作方法定代表人/授权代表操作内容：用印申请：业务经办人凭最终审批通过的《商务合同审批申请表》《合同审批意见表》及合同文本，向行政部提交用印申请；用印审核：行政部核对审批手续是否齐全、合同文本是否与审批版本一致，确认无误后安排用印；合同签署：双方法定代表人或授权代表在合同文本指定位置签字（或盖章），骑缝章、公司公章、合同专用章需加盖清晰、完整；文本分发：签署完成后，行政部留存合同原件（至少2份，公司与合作方各执1份），业务部门复印1份留存并同步录入合同管理系统。输出成果：双方签署并盖章的正式合同文本、用印登记记录。（七）履行跟踪与归档操作主体：业务部门（履约跟踪）+档案室（归档管理）操作内容：履约跟踪：业务部门指定专人负责合同履行，按合同约定节点跟踪交付、验收、付款等进度，填写《合同履行跟踪表》，记录履行情况及问题（如延迟交付、质量异议等）；验收确认：合同履行完毕后，业务部门与合作方共同办理验收手续，出具书面验收报告；档案归档：合同履行完毕或终止后30日内，业务部门将合同文本（含审批资料、附件、履行记录、验收报告等）整理成册，移交档案室统一归档，档案室按合同编号分类存放并建立电子台账。输出成果：《合同履行跟踪表》、验收报告、合同档案（纸质+电子）。三、配套工具表单（一）商务合同审批申请表合同名称合同编号合作方名称统一社会信用代码合作方地址/联系人联系方式合同标的合同金额（元）履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式□一次性□分期（请注明节点）部门初审意见负责人签字：_____________日期：__年__月__日法务审核意见审核人签字：_____________日期：__年__月__日财务复核意见审核人签字：_____________日期：__年__月__日管理层审批意见审批人签字：_____________日期：__年__月__日附件清单1.合同文本_页2.营业执照复印件3.技术协议4.其他：____________（二）合同审批意见表审核环节审核人审核意见（可另附页）审核日期部门初审*__年__月__日法务合规审核*YY__年__月__日财务条款复核*ZZ__年__月__日管理层审批*AA__年__月__日（三）合同履行跟踪表合同编号合同名称合作方履行阶段计划节点实际完成情况责任人备注（如问题记录）交付（如货物/服务）__年__月__日*BB验收__年__月__日*CC付款__年__月__日*DD（四）合同变更申请表原合同编号原合同名称变更事项（□标的□金额□履行期限□其他：______）变更前内容变更后内容变更原因部门意见负责人签字：_____________日期：__年__月__日法务意见审核人签字：_____________日期：__年__月__日财务意见审核人签字：_____________日期：__年__月__日最终审批审批人签字：_____________日期：__年__月__日四、关键控制要点合规性优先：所有合同条款必须符合法律法规及公司制度，禁止签订“阴阳合同”“霸王条款”等违规文本；信息完整准确：合同文本、合作方信息、金额等关键要素需与实际业务一致，避免因信息不全导致履约风险；时限管理：各环节审核时限原则上不超过3个工作日（重大合同不超过5个工作日），超时需在审批表中说明原因；风险意识：业务部门需主动识别合作方信用风