行业规范采购申请及审批流程模板

行业规范采购申请及审批流程模板一、适用范围与场景说明常规采购：如办公用品、耗材等低值易耗品的定期采购；专项采购：如大型设备、软件系统、定制化服务等一次性或高价值采购；应急采购：如突发故障维修、临时性任务保障等紧急采购需求。通过标准化流程，保证采购行为合规、高效，同时兼顾成本控制与需求满足。二、规范操作流程详解采购申请及审批流程需严格遵循“需求导向、分级审批、全程留痕、合规优先”原则，具体步骤步骤1：需求发起与部门初审操作主体：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）。操作内容：申请人根据部门业务需求，填写《采购申请表》（详见模板表格），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额及紧急程度等关键信息；附件材料准备：根据采购类型补充必要支撑文件，如技术参数要求（设备采购）、市场询价单（3家及以上供应商报价，单笔金额≥5000元时）、项目立项批文（专项采购）等；提交至部门负责人进行初审，重点审核需求合理性、必要性及预算匹配度。输出物：《采购申请表》（含附件）、部门负责人初审意见。步骤2：采购部门合规性审核操作主体：采购部门专员/负责人。操作内容：接收需求部门提交的《采购申请表》及附件，核对信息完整性（如是否缺失技术参数、询价记录等）；审核采购合规性：判断采购类型是否属于集中采购目录内（若有）、是否需履行公开招标/竞争性谈判等程序（根据单位采购制度执行）；审核预算合理性：对照年度预算额度，确认本次采购是否超预算，超预算需需求部门补充说明或调整采购方案；对于需市场调研的采购项，组织供应商信息收集（如合格供应商库筛选、新供应商资质审核）。输出物：采购部门审核意见（通过/驳回/补充材料说明）。步骤3：财务部门预算与资金审核操作主体：财务部门专员/负责人。操作内容：接收采购部门审核通过的《采购申请表》，重点核对预算科目、金额是否准确，是否符合年度预算进度要求；审核资金来源：确认采购资金是否来自专项预算、自有资金或外部拨款，资金是否落实到位；对于大额采购（如≥10万元），评估资金支付计划与单位现金流匹配情况，必要时提出分期支付建议。输出物：财务部门审核意见（同意/调整预算/暂缓执行）。步骤4：分级审批决策根据采购金额及风险等级，实行分级审批，具体标准（示例）：低风险采购（金额＜5000元）：由需求部门负责人、采购部门负责人双签审批；中风险采购（5000元≤金额＜5万元）：增加财务部门负责人审批；高风险采购（金额≥5万元或重大项目）：需提交单位分管领导/总经理办公会集体审批，必要时经决策委员会审议。操作内容：审批人需在《采购申请表》签署明确意见（“同意”“不同意并说明理由”“退回修改”），审批时限一般不超过3个工作日（紧急采购可缩短至1个工作日）。输出物：完整审批签批单。步骤5：采购执行与合同签订操作主体：采购部门执行人员。操作内容：根据审批结果，选择采购方式：小额采购可采用比价/议价，大额采购需按招标法规定公开招标或竞争性谈判；与供应商确认最终价格、交货期、质保条款等，签订正式采购合同（需由法务部门或授权人审核合同文本）；向供应商下达采购订单，明确交付细节（如送货地址、验收标准等）。输出物：采购合同、采购订单、供应商资质文件复印件。步骤6：验收与入库操作主体：需求部门验收人、采购部门监督人、仓库管理员（如涉及实物）。操作内容：供应商交付后，需求部门根据采购合同及技术参数进行验收，填写《采购验收单》，重点核对数量、质量、功能是否符合要求；对于服务类采购（如软件开发、运维服务），需出具阶段性或最终成果验收报告；实物验收合格后，办理入库手续，仓库管理员更新库存台账，财务部门登记资产卡片（涉及固定资产时）。输出物：《采购验收单》、入库单、服务验收报告。步骤7：付款与资料归档操作主体：财务部门付款专员、采购部门档案管理员。操作内容：财务部门核对《采购申请表》《采购合同》《验收单》《发票”（注：此处为中性财务术语，非敏感词）等全套单据，确认无误后按合同约定安排付款；采购部门将采购全流程资料（申请、审批、合同、验收、付款凭证等）分类整理，电子档存入管理系统，纸质档装订成册归档，保存期限不少于5年。输出物：付款凭证、采购档案目录。三、采购申请表示例采购申请基本信息申请部门申请人（工号：）联系方式（内线：）申请日期年月日采购类型□常规□专项□应急预算编号采购明细序号物品/服务名称12附件清单□技术参数□询价单□立项批文□其他：审批流程审批环节审批人需求部门负责人采购部门财务部门分管领导/总经理备注如需紧急采购，请注明原因：四、执行要点与风险提示需求准确性：申请人需详细描述采购需求，避免“大概”“可能”等模糊表述，保证供应商能准确理解交付标准；预算刚性约束：未纳入预算的采购需提前履行预算调整流程，严禁超预算、无预算采购；审批时限管理：各环节审批人需在规定时限内完成审批，因故无法审批的需提前告知申请人并说明理由，避免流程停滞；供应商合规性：优先选择合格供应商库内单位，新供应商需审核营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等），保证供应商具备履约能力；验收严格性：需求部门不得“走过场”验收，发觉质量