企业沟通协作平台功能需求文档

企业内部沟通协作平台功能需求文档一、平台概述企业内部沟通协作平台旨在打破部门壁垒，提升团队沟通效率，整合项目进度、任务管理、知识共享等核心功能，为企业提供一站式协作解决方案。平台支持多终端访问（PC端、移动端），满足员工日常办公、跨部门协作、项目推进等场景需求，助力企业实现高效、规范的内部协同。二、核心应用场景（一）部门日常协作场景描述：市场部与技术部需对接新产品推广需求，通过平台建立专项沟通组，实时同步需求文档、设计稿及反馈意见，避免信息传递滞后。市场专员某发起需求讨论，技术经理某组织成员评审，最终输出统一执行方案，并同步给相关部门负责人。（二）跨部门项目推进场景描述：公司启动“年度客户满意度提升”项目，涉及销售部、客服部、产品部三个部门。平台创建项目空间，项目负责人*某分配任务（如销售部提交客户反馈清单、客服部分析投诉数据、产品部制定优化方案），各成员在任务中更新进度、附件，项目周会通过平台线上召开，自动会议纪要并同步至项目空间，保证信息透明可追溯。（三）远程会议与决策场景描述：分公司负责人某需与总部管理层讨论季度预算调整方案，因部分成员出差，通过平台发起视频会议。会议前共享预算数据报表，会议中实时标注修改意见，会后系统自动决议事项（如“市场部预算增加10%，需提交详细说明”），并关联任务给财务部某及市场部*某跟踪落实。（四）知识沉淀与共享场景描述：新员工某入职后，通过平台搜索“报销流程规范”，快速获取最新制度文档、操作视频及常见问题解答；同时技术部某将项目开发过程中的解决方案沉淀至知识库，设置标签“前端开发”“bug修复”，方便团队成员按需检索，减少重复沟通成本。三、核心功能操作流程（一）即时消息发送与接收适用场景：快速沟通、文件临时传输、紧急事项通知操作步骤：登录平台：输入企业统一账号密码，进入工作台；选择联系人：在“通讯录”中搜索或选择部门/成员（支持单选、多选、部门群组选择）；编辑消息：文字消息：输入内容，支持表情、成员（提醒特定人员）；文件传输：“+”附件（单次不超过50MB，支持压缩包、文档、图片等格式）；语音消息：按住麦克风按钮录制（最长60秒），松开发送；发送确认：“发送”按钮，系统显示“已送达”状态；若对方未在线，消息存入“聊天记录”，对方登录后实时提醒。（二）项目空间创建与管理适用场景：跨部门项目、长期任务跟踪操作步骤：创建项目空间：在“工作台”“新建项目”，填写项目名称（如“2024年Q3新品上市”）、项目描述、负责人（默认创建者，可修改）、起止时间；选择成员：添加项目参与部门及人员（支持设置“管理员”“普通成员”“只读成员”三种角色）；任务分配：在项目空间内“新建任务”，填写任务名称（如“竞品分析报告”）、详细描述、优先级（高/中/低）、截止日期；指定负责人：从项目成员中选择，支持添加协助人员；附件：关联需求文档、参考资料等；进度跟踪：负责人每日更新任务状态（“待处理”“进行中”“已完成”“已阻塞”），并填写进度说明；项目管理员可在“项目仪表盘”查看整体进度（甘特图展示）、任务完成率、成员工作量统计。（三）线上会议组织与纪要归档适用场景：跨地域沟通、方案评审、决策会议操作步骤：创建会议：“会议”模块，选择“新建会议”，填写会议主题、时间（支持定时会议、立即开始）、时长、会议类型（视频/语音/屏幕共享）；邀请参会人：添加成员或部门，设置“必选/可选”参会人，支持发送会议提醒（提前15分钟、30分钟）；设置会议议程：分模块填写讨论内容（如“预算方案评审”“Q4目标拆解”），并关联相关文档；召开会议：组织者提前5分钟进入会议室，测试音视频设备；参会人通过会议或平台入口进入，支持静音/取消静音、开启/关闭摄像头、共享屏幕（可共享桌面、指定文件、白板）；会议中可使用“举手”“聊天”“实时标注”功能互动；纪要归档：会议结束后，系统自动录制会议内容（需提前开启录制权限），文字实录（支持转写，准确率≥95%）；组织者或指定人员编辑会议纪要，包括会议基本信息、议程讨论要点、决议事项、行动项（任务名称、负责人、截止日期）；纪要关联至项目空间或知识库，设置查看权限（仅项目成员可见/全公司可见）。（四）知识库文档管理适用场景：制度文件沉淀、经验共享、新员工培训操作步骤：创建文档：进入“知识库”模块，选择“新建文档”，支持在线编辑（Word/PPT/Excel格式）或本地文档；填写文档标题、描述，添加标签（如“财务制度”“产品手册”），选择所属分类（如“行政管理”“业务流程”）；协同编辑：支持多人同时在线编辑，实时显示修改记录（不同成员用不同颜色标记）；版本控制：自动保存历史版本，支持查看“修改日志”（谁修改、修改时间、变更内容），可回退至任意历史版本；权限与分享：设置文档权限：“仅本人可见”“指定成员可见”“部门可见”“全公司可见”；分享：外链（可设置密码及有效期），方便外部协作方（如供应商）查阅；收藏与订阅：成员可收藏常用文档，订阅分类更新后接收提醒。四、协作模板工具（一）会议纪要模板字段名称填写说明示例会议名称使用“主题+时间+类型”格式，如“2024年Q3销售目标评审会（2024.07.15）”会议时间精确到分钟，包含时区（若涉及跨地域）2024年7月15日14:00-16:00（GMT+8）会议地点/形式线上会议填写平台会议室号，线下会议填写具体会议室线上会议室A301/线下总部3楼第一会议室主持人填写姓名及工号（可选）*某（工号：1001）记录人填写姓名及工号（可选）*某（工号：1002）参会人员列出必选参会人姓名及部门，可选参会人标注“（可选）”某（销售部）、某（市场部）、*某（可选）会议议程分点列出讨论模块，注明负责人1.Q3销售目标拆解（负责人：*某）讨论要点按议程记录关键观点、争议内容及初步结论*某提出目标需结合区域市场容量调整决议事项明确结论，编号标注（如“决议1”）决议1：Q3销售目标调整为5000万元行动项关联任务，注明负责人、截止日期、交付物任务1：提交区域市场容量分析报告（负责人：*某，截止：7.20）附件清单列出会议享的文档名称及《2024Q3销售目标草案》（：xxx）（二）任务分配表模板字段名称填写说明示例任务编号自动（格式：项目简称-年份-序号，如“XCP-2024-001”）任务名称简洁明确，包含核心目标（如“完成竞品分析报告”）任务描述详细说明任务背景、目标、验收标准需覆盖3家主要竞品的产品功能、定价策略、市场份额所属项目关联项目空间名称2024年Q3新品上市优先级高（24小时内响应）、中（48小时内响应）、低（72小时内响应）高负责人填写姓名及工号*某（工号：1003）协助人员列出需要配合的成员姓名（可选）某（数据收集）、某（报告排版）截止日期精确到日，避免使用“尽快”“本周”等模糊表述2024年7月25日任务状态待处理/进行中/已完成/已阻塞（阻塞需注明原因）进行中进度说明每日更新，简述已完成内容及下一步计划已完成2家竞品数据收集，明日整理分析框架附件关联需求文档、参考资料等（支持多个附件）《竞品分析需求文档》《数据收集模板》（三）项目进度跟踪表模板字段名称填写说明示例项目名称全称，与项目空间一致2024年Q3新品上市项目阶段按里程碑划分（如需求分析、设计开发、测试上线、复盘总结）设计开发阶段计划开始时间项目阶段计划启动日期2024年7月1日计划完成时间项目阶段计划截止日期2024年7月31日实际开始时间阶段实际启动日期（若延迟需注明原因）2024年7月3日（需求文档评审耗时2天）实际完成时间阶段实际截止日期2024年8月2日进度偏差计划时间与实际时间的差值（“+/-天数”）+2天风险描述列出当前阶段的主要风险（如资源不足、需求变更）技术开发人员*某请假，可能影响进度负责人项目阶段负责人姓名及工号*某（工号：1004）关联任务数该阶段下已创建的任务数量5完成任务数该阶段下已完成的任务数量2五、使用规范与风险提示（一）账号与权限管理账号使用：员工需使用企业统一账号登录，禁止转借他人使用；离职时，管理员需及时禁用账号并导出工作数据（如聊天记录、项目文档）存档。权限划分：超级管理员：负责平台配置、成员管理、权限分配；部门管理员：可管理本部门成员在平台内的操作权限（如部门文档查看范围）；普通成员：使用基础沟通、协作功能，无权限修改平台配置。（二）消息与文件传输规范消息礼仪：沟通时使用礼貌用语，避免发送与工作无关的敏感信息（如个人隐私、公司未公开决策）；成员时需明确事由，避免频繁干扰他人。文件管理：文件命名规范：采用“日期_部门_文件名_版本”格式（如“20240715_市场部_竞品分析报告_V1.0”）；敏感文件加密：涉及财务数据、商业计划的文件需设置访问密码，并通过平台“加密传输”功能发送；定期清理：每月清理个人聊天记录中的临时文件，避免占用存储空间（平台自动保存30天，超期需手动）。（三）数据安全与隐私保护数据备份：平台每日凌晨自动备份数据（包括聊天记录、项目文档、任务数据），备份数据加密存储，保留30天。敏感信息处理：禁止在平台内录入或传播员工证件号码号、银行卡号等个人隐私信息；对外协作时，需通过“临时”分享文件，设置有效期（最长7天）及访问次数限制（最多10次）。（四）常见问题处理消息未送达：检查对方账号是否正常，若为群聊确认成员是否被移除群组；联系管理员排查网络或系统故障。文件无法打开：确认文件格式是否支持（平台支持主流Office格式、PDF、图片等），若为加密文件需核对密码；联系发送方重新。会议录制失败：提前确认浏览器权限（允许使用麦克风、摄像头），若仍失败，建议更换C