机关单位劳动合同管理规范指引

机关单位劳动合同管理规范指引为规范机关单位劳动合同管理工作，保障用人单位与劳动者双方合法权益，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国劳动法》等法律法规，结合机关单位用工实际，制定本指引。本指引适用于机关单位（含参照公务员法管理的事业单位）与非公务员、非事业编制聘用人员（以下简称“劳动者”）的劳动合同管理活动。一、总则（一）管理依据与原则机关单位劳动合同管理应当严格遵循国家劳动法律法规，坚持合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用原则，确保劳动合同订立、履行、变更、解除及终止全过程合规有序。（二）管理职责机关单位人力资源管理部门是劳动合同管理的责任主体，主要职责包括：1.制定本单位劳动合同管理制度及操作细则；2.组织劳动合同的订立、履行监督及档案管理；3.处理劳动合同纠纷及争议，配合劳动行政部门执法检查；4.定期总结分析劳动合同管理情况，优化用工机制。二、劳动合同订立（一）订立范围机关单位因工作需要聘用的专业技术人员、工勤人员、临时辅助人员等（不含公务员、事业编制人员及劳务派遣人员），应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。（二）合同类型根据用工需求，可选择以下合同类型：1.固定期限劳动合同：适用于阶段性工作任务，期限由双方协商确定；2.无固定期限劳动合同：适用于长期稳定用工，符合《劳动合同法》第十四条规定情形的，应当订立无固定期限合同；3.以完成一定工作任务为期限的劳动合同：适用于临时性、专项性工作（如项目攻坚、活动保障等）。（三）订立程序1.招聘与考核：通过公开招聘或内部选拔确定人选，对劳动者身份、资质、健康状况等进行核查；2.条款协商：人力资源部门向劳动者明示合同文本，双方就工作内容、报酬、期限等条款充分协商；3.签字与备案：劳动合同经双方签字（或盖章）后，用人单位与劳动者各执一份，人力资源部门留存备案。（四）合同内容1.必备条款用人单位名称、住所及法定代表人（或主要负责人）；劳动者姓名、住址及居民身份证号；劳动合同期限；工作内容、地点及工作时间（机关单位原则上实行标准工时制，确需加班的应依法支付报酬或安排调休）；劳动报酬（明确支付标准、周期及方式，不得低于当地最低工资标准）；社会保险（依法为劳动者缴纳养老、医疗、失业、工伤、生育保险）；劳动保护、条件及职业危害防护。2.可备条款双方可协商约定试用期、培训服务期、保密协议、补充保险（如职业年金、商业保险）等内容。其中，试用期时长应符合法律规定：合同期限3个月以下的，不得约定试用期；3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，试用期不超过2个月；3年以上固定期限或无固定期限合同，试用期不超过6个月。三、劳动合同履行与变更（一）全面履行原则用人单位与劳动者应当按照合同约定，全面履行各自义务。用人单位应按时足额支付劳动报酬、提供劳动条件；劳动者应遵守单位规章制度、完成工作任务。（二）特殊情形处理1.工资支付：遇法定节假日、疫情等特殊情况，工资支付日期可依法顺延，但需提前告知劳动者；2.社保缴纳：用人单位应在劳动合同存续期间依法缴纳社保，欠费需及时补缴并承担滞纳金；3.岗位调整：因工作需要调整劳动者岗位的，应与劳动者协商一致，签订书面变更协议。（三）合同变更劳动合同内容变更（如岗位、报酬、工作地点等）需双方协商一致，并签订书面变更协议。因客观情况重大变化（如机构改革、政策调整）导致合同无法履行的，用人单位应与劳动者协商变更，协商不成可依法解除合同。四、劳动合同解除与终止（一）解除类型及条件1.协商解除双方协商一致即可解除合同，用人单位提出解除的，应依法支付经济补偿。2.劳动者单方解除预告解除：提前30日以书面形式通知用人单位（试用期内提前3日）；即时解除：用人单位存在未付工资、未缴社保、违章指挥等法定过错情形的，劳动者可立即解除，无需提前通知。3.用人单位单方解除过失性解除：劳动者严重违反单位规章制度、严重失职给单位造成重大损害等，用人单位可即时解除，无需支付补偿；无过失性解除：劳动者患病或非因工负伤医疗期满后不能胜任原工作、经培训或调岗仍不能胜任的，用人单位提前30日书面通知或支付代通知金后可解除，需支付经济补偿；经济性裁员：机关单位因职能调整等原因确需裁员的，需提前30日向工会或全体职工说明情况，听取意见后报劳动行政部门备案，依法支付经济补偿。4.不得解除的情形劳动者处于医疗期、孕期、产期、哺乳期，或因工负伤被确认丧失部分劳动能力的，用人单位不得依照无过失性解除或经济性裁员条款解除合同。（二）合同终止有下列情形之一的，劳动合同终止：1.合同期满且双方未续订；2.劳动者开始依法享受基本养老保险待遇；3.劳动者死亡或被宣告死亡、失踪；4.用人单位被撤销、解散或依法宣告破产；5.法律、行政法规规定的其他情形。合同期满时，若劳动者处于医疗期、孕期等特殊时期，合同应续延至相应情形消失。（三）解除/终止程序1.用人单位应提前通知劳动者（无过失性解除需提前30日或支付代通知金）；2.出具解除/终止劳动合同证明，注明合同期限、解除日期、工作岗位等；3.15日内为劳动者办理档案和社保转移手续；4.在解除/终止后1年内，妥善保管劳动合同及相关材料。五、劳动合同档案管理（一）档案内容劳动合同档案应包含：劳动合同文本（含变更、解除、终止协议）；劳动者入职登记表、考核记录、奖惩材料；工资发放记录、社保缴纳凭证；解除/终止劳动合同证明及离职交接材料。（二）保管要求1.档案由人力资源部门专人管理，实行专柜存放、分类编号；2.保管期限：劳动合同终止后至少保存2年，重要材料（如无固定期限合同、争议处理材料）可长期保存；3.查阅权限：内部查阅需经部门负责人批准，外部查询（如劳动监察、司法机关）需凭正式文书调取。六、监督与责任（一）内部监督机关单位应定期开展劳动合同管理自查，重点检查合同订立率、工资支付、社保缴纳等情况，发现问题及时整改。纪检监察部门对用工合规性进行监督，防范廉政风险。（二）法律责任1.用人单位责任未在1个月内订立书面合同的，自用工满1个月起向劳动者支付双倍工资（最长11个月）；违法解除/终止合同的，应按经济补偿标准的2倍支付赔偿金；未出具解除/终止证明或扣押档案的，由劳动行政部门责令改正，造成损失的依法赔偿。2.劳动者责任违反服务期约定或保密协议的，应按约定向用人单位支付违约金（违约金数额不得超过用人单位提供的培训费用）；因个人过错给单位造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。（三）争议处理劳动合同争议发生后，双方应优先协商解决；协商不成的，可向劳动争议调解委员会申请调解，或直接向劳动人事争议仲裁委员会申请仲裁；对仲裁裁决不服的，可向