企业办公自动化系统用户操作手册

企业办公自动化系统用户操作手册一、系统概述企业办公自动化系统（简称“OA系统”）以数字化手段整合流程审批、文档管理、沟通协作、日程规划等核心办公场景，助力企业实现流程透明化、协作高效化与资源集约化管理。系统支持PC端、移动端（APP/企业微信/钉钉集成）多终端同步，覆盖行政、人事、财务等多岗位日常办公需求，可显著提升团队协作效率与管理精度。二、系统登录指南（一）登录入口系统提供三种登录路径，您可根据场景选择：客户端：在Windows/Mac电脑安装系统客户端，双击桌面图标启动。（二）账号与密码账号为企业统一分配的工号（或邮箱），初始密码由管理员设置（首次登录需修改，密码要求：8位以上，含大小写字母、数字或特殊字符）。若忘记密码，点击登录界面“忘记密码”，通过绑定的手机号/邮箱接收验证码重置。（三）首次登录注意事项1.登录后请立即进入【个人中心】-【账号设置】修改初始密码，避免账号泄露。2.勾选“记住密码”（仅在个人设备使用，公共设备请勿勾选），下次可快速登录。3.若提示“账号未激活”，请联系部门管理员或系统运维人员开通权限。三、核心功能操作说明（一）消息中心1.消息查看点击左侧导航栏【消息】图标，进入消息列表。系统消息（如流程通知、公告）标为“蓝色”，个人消息（同事沟通、@提醒）标为“黑色”，未读消息左侧显示红色圆点。点击消息可查看详情，支持回复、转发、标记已读/未读。2.消息发送点击右上角“+”号，选择“发消息”，搜索同事姓名/工号，进入聊天窗口。支持发送文字、图片、文件、表情，长按输入框可发送语音（移动端）。重要消息可点击“@”选择同事，设置“加急提醒”（对方将收到弹窗+短信通知）。3.消息设置进入【消息设置】，可自定义“免打扰时段”（如18:00-次日9:00）、“消息提醒方式”（弹窗/声音/震动）。对高频打扰的群聊/同事，可设置“仅接收@消息”或“静音”。（二）流程审批1.发起流程点击左侧导航栏【流程】-【新建流程】，选择流程模板（如“请假申请”“费用报销”“合同审批”）。按表单要求填写信息（带\*为必填项），上传附件（支持PDF、Word、图片等格式，单文件≤50M）。点击“提交”前，可预览流程节点（审批人、抄送人），确认后提交，流程将自动推送至下一节点。2.审批流程进入【待办事项】，点击流程标题查看详情（含表单信息、附件、历史审批意见）。选择操作：同意：填写审批意见（选填），点击“同意”，流程自动流转至下一节点。驳回：填写驳回原因（必填），点击“驳回”，流程退回发起人修改。转办：选择转办对象（需有审批权限），填写说明，点击“转办”。若需“加签”（邀请其他同事意见），点击“加签”选择同事，流程将暂停至加签人反馈。3.流程跟踪进入【已办事项】或【我发起的】，可查看流程当前状态（审批中/已通过/已驳回）。点击流程标题，可查看“审批轨迹”（各节点处理人、时间、意见），支持打印流程单。（三）文档管理1.文档上传与新建进入【文档】-【我的文件夹】，点击“上传文件”可批量上传本地文档；点击“新建”可创建文件夹、在线文档（Word/Excel/PPT）。在线文档支持多人实时协作（点击右上角“分享”，设置“编辑/查看”权限，邀请同事加入）。2.文档权限设置选中文件/文件夹，点击“权限”，可设置：个人可见：仅自己可操作。部门可见：所在部门成员可查看/编辑（需管理员权限）。在顶部搜索框输入关键词（文件名、内容关键词），系统将模糊匹配文档。（四）日程管理1.新建日程点击左侧导航栏【日程】-【新建日程】，填写标题、时间（开始/结束）、地点（可选）、参与人（@同事或部门）。选择“重复周期”（如每日/每周一），设置“提醒方式”（提前10分钟弹窗、短信提醒）。2.日程共享与同步点击日程详情页“共享”，可将日程同步至参与人日历，对方将收到提醒。移动端支持与手机日历（如iOS日历、微信日历）同步，避免遗漏重要事项。3.日程管理按“日/周/月”视图查看日程，拖拽日程块可调整时间，点击右键可“删除/修改”。逾期未完成的日程会标为“红色”，点击可标记“已完成”或“延期”。（五）系统设置1.个人信息修改点击右上角头像-【个人中心】，可修改头像、姓名、手机号、邮箱等信息（部分字段需管理员审核）。2.密码与安全进入【账号设置】-【修改密码】，输入原密码、新密码（需符合复杂度要求），确认后保存。开启“异地登录提醒”，若账号在陌生设备登录，将收到短信通知。3.通知设置进入【系统设置】-【通知管理】，可自定义“流程审批通知”“文档更新通知”“日程提醒”的接收方式（邮件/短信/弹窗）。四、常见问题解答（一）登录类问题Q：输入账号密码后提示“账号锁定”？A：连续5次密码错误将触发锁定，15分钟后自动解锁，或联系管理员重置密码。（二）流程类问题Q：流程提交后发现信息错误，能否撤回？A：若流程处于“待审批”状态，发起人可进入【我发起的】-点击流程-选择“撤回”；若已进入下一节点，需联系当前审批人驳回后修改。（三）文档类问题Q：上传文档时提示“格式不支持”？A：系统支持主流格式（PDF、DOC、XLS、PPT、JPG、PNG），若为特殊格式（如CAD、PSD），建议转换为PDF后上传。（四）移动端问题Q：移动端无法接收消息提醒？A：检查手机设置-【通知管理】是否开启“XX办公”的通知权限，或在系统【消息设置】中确认“移动端提醒”已开启。五、联系与反馈若您在使用中遇到未涵