2026年有色金属公司员工档案数字化管理制度

2026年有色金属公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案数字化管理工作，提高档案管理效率和利用价值，保障员工个人信息安全，实现档案资源的规范化、信息化、便捷化管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业职工档案管理工作规定》等相关法律法规及公司档案管理要求，结合有色金属公司人力资源管理实际情况，制定本制度。第二条本制度所称员工档案数字化，是指将员工纸质档案、电子文件等各类档案资料，通过扫描、录入、整理等方式，转化为标准化数字信息，存储于专用档案管理系统，实现档案的在线查询、利用、归档和保管的管理过程。第三条本制度适用于公司所有员工的档案数字化管理，包括在职员工、离职员工、退休员工及曾与公司建立劳动关系的其他人员的档案，涵盖管理类、技术类、生产操作类、营销类、后勤服务类等各类岗位员工。第四条员工档案数字化管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：严格遵守个人信息保护相关法律法规，规范档案收集、存储、使用等环节，保障员工合法权益；（二）真实准确原则：确保数字化档案信息与原始档案一致，无篡改、遗漏等情况；（三）安全保密原则：建立健全安全防护机制，防范档案信息泄露、丢失、损坏等风险；（四）规范统一原则：实行标准化的数字化流程、格式和管理规范，确保档案信息的统一性和可追溯性；（五）便捷高效原则：优化档案查询、利用流程，提高档案管理和使用效率。第五条人力资源部是员工档案数字化管理的归口部门，负责档案数字化的组织实施、系统维护、档案信息更新、权限管理等工作；信息技术部负责档案管理系统的技术支持、安全防护、数据备份等工作；各部门配合提供员工相关档案资料，协助完成档案数字化相关工作；档案管理人员负责档案的收集、整理、扫描、录入、审核等具体操作。第二章档案数字化范围与标准第六条数字化档案范围：员工档案数字化涵盖以下核心内容：（一）个人基本信息：包括入职登记表、身份证复印件、学历学位证书、职业资格证书、奖惩记录等；（二）劳动关系信息：包括劳动合同、聘用协议、岗位调整文件、薪酬调整记录、绩效考核材料等；（三）教育培训信息：包括培训报名申请表、培训结业证书、学习成绩单、技能提升证明等；（四）工作经历信息：包括工作调动通知、岗位说明书、工作业绩证明、离职证明等；（五）其他相关信息：包括体检报告、保密协议、竞业限制协议等与员工个人相关的各类档案资料。第七条数字化技术标准：档案数字化需符合以下技术要求：（一）扫描标准：纸质档案扫描采用彩色或黑白模式，分辨率不低于300dpi，确保图像清晰、文字可辨，扫描文件格式统一为PDF格式；（二）录入标准：档案信息录入需准确完整，关键字段（如姓名、身份证号、入职日期等）不得遗漏，录入数据格式统一规范；（三）命名标准：数字档案文件命名采用“员工编号-档案类别-文件名称-日期”的统一格式，确保便于检索和管理；（四）存储标准：数字档案存储采用加密格式，按员工编号、部门、档案类别进行分级分类存储，建立清晰的目录结构。第八条质量审核标准：数字化完成后，需进行双重审核：（一）格式审核：检查扫描文件的清晰度、格式、命名是否符合标准；（二）内容审核：核对录入信息与原始档案的一致性，确保无错录、漏录情况。审核不合格的，需重新进行数字化处理，直至符合标准。第三章档案数字化流程第九条档案收集整理：人力资源部档案管理人员对员工原始档案进行全面收集，按档案类别进行分类、排序、编号，清理破损、褶皱的纸质档案，确保档案资料完整、有序，为数字化处理做好准备。第十条扫描录入处理：档案整理完成后，由指定人员进行扫描和信息录入。扫描过程中需逐页扫描，避免缺页、重页；信息录入需严格按照原始档案内容如实填写，确保关键字段准确无误。对涉密档案资料，需在专用设备上进行扫描录入，避免信息泄露。第十一条质量审核归档：扫描录入完成后，审核人员对数字档案进行质量审核，审核通过的，按存储标准录入档案管理系统，建立数字档案索引；审核未通过的，退回相关人员重新处理。原始纸质档案按公司档案管理规定进行封存保管，确保账物相符。第十二条动态更新维护：员工档案信息发生变化时（如岗位调整、薪酬变动、培训结业等），相关部门需及时将更新资料提交人力资源部，档案管理人员在5个工作日内完成数字档案的更新维护，确保数字档案与员工实际情况保持一致。第四章档案存储与安全管理第十三条存储系统管理：数字档案存储于公司专用的档案管理系统，信息技术部负责系统的日常维护、漏洞修复和升级优化，确保系统稳定运行。档案管理系统需具备权限控制、操作日志记录、数据加密等功能，防范非法访问和数据篡改。第十四条数据备份机制：建立“双重备份”制度：（一）本地备份：每周对数字档案数据进行一次本地硬盘备份；（二）异地备份：每月进行一次异地服务器备份，备份数据需加密存储，确保数据安全。备份数据需定期进行恢复测试，确保备份有效。第十五条安全防护措施：（一）设备安全：档案数字化专用设备、存储设备需指定专人管理，设置开机密码和屏幕保护密码，禁止接入外网和无关设备；（二）网络安全：档案管理系统需部署防火墙、杀毒软件等安全防护工具，定期进行病毒查杀和安全检测；（三）人员安全：档案管理人员需签订保密协议，严格遵守保密规定，不得泄露员工档案信息。第十六条权限管理规范：档案管理系统实行分级授权管理，按以下权限等级分配访问权限：（一）管理员权限：可进行系统配置、用户管理、档案审核、数据备份等操作，仅限人力资源部负责人和指定管理人员拥有；（二）查询权限：可查询指定范围内的档案信息，不可修改、下载，根据工作需要分配给相关部门负责人；（三）只读权限：仅可查看本人档案信息，不可查询他人档案，分配给公司员工本人。权限变更需履行审批手续，及时更新权限设置。第五章档案查询与利用第十七条内部查询流程：因工作需要查询员工档案的，需填写《员工档案查询申请表》，注明查询事由、查询范围，经所在部门负责人签字、人力资源部审批后，凭授权账号登录档案管理系统查询。查询过程中不得复制、下载、传播档案信息，查询结束后及时退出系统。第十八条个人查询流程：员工本人查询自身档案信息的，需提交书面申请，经人力资源部审核同意后，在档案管理人员监督下进行查询，仅限查看本人相关信息，不得查询他人档案。第十九条外部查询规范：外部单位因公务需要查询员工档案的，需提供单位介绍信、查询人员身份证明及相关法律依据，经公司管理层审批同意后，由人力资源部指定人员负责查询答复，不得直接提供档案原件或数字档案副本，避免信息泄露。第二十条档案利用记录：所有档案查询、利用行为均需在系统中留下操作日志，记录查询人、查询时间、查询事由、查询内容等信息，操作日志保存期限不少于3年，便于追溯核查。第六章责任追究与附则第二十一条责任追究：对违反本制度规定的部门和个人，视情节轻重给予相应处理：（一）未按规定进行档案数字化、更新维护，导致档案信息错误、遗漏的，对相关责任人给予批评教育；（二）擅自泄露、复制、传播员工档案信息的，给予通报批评，情节严重的按公司相关规定处理；（三）因管理不善导致档案数据丢失、损坏或系统被非法入侵的，追究相关管理人员和技术人员责任；（四）伪造、篡改员工数字档案的，严肃追究相关人员责任，构成违法的，移交司法机关处理。第二十二条本制度未尽事宜，按照国家相关法律法规及公司档案管理、个人信息保护相关规定执