2026年智能宠物喂食器制造公司采购付款管理制度

2026年智能宠物喂食器制造公司采购付款管理制度第一章总则第一条为规范本公司智能宠物喂食器产品相关物资采购付款管理工作，保障公司资金使用安全、合规、高效，防范付款风险，明确付款流程及责任边界，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》《支付结算办法》等相关法律法规，结合本公司采购业务及资金管理实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于本公司智能宠物喂食器生产经营所需各类物资采购付款的全流程管理，包括但不限于电子元件（控制主板、传感器、电机）、机械配件（下料机构、齿轮组）、原材料（塑料粒子、金属件）、备品备件、包装材料等采购款项的申请、审核、支付、对账及异常处置，公司财务部、采购部、仓储部、质量管控部、审计部等相关部门及全体涉及采购付款的人员均需遵守本制度。第三条采购付款遵循“合规审核、账实相符、风险可控、时效保障”的原则，所有付款业务均需以真实有效的采购合同、验收凭证、合规发票为依据，在保障资金安全的前提下，按合同约定及时完成付款，维护公司与供应商的合作关系。第四条本制度所指“采购付款”是指公司依据采购合同约定，在完成物资验收合格后，向供应商支付采购款项的全过程，包括预付款、进度款、尾款等付款类型，核心目标是通过标准化流程管控，确保付款金额准确、依据充分、审批合规。第二章组织职责第五条公司财务部为采购付款管理的归口部门，主要职责包括：（一）建立并完善采购付款审核标准、资金支付流程及对账管理细则；（二）审核采购付款申请资料的完整性、合规性，核对付款金额、发票信息与合同、验收记录的一致性；（三）根据公司资金计划，按审批结果办理付款手续，确保付款方式、账户信息符合结算规范；（四）建立采购付款管理台账，记录付款日期、金额、供应商、对应采购合同、发票号等信息；（五）定期与供应商及公司采购部开展付款对账工作，处理对账差异，确保账账相符；（六）监督采购付款执行情况，识别并防范付款过程中的资金风险，配合审计部开展付款合规核查。第六条采购部职责：（一）根据采购合同约定及物资验收情况，及时提交采购付款申请，附齐合同、验收单、合规发票等资料；（二）核对供应商提供的发票信息（抬头、税号、金额、项目），确保发票与采购业务一致且符合税务规范；（三）对接供应商确认付款账户信息，反馈付款进度，处理付款过程中的沟通协调事宜；（四）配合财务部开展付款对账工作，核实对账差异原因，提供相关采购业务证明资料。第七条仓储部职责：（一）及时出具采购物资入库验收记录，明确验收物资的型号、数量、质量状态，作为付款审核的核心依据；（二）确保验收记录真实、完整，签字确认手续齐全，严禁出具虚假验收记录；（三）配合财务部、采购部核查验收记录与付款申请的匹配性，提供入库相关原始凭证。第八条质量管控部职责：（一）出具采购物资质量检测合格证明，明确物资质量是否符合合同约定标准；（二）对验收不合格的物资及时反馈，作为暂停付款的依据，待问题处置完毕后再出具相关证明；（三）配合核查因质量问题导致的付款异常，提供质量检测相关数据。第九条审计部职责：（一）每季度对采购付款业务开展专项审计，重点核查付款审批流程、发票合规性、账实一致性；（二）对付款异常（无依据付款、超合同金额付款、虚假发票付款）的业务开展核查，追溯责任人员；（三）监督采购付款整改措施的落实，确保资金使用合规。第三章采购付款全流程管理第十条付款前提条件：（一）采购合同已生效，且合同中明确付款条件、付款金额、付款方式、付款期限等条款；（二）采购物资已完成入库验收，仓储部出具验收合格记录，质量管控部出具质量检测合格证明（如需）；（三）供应商已提供符合税务规范的增值税发票，发票信息与采购合同、验收记录一致；（四）预付款需满足合同约定的预付款条件，且经公司管理层专项审批，预付款比例原则上不超过合同金额的30%。第十一条付款申请管理：（一）采购部在满足付款前提条件后，填写《采购付款申请单》，注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款类型、付款依据等信息；（二）申请单需附采购合同复印件、入库验收记录、质量检测合格证明、合规发票等资料，资料不全的财务部有权退回申请；（三）申请单经采购部负责人审核签字后，提交至财务部进行合规性审核。第十二条付款审核管理：（一）财务部收到付款申请后，1个工作日内完成审核：核对发票信息与合同、验收单的一致性，核查付款金额是否符合合同约定，确认资料齐全、信息无误后，提交至公司管理层审批；（二）单笔付款金额≤5万元的，由财务负责人审批；5万元＜单笔付款金额≤20万元的，由公司分管领导审批；单笔付款金额＞20万元的，由公司主要负责人审批；（三）审核发现资料不符、金额错误、发票不合规的，立即退回采购部整改，整改完成后重新提交审核。第十三条付款执行管理：（一）财务部在收到审批通过的付款申请后，按合同约定的付款方式（电汇、银行承兑汇票、网银支付等）办理付款手续，优先采用公对公转账方式，严禁向个人账户支付采购款项（特殊情况需专项审批）；（二）付款完成后，财务部及时将付款凭证反馈至采购部，由采购部告知供应商，并在付款台账中记录付款信息；（三）因银行系统故障、账户信息错误等原因导致付款失败的，财务部及时联系银行及供应商核实，重新办理付款手续，并记录失败原因及处置结果。第十四条异常付款处置：（一）发现发票虚假、验收记录不实的，立即暂停付款，由审计部介入核查，核实为违规行为的，追究相关人员责任；（二）供应商要求超合同金额付款或提前付款的，采购部需提交专项申请，说明理由，经管理层审批后方可办理，未经审批的财务部有权拒绝付款；（三）付款后发现物资质量不合格的，财务部配合采购部与供应商协商退款、扣款事宜，协商无果的按合同约定追究供应商违约责任。第十五条付款对账管理：（一）财务部每月与采购部核对付款台账，确保内部账册记录一致；每季度与供应商开展书面对账，确认已付款金额、未付款金额、发票开具情况；（二）对账发现差异的，3个工作日内查明原因：属于记账错误的及时更正，属于业务争议的由采购部与供应商协商解决；（三）每年年底开展采购付款全面对账，形成对账报告，上报公司管理层，作为次年资金计划制定的依据。第四章监督与考核第十六条财务部每月对采购付款审核、支付情况开展自查，重点核查审批流程合规性、发票合格率、付款准确率；第十七条审计部每半年开展一次采购付款专项审计，审计结果纳入财务部、采购部绩效考核；核心考核指标：付款合规率≥99%、发票合格率100%、对账差异闭环率≥98%；第十八条对未按规定审核付款资料、违规办理付款的财务人员，视情节轻重采取约谈、限期整改、扣减绩效等措施；对提供虚假验收记录、发票资料的采购人员，严肃追责，造成公司资金损失的，追究相应责任；第十九条对在采购付款管理中表现突出的部门或个人（如及时发现付款异常规避资金风险、优化对账流程提升效率），给予表彰或奖励；第二十条财务部将采购付款管控指标完成情况纳入部门绩效考