采购流程与供应商管理标准流程模板

采购流程与供应商管理标准流程模板一、适用范围与场景生产物料、办公用品、设备设施、服务类（如咨询、运维）等采购需求；新供应商引入、现有供应商绩效评估、合作关系调整等供应商管理活动；企业内部采购流程规范化、风险管控及跨部门协同需求。二、核心操作流程详解（一）采购流程1.需求提报与审批操作要点：需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，部门负责人审核需求合理性。采购部门接收申请表后，审核需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、预算是否在额度内），必要时与技术、质量部门联合确认技术参数。财务部门审核预算合规性，确认资金来源（如年度预算、专项预算）。最终提交至分管领导（如采购总监、运营副总）审批，审批通过后启动采购流程。责任部门：需求部门、采购部门、财务部门、分管领导。2.供应商寻源与初筛操作要点：采购部门根据需求类型，通过公开招标、邀请招标、询价采购、单一来源采购（适用唯一供应商情形）等方式开展寻源。对潜在供应商进行初步资质审核，重点核查：营业执照（经营范围是否匹配）、相关行业资质（如ISO9001认证、3C认证等）、过往合作业绩（需提供合同复印件或客户评价）、生产/服务能力（如产能、设备、技术团队）。填写《供应商初筛表》，对供应商基本条件进行评分（满分100分，60分以下直接淘汰），筛选出3家及以上合格供应商进入下一环节。责任部门：采购部门、质量部门（协助资质审核）。3.询价比价与议价操作要点：向初筛合格的供应商发出《询价单》，明确需求细节、报价要求（含报价有效期、是否含税、运费等）、交付周期、质量标准等。供应商在规定时间内（通常3-5个工作日）提交书面报价，采购部门汇总报价信息，形成《比价分析表》，从价格（占比40%）、质量（占比30%）、交付（占比20%）、服务（占比10%）四个维度进行综合评分。若报价差异较大（如超过15%），需要求供应商补充说明报价构成；必要时与供应商进行议价，确定最终合作方及价格。责任部门：采购部门、需求部门、财务部门（参与价格审核）。4.合同签订与备案操作要点：采购部门与选定供应商洽谈合同条款，合同需明确以下内容：双方基本信息、采购标的明细、数量及价格、质量验收标准、交付时间与地点、付款方式（如预付款比例、到货付款、质保金条款）、违约责任（如逾期交付、质量不达标时的处理方式）、争议解决方式等。合同需经法务部门（或指定法务人员）审核条款合法性，采购部门、需求部门、财务部门会签后，由公司授权代表（如总经理、采购总监）签字盖章，供应商签字盖章后生效。合同原件交采购部门备案，扫描件分发至财务、需求、仓库等部门存档。责任部门：采购部门、法务部门、需求部门、财务部门、授权代表。5.订单执行与跟踪操作要点：采购部门根据签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，注明订单编号、物料/服务信息、数量、交付时间、交付地点、收货联系人等，双方签字确认后生效。采购专员定期跟踪供应商生产/备货进度，通过电话、邮件或系统对接等方式确认是否按计划推进，如遇可能延迟交付（如供应商产能不足、原材料短缺），需提前3个工作日通知采购部门，协调解决方案（如调整交付时间、寻找替代供应商）。需求部门如有变更（如数量增减、技术参数调整），需提前5个工作日提交《采购变更申请》，经采购部门、财务部门审核后，书面通知供应商确认，避免口头约定。责任部门：采购部门、需求部门。6.验收入库与确认操作要点：供应商按订单交付物料/服务时，需提供送货单、质检报告（如适用）等资料，采购部门核对送货单与订单信息是否一致（如名称、数量、批次）。需求部门、质检部门、仓库部门共同现场验收：数量验收：清点实物数量是否与送货单一致，短缺或溢需在送货单上注明并双方签字确认；质量验收：按合同约定的质量标准（如国标、行标、企业标）进行检验，质检部门出具《检验报告》，合格品办理入库手续，填写《入库单》；不合格品由质检部门填写《不合格品处理单》，采购部门及时与供应商沟通处理方式（如退货、换货、折价接收）。《入库单》需由仓库管理员、验收人（需求部门/质检部门）、供应商送货人签字确认，原件交财务部门，复印件留存仓库。责任部门：采购部门、需求部门、质检部门、仓库部门。7.付款结算与归档操作要点：财务部门收到《入库单》《检验报告》《采购合同》《发票》等单据后，审核单据一致性（如合同号、订单号、金额是否匹配），确认无误后按合同约定安排付款（如预付款在合同签订后支付，到货款在验收合格后支付，质保金在质保期满后支付）。采购部门在付款后，整理采购全流程资料（含采购申请表、询价记录、合同、订单、验收单、发票等），按“一单一档”原则归档，保存期限不少于3年（重要合同、长期合作供应商资料保存不少于5年）。责任部门：财务部门、采购部门。（二）供应商管理流程1.供应商准入与资质审核操作要点：新供应商需提交《供应商信息登记表》，附以下材料：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证）、产品/服务说明书、过往合作案例（合同关键页复印件）、主要设备清单及产能说明。采购部门组织成立评审小组（含采购、技术、质量、财务人员），对供应商进行资料审核与现场考察（如涉及关键物料或大型设备采购），重点评估：生产能力（是否满足订单需求）、质量控制体系（是否有完善的质量检测流程）、财务状况（是否具备持续供货能力）、企业信誉（是否有重大诉讼或不良记录）。评审通过后，供应商录入《合格供应商名录》，颁发《供应商准入证书》；未通过评审的，书面告知原因，可6个月后重新申请。责任部门：采购部门、技术部门、质量部门、财务部门。2.供应商分级与分类管理操作要点：根据《供应商绩效评估表》得分及战略重要性，将供应商分为四级：战略级（90分以上）：合作紧密，如核心物料独家供应商，定期召开业务对接会，共同优化供应链；核心级（80-89分）：重要合作方，优先分配订单，协助提升其生产/服务质量；普通级（70-79分）：常规合作方，按需采购，定期跟踪绩效；备用级（60-69分）：作为应急补充，少量订单合作，持续观察表现。不同级别供应商采取差异化采购策略：战略级供应商可签订年度框架协议，简化采购流程；备用级供应商需每季度重新评估，连续两次低于60分则移出名录。责任部门：采购部门、战略规划部门（协助分级）。3.供应商绩效动态评估操作要点：每季度/半年对合作供应商进行绩效评估，评估周期与采购业务周期匹配，填写《供应商绩效评估表》，评估维度及权重：质量表现（40%）：来料批次合格率、退货率、质量问题整改及时率；交付表现（30%）：准时交付率、订单满足率、交付周期稳定性；价格与成本（20%）：价格竞争力、降价配合度、成本优化贡献；服务与合作（10%）：响应速度、沟通效率、配合度（如变更需求时的灵活性）。评估结果分为四级：优秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、不合格（70分以下）。评估结果经采购部门负责人审核后，反馈至供应商：优秀供应商给予订单倾斜、表彰奖励；合格供应商肯定成绩并提出改进建议；不合格供应商发出《整改通知书》，明确整改期限（通常15个工作日），整改后复评仍不合格则终止合作。责任部门：采购部门、需求部门、质检部门、仓库部门（参与评分）。4.供应商关系优化与淘汰操作要点：对战略级、核心级供应商，建立定期沟通机制（如每季度召开供应商大会），共同解决合作中的问题（如质量瓶颈、交付延迟），推动技术创新与流程优化，实现“双赢”。对连续两次评估为“不合格”的供应商，或出现重大违约行为（如提供假冒伪劣产品、严重逾期交付导致企业损失），经采购部门提出申请、分管领导审批后，从《合格供应商名录》中移除，终止合作，并保留追究其法律责任的权利。定期更新《合格供应商名录》（至少每年一次），引入新供应商（如通过行业展会、网络平台推荐），淘汰低绩效供应商，保持供应商队伍活力。责任部门：采购部门、法务部门、分管领导。三、配套工具表单模板1.采购申请表申请部门申请人申请日期采购类型（□物料□服务□设备）物料/服务名称规格型号单位需求数量用途说明预算金额（元）期望交付时间需求部门负责人签字采购部门审核意见□同意□需补充资料□驳回（原因：_________）审核人：_______日期：_______财务部门审核意见□预算合规□预算不足（需追加：______元）审核人：_______日期：_______分管领导审批意见□同意□不同意（原因：_________）审批人：_______日期：_______2.供应商信息登记表供应商名称统一社会信用代码成立时间注册资本地址联系人职务联系方式主营产品/服务年营业额主要客户（列举3家）是否通过ISO认证（□是□否，证书编号：______）生产/服务能力说明（如产能、设备、技术团队）往来业绩（提供合同复印件）资质证书（附复印件）采购部门初审意见□通过□不通过（原因：_________）审核人：_______日期：_______3.供应商绩效评估表供应商名称评估周期评估部门评估维度评分标准得分（100分制）质量表现（40%）来料批次合格率≥99%得40分，每降1%扣2分______交付表现（30%）准时交付率≥95%得30分，每降2%扣3分______价格与成本（20%）价格低于市场平均5%得20分，持平得15分，高于5%扣10分______服务与合作（10%）响应及时、配合度高得10分，存在推诿扣5分______总分综合评级（□优秀□良好□合格□不合格）______改进建议_________________________________________________________评估小组签字采购：_______需求：_______质检：_______日期：_______4.验收入库单采购订单号供应商名称送货日期验收日期物料名称规格型号单位送货数量质量检验结果□合格□不合格（不合格描述：_________）检验员：_______入库仓库仓管员：_______需求部门验收人：_______供应商签字：_______备注_________________________________________________________四、关键控制点与风险提示1.流程规范性控制采购需求必须经过“需求部门-采购-财务-分管领导”四级审批，严禁未经审批擅自采购；供应商寻源需优先采用公开招标方式，单一来源采购需经总经理审批并说明理由；合同签订必须经法务部门审核，严禁使用口头协议或未经审批的合同模板。2.风险防控要点资质风险：供应商资质证书需在有效期内，每年复核一次，避免因资质过期导致合作无效；质量风险：关键物料需签订《质量保证协议》，明确质保期及质量责任，留存供应商质检报告；交付风险：对长周期采购（如进口物料、定制设备），需在合同中约定逾期违约金（通常按日万分之五计算），并要求供应商提供生产进度计划；廉洁风险：采购人员严禁收受供应商回扣、礼品，违规者按公司制度严肃处理，情节严重者移交司法机关。3.协同效率提升建立跨部门