会议纪要撰写与会议决策执行跟进表

会议纪要撰写与会议决策执行跟踪表工具指南一、适用会议类型与场景本工具适用于各类需形成明确决策并需落地执行的工作会议，具体场景包括但不限于：日常管理会议：如部门周例会、月度工作推进会，用于同步进度、协调资源、明确短期任务。项目专项会议：如项目启动会、阶段评审会、风险协调会，用于明确项目目标、拆解关键任务、解决跨部门协作问题。跨部门协调会议：如资源调配会、流程优化会，用于打破部门壁垒、明确责任分工、推动协同事项落地。决策部署会议：如年度战略规划会、重要事项推进会，用于传达高层决策、分解战略目标、制定执行路径。二、会议纪要与执行跟踪全流程操作步骤（一）会前准备：奠定高效会议基础明确会议目标与议程会议发起人需提前1-2天明确会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决A项目跨部门资源冲突”），并制定详细议程（含议题、讨论时长、负责人），随会议通知同步给参会人员。示例议程：14:00-14:10会议目标说明（主持人：*经理）14:10-14:30Q3产品需求评审（负责人：*主管）14:30-14:50跨部门资源协调（负责人：*主任）14:50-15:00决议事项确认（主持人：*经理）准备会议资料与工具提前收集议题相关背景资料（如项目数据、方案草案、问题清单），分发至参会人员，保证与会者提前熟悉内容。准备会议记录工具：电子文档（如Word/在线协作文档）、录音设备（需提前告知参会人员）、白板/便签纸（用于记录关键观点）。（二）会中记录：保证信息完整准确记录核心要素，避免“流水账”会议基本信息：会议主题、时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人。讨论过程：按议程顺序记录各议题的核心观点（不同意见需标注，如“主管提出需求优先级应调整，经理认为需按用户价值排序”），避免逐字记录，提炼关键信息。决议事项：明确“做什么（决策内容）”“谁负责（责任人）”“何时完成（时间节点）”“资源支持（如需）”，这是执行跟踪的核心依据。示例决议：“Q3产品迭代方案V1.0版本由主管负责，8月15日前完成开发；设计资源由部门协调，8月5日前提交UI稿。”实时同步，保证记录一致性重要决议可当场宣读确认，避免理解偏差；多人参会时，可安排1-2人辅助记录（如专人记录讨论要点、专人记录决策事项），会后交叉核对。（三）会后整理：形成标准化会议纪要24小时内完成纪要初稿按会议记录整理纪要，结构建议为：[公司/部门]+[会议类型]+[日期]+会议纪要（例：“市场部2023年8月10日周例会会议纪要”）基本信息：会前记录的会议主题、时间、地点、参会人等。会议议程与讨论内容：按议程分点总结讨论要点，突出争议焦点及结论。决议事项与行动计划：列表呈现（含序号、决策内容、负责人、计划完成时间），这是执行跟踪的核心依据。附件：会议中提到的资料（如方案草案、数据报表）名称及获取方式。审核与分发纪要初稿完成后，提交主持人审核（重点核查决议事项的准确性、责任人和时间节点是否明确），审核通过后1个工作日内分发至所有参会人员及相关协作部门。分发方式：邮件发送（主题注明“会议纪要-请查收并执行”）、企业群/钉钉群同步，并要求接收人回复“已阅”，保证信息触达。（四）执行跟踪：推动决议落地闭环建立决策执行跟踪表以会议纪要中的“决议事项”为基础，创建《会议决策执行跟踪表》（模板详见第三部分），明确每项决策的“当前进度”“执行情况说明”“更新日期”，由责任人实时更新。定期跟进与提醒责任人需在计划完成时间前3天更新执行进度（如“进行中：已完成UI设计初稿，等待开发排期”），提前1天若，需在跟踪表中注明原因及预计完成时间。会议组织者（如部门助理/项目专员）每周/每两周汇总跟踪表，对逾期未完成的决策进行提醒（通过口头沟通或邮件催办），必要时协调资源解决执行障碍。结果反馈与闭环决策完成后，责任人在跟踪表中标注“已完成”，并附执行成果（如报告、实物照片），由会议组织者确认归档。对未按期完成的决策，需在下次会议中复盘原因（如资源不足、需求变更），并调整计划或明确新的责任人，保证“事事有跟进，件件有结果”。三、会议纪要模板[公司/部门]+[会议类型]+[日期]+会议纪要一、会议基本信息会议主题：[例：Q3产品迭代方案评审会]会议时间：[例：2023年8月10日14:00-15:00]会议地点：[例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）]参会人员：[例：经理、主管、专员、主任（共8人）]缺席人员：[例：请假（因出差），请假（因临时任务）]主持人：[例：*经理]记录人：[例：*专员]二、会议议程与讨论内容序号议题讨论要点1Q3产品需求优先级排序主管提出用户反馈的“支付功能优化”需求紧急度高，经理建议结合Q2用户数据，优先处理“搜索精准度提升”（用户投诉占比35%）。2跨部门资源协调*主任反馈设计部目前2名设计师负责B项目，无法支持Q3开发需求，建议从外部招聘临时设计师或调整B项目排期。三、决议事项与行动计划序号决策内容负责人计划完成时间资源支持1确定Q3产品迭代优先级：“搜索精准度提升”为第一优先级，“支付功能优化”为第二优先级*主管8月12日无2协调设计资源：从B项目抽调1名设计师，8月20日前到位；若无法协调，8月25日前确定外部招聘方案*主任8月18日人力部配合招聘流程38月15日前提交Q3迭代方案V1.0（含优先级、排期、资源需求）*主管8月15日*主任配合提供设计资源四、附件Q2用户投诉数据统计表Q3产品需求清单（初稿）分发范围：所有参会人员、总经理办公室、人力资源部抄送：[相关协作部门，如设计部、开发部]四、会议决策执行跟踪表模板序号决策事项（对应会议纪要序号）具体内容负责人计划完成时间实际完成时间执行情况说明更新日期备注11确定Q3产品迭代优先级：“搜索精准度提升”为第一优先级，“支付功能优化”为第二优先级*主管2023-08-122023-08-12已完成，方案已邮件同步至开发部，*主管确认无异议。2023-08-12无22协调设计资源：从B项目抽调1名设计师，8月20日前到位*主任2023-08-18-与B项目主管沟通后，设计师可于8月22日到位，已同步主管，需延期2天。2023-08-17需更新计划完成时间33提交Q3迭代方案V1.0（含优先级、排期、资源需求）*主管2023-08-152023-08-16因设计资源协调需延期，方案于8月16日提交，已包含调整后的设计资源安排。2023-08-16无更新说明：责任人需每周五17:00前更新执行进度，逾期未完成需在“执行情况说明”中注明原因及预计完成时间；“已完成”的决策由会议组织者标注“√”，并归档至共享文件夹。五、使用过程中的关键要点（一）保证记录的客观性与准确性会议纪要需忠实反映会议内容，避免记录人主观臆断或添加个人观点，尤其对争议性表述需标注各方立场（如“提出……，认为……”）。决议事项中的“负责人”“时间节点”必须经当事人确认，避免“拍脑袋”定责任，导致执行推诿。（二）强化执行跟踪的时效性执行跟踪表需与会议纪要同步建立，避免“会后就忘”；建议指定专人（如部门助理/项目PMO）负责跟踪表的汇总与提醒，保证责任到人、时限明确。对长期决策（如跨度超过1个月的任务），可拆解为阶段性里程碑（如“8月完成方案设计，9月完成开发”），便于分步跟踪。（三）注重闭环管理，避免“议而不决”每次会议需对上次会议的决策执行情况进行回顾（“上次决议的事项，当前进度如何？”），未完成的需说明原因并明确下一步行动，形成“计划-执行-检查-复盘”的闭环。对多次未按期完成的决策，需启动升级机制（如上报至分管领导），避免问题长期悬而未决。（四）区分会议类型，灵活调整内容