销售合同审查标准化流程模板风险控制与合规版

销售合同审查标准化流程模板（风险控制与合规版）一、适用业务场景新产品/服务销售合同的首次签订审查；老客户合同续签时的条款更新与合规复审；合同履行过程中重大变更（如标的物、价格、交付方式调整）的补充协议审查；涉及大额交易（如单笔合同金额超过企业规定标准）、特殊行业（如需资质许可的领域）或复杂交易结构（如分期付款、定制化交付）的重点合同审查。二、标准化操作流程1.合同接收与初步信息核对操作内容：销售对接人*收到对方合同文本后，首先检查合同完整性，包括封面、条款、附件（如报价单、技术参数表、资质文件等）是否齐全，页码是否连续，无缺页、涂改（除非双方盖章确认）。核对合同基本信息：合同编号（是否符合企业合同编号规则）、签约主体（双方全称、统一社会信用代码）、标的物（名称、规格/型号）、合同金额（大小写一致）、签订日期等关键信息是否清晰、准确。初步判断合同类型（如标准买卖合同、定制服务合同）及复杂程度，明确审查优先级（一般合同由销售对接人初步审核后提交法务专员审查；重大合同直接启动联合审查流程）。登记合同台账，记录合同来源、对接人、预计审查时限等信息，保证审查过程可追溯。2.主体资格审查操作内容：对方企业主体：要求提供加盖公章的营业执照复印件，通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台核实以下信息：企业名称、统一社会信用代码与营业执照一致；经营状态（存续、在营、开业、迁入等，避免与吊销、注销企业签约）；经营范围是否包含本次销售标的物（如需特殊许可，需核实是否持有有效资质证书，如食品销售需《食品经营许可证》）；法定代表人信息，授权代表签约的，需提供《授权委托书》（明确授权范围、权限、期限）及授权代表证件号码复印件，核实授权是否在有效期内。对方自然人主体：核实证件号码原件，记录姓名、证件号码号、住址，确认其具备完全民事行为能力（如为限制民事行为能力人，需法定代理人同意并追认）。自身主体信息：确认合同签约方与营业执照登记的企业名称一致，避免因主体不符导致合同无效。3.合同条款逐项审查操作内容：按照合同结构逐条审查核心条款，保证内容合法、明确、无歧义，重点核查以下内容：标的物条款：明确标的物名称、规格、型号、数量、质量标准（需引用国家标准、行业标准或双方确认的技术参数，避免“质量良好”等模糊表述），如为定制化产品，需附件列明详细技术要求。价格条款：确认单价、总价（大小写一致）、计价货币（如涉及外币，需明确汇率换算标准）、价格包含内容（是否含税、运费、安装费、培训费等），价格调整机制（如原材料价格波动超过±%时可调价，需明确启动条件及流程）。交付条款：约定交付时间（具体日期或“收到预付款后XX日内”）、交付地点（如“买方仓库”“指定交货港”）、交付方式（如“代办运输，运费由卖方承担”）、验收标准（如“按附件技术参数验收，验收期XX日”）、验收流程（如“买方收到货物后XX日内验收，逾期视为合格”），明确逾期交付的责任（如“每逾期一日，按合同总额的‰支付违约金，逾期超过XX日，买方有权解除合同”）。付款条款：明确支付方式（电汇、承兑汇票等）、支付节点（如“预付款30%订单确认后，发货前付至60%，验收合格后付至95%，质保金5%期满后支付”），付款账户信息（需与企业开户许可证一致，避免个人账户收款），逾期付款的违约责任（如“每逾期一日，按应付未付金额的‰支付违约金”）。违约责任：列举常见违约情形（如逾期交付、质量不符、拖欠货款等），明确违约责任承担方式（继续履行、补救措施、赔偿损失、支付违约金），违约金需合理（一般不超过实际损失的30%，过高可能被法院调整），约定定金条款的，需明确定金金额（不超过主合同标的额的20%），且定金与违约金不可同时主张。知识产权条款：明确标的物涉及的知识产权归属（如“卖方保证其交付的标的物不侵犯第三方知识产权，如有侵权，由卖方承担全部责任”），如涉及买方提供技术资料的，需约定保密义务及知识产权归属。争议解决条款：明确争议解决方式（诉讼或仲裁，建议优先选择诉讼并约定企业所在地法院管辖，避免异地诉讼成本），仲裁条款需明确仲裁机构全称（如“XX仲裁委员会”），避免“由当地仲裁机构仲裁”等无效表述。保密条款：约定保密信息范围（如技术资料、客户信息、价格条款等）、保密期限（一般至合同终止后2-3年）、保密义务主体（双方及知悉信息的人员），明确违约责任（如“泄露保密信息，支付违约金XX万元，造成损失的，赔偿实际损失”）。不可抗力条款：定义不可抗力事件（如自然灾害、战争、行为等），明确通知义务（不可抗力发生后XX日内书面通知对方）、证明文件（如部门出具的证明）、后果承担（部分或全部免除责任，延迟履行除外）。4.风险识别与评估操作内容：对审查中发觉的条款问题进行风险分类，形成《销售合同风险识别清单》，明确以下维度：法律风险：如条款违反《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规（如“买方对货物进行检验后，无论是否符合约定，均无权拒收”等排除买方权利的条款）；商业风险：如付款条件过于宽松（如“验收后6个月内付全款”导致回款周期过长）、交付周期过短（无法按时履约承担违约责任）；合规风险：如未遵守行业监管规定（如金融行业销售需符合适当性要求，医疗器械销售需符合《医疗器械监督管理条例》）。评估风险等级（高/中/低）：高风险：主体无资质、核心条款违法（如“约定争议解决方式为‘由卖方所在地法院管辖’且排除买方选择权”）、违约责任显失公平，需立即整改并上报法务总监*；中风险：条款描述模糊（如“合理时间内交付”）、违约金计算方式不明确，需补充修订；低风险：格式细节错误（如合同编号漏字）、标点符号使用不当，可备注优化。5.合规性审查操作内容：结合企业内部制度（如《合同管理办法》《反商业贿赂规定》）及外部法律法规，审查合同是否符合以下要求：行业监管合规：如互联网行业销售需符合《网络安全法》，跨境销售需遵守进出口管制及外汇管理法规；企业合规政策：如禁止“账外账”“回扣”等条款，明确“合同价款需通过企业对公账户结算，禁止任何形式个人收款”；格式条款合规：如使用格式条款的，需以显著方式提示对方注意免除或限制责任条款（如“免除卖方质量保证责任的条款”），并保证对方有权协商修改。检查合同是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归卖方所有”），如有，需要求对方删除或修订。6.合同修订与反馈沟通操作内容：对审查中发觉的不合规、不明确或高风险条款，法务专员*形成《合同修订意见表》，明确标注：修订条款序号及原文；修订建议（具体修改内容）；修订理由（法律依据、风险说明）。销售对接人将《合同修订意见表》反馈给对方当事人，说明企业立场及合规要求，协调对方进行修改；如对方不接受必要修订（如删除违法条款、调整违约责任），需上报销售负责人及法务总监*，评估是否继续合作或采取风险控制措施（如要求对方提供担保、降低合作额度）。双方达成一致后，形成修订版合同文本，保证所有修改处双方均盖章或签字确认（如为电子合同，需符合电子签名法要求）。7.最终审批与签署归档操作内容：修订版合同经以下流程审批：一般合同：销售部门负责人（确认商业可行性）、法务专员（确认法律合规性）审批；重大合同：增加业务部门负责人（确认业务资源匹配）、分管副总（最终决策）审批。审批通过后，按企业《用印管理制度》申请合同用印，保证用印与合同文本一致（如合同、附件、修订页均需加盖公章或合同专用章），避免“盖空白章”或“用印与文本不符”。双方签署合同：企业由授权代表签字（需明确授权范围）并加盖公章，对方由法定代表人或授权代表签字并加盖公章；自然人签约的，需签字按手印。合同签署后，销售对接人*负责收集合同正本（至少一式两份，双方各执一份）、附件、审批文件、修订意见表等资料，移交档案管理员归档，更新合同台账（记录签署日期、履行期限、负责人等信息），保证档案完整、可查询（电子档案需加密存储，定期备份）。三、合同审查标准化表格《销售合同审查表》审查项目审查要点审查结果（合规/不合规/需修订）风险等级（高/中/低）处理意见审查人审查日期主体信息对方营业执照、法定代表人、授权委托书、经营范围、资质许可法务专员*合同标的标的物名称、规格、型号、数量、质量标准，与附件一致性销售对接人*价格条款单价、总价、计价货币、包含费用、价格调整机制销售对接人*交付条款交付时间、地点、方式、验收标准、逾期责任法务专员*付款条款支付方式、节点、账户信息、逾期违约责任法务专员*违约责任违约情形、违约金计算、损失赔偿范围，定金条款（不超过20%）法务专员*知识产权知识产权归属、使用权限、侵权责任法务专员*争议解决争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖地/仲裁机构选择法务专员*保密条款保密范围、期限、违约责任法务专员*不可抗力定义、通知义务、后果承担法务专员*合规性行业监管、企业制度、禁止性条款、格式条款提示法务专员*其他特殊条款根据行业特性增加的条款（如环保、安全、跨境合规）业务部门负责人*审查结果为“不合规”或“需修订”的，需在“处理意见”栏明确修改内容及理由；风险等级为“高”的，需在24小时内上报法务总监*，并提交《风险应对方案》；审查人需签字确认，保证审查过程可追溯。四、审查操作关键注意事项主体真实性核查是核心前提：务必通过官方渠道核实对方主体信息，警惕“皮包公司”“空壳公司”签约风险，对高风险行业（如建筑工程、医疗器械）可要求对方提供银行保函、保证金等增信措施。条款明确性避免履约争议：合同中所有时间、金额、数量、质量标准等需量化表述，避免“合理”“尽快”等模糊词汇，如“交付时间不迟于2024年12月31日”“违约金按逾期金额的日万分之五计算”。违约责任需平衡双方权益：违约金约定过高可能被法院调整，过低则无法约束违约行为，建议参考《民法典》第585条，结合实际损失可能设定合理标准；同时明确违约责任的触发条件及免责情形（如不可抗力）。行业合规需重点关注：不同行业有特殊监管要求，如金融行业销售需履行“投资者适当性义务”（向投资者匹配风险等级相匹配的产品），医药行业需遵守《药品管理法》（禁止虚假宣传、违规促销），审查时需结合行业特性增加专项审查项。部门协作提升审查效率：销售部门需及时提供客户背景、合作需求等商业信息，法务部门需明确法律风险