某跑步俱乐部会议纪要管理制度

某跑步俱乐部会议纪要管理制度第一章总则第一条目的为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）会议纪要管理流程，确保会议决策、工作部署及会员服务相关信息的准确性、完整性与可追溯性，提升俱乐部管理效能和执行效率，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于俱乐部各级、各类会议的纪要管理工作，包括但不限于理事会会议、管理层办公会、部门工作例会、会员活动筹备会、跨部门协调会及临时紧急会议等。第三条管理原则1.真实准确：会议纪要须如实记录会议内容，客观反映讨论过程与决策结果，禁止虚构或遗漏关键信息。2.规范高效：明确记录、审核、归档等环节的责任主体与操作标准，确保流程简洁、运转高效。3.闭环管理：以会议纪要为载体，推动决策事项落地，强化执行跟踪与结果反馈，形成“记录-传达-执行-反馈”的完整链条。4.服务导向：聚焦会员需求，重点记录与会员服务、活动组织相关的议题及措施，体现俱乐部“以会员为中心”的核心理念。第二章管理职责划分第四条行政部职责行政部为会议纪要管理的统筹部门，主要职责包括：1.制定、修订会议纪要管理制度，监督制度执行；2.组织会议记录人员的业务培训，提升记录规范性与专业性；3.定期检查各部门会议纪要的记录、归档情况，提出整改意见；4.统一管理俱乐部重要会议纪要的电子与纸质档案，确保存储安全。第五条会议召集部门职责会议召集部门（或牵头人）为会议纪要管理的直接责任主体，主要职责包括：1.指定或安排专人担任会议记录员（以下简称“记录人”）；2.督促记录人按要求完成会议记录、整理与初稿编制；3.审核会议纪要初稿，确保内容完整、表述清晰、责任明确；4.跟踪会议决议事项的执行进度，协调解决执行中的问题，并将反馈情况补充记录至会议纪要。第六条记录人职责记录人须具备较强的文字归纳能力与业务熟悉度，主要职责包括：1.会前准备：提前了解会议议题，熟悉参会人员名单及背景，准备记录工具（如笔记本、录音设备等）；2.会中记录：实时记录会议进程，重点捕捉关键发言、争议点、决策结果及任务分工；3.会后整理：在会议结束后24小时内完成纪要初稿，核对参会人员签名（需到会人员确认参会情况），修正表述误差；4.配合归档：按要求提交经审核的会议纪要至行政部存档，并留存部门备份。第三章会议分类与记录要求第七条会议分类及记录重点根据会议层级与功能，俱乐部会议分为以下四类，记录时需突出针对性：1.决策层会议（如理事会会议）-定义：由俱乐部理事会成员参与，涉及战略规划、重大事项决策、制度修订等的会议。-记录重点：会议背景、审议议题、表决过程（含赞成/反对/弃权票数及理由）、最终决议（须明确决议内容、责任部门、完成时限）。2.管理层会议（如月度办公会）-定义：由俱乐部管理层（总经理、各部门负责人）参与，总结阶段性工作、部署下一阶段任务的会议。-记录重点：各部门工作进展总结（需量化关键指标）、存在问题及解决方案、下一阶段重点任务（须分解至具体部门/岗位，明确时间节点与考核标准）。3.执行层会议（如部门周例会、活动筹备会）-定义：由部门内部或跨部门执行人员参与，聚焦具体工作落地的会议。-记录重点：任务分解细节（如活动物资采购清单、宣传渠道分工）、难点讨论（如场地协调问题）、临时调整事项（如天气变化导致的活动时间变更）及责任人确认。4.会员相关会议（如会员座谈会、赛事说明会）-定义：以会员为参与主体，收集需求、解答疑问或宣贯俱乐部政策的会议。-记录重点：会员提出的意见建议（需分类整理，如服务流程优化、活动类型拓展等）、俱乐部回应（明确采纳/未采纳理由及后续改进计划）、会员权益保障措施（如积分规则调整、伤病康复指导服务新增）。第八条记录内容规范会议纪要须包含以下基本要素，具体格式见附件1《会议纪要模板》：1.会议基本信息：会议名称、时间（精确到分钟）、地点、主持人、记录人、应到/实到人员名单（缺席人员需标注原因）。2.会议议程：按顺序列明会议讨论的主要议题。3.发言要点：归纳参会人员的核心观点，避免逐字记录；对争议性议题，需记录不同意见及论证依据。4.决议事项：明确会议形成的结论性意见，如无决议需标注“未形成决议，待进一步调研”。5.任务分工：对决议事项进行分解，列明责任部门/责任人、完成时限、验收标准。6.备注：记录会议中提及的其他重要信息（如需后续跟踪的风险点、外部资源对接需求等）。第九条记录技术要求1.记录语言需简洁明了，避免模糊表述（如“尽快完成”需具体为“202X年X月X日前完成”）；2.涉及数据、时间、名称等关键信息须核对准确，避免笔误；3.重要会议（如理事会会议）可同步采用录音辅助记录，录音文件与会议纪要一并归档；4.电子记录需使用俱乐部统一模板（可通过OA系统调取），纸质记录需手写清晰，禁止随意涂改（确需修改时需记录人签名确认）。第四章审批与签发第十条审核流程会议纪要初稿完成后，须按以下流程审核：1.记录人初审：记录人对照会议录音（如有）或笔记，检查内容完整性、表述准确性，确保无遗漏或误记；2.主持人审核：会议主持人对纪要内容进行复核，重点确认决议事项与任务分工是否与会议结论一致，审核通过后签署姓名及日期；3.上级审批（可选）：涉及重大决策（如年度预算调整、会员权益体系改革）的会议纪要，需提交俱乐部理事长或总经理审批，审批意见需明确标注在纪要末尾。第十一条签发与传达1.经审核通过的会议纪要，由记录人通过俱乐部OA系统、工作群或纸质文件形式，在会议结束后48小时内传达至参会人员及相关责任部门；2.会员相关会议的纪要（如会员座谈会），需提炼与会员权益直接相关的内容，通过俱乐部公众号、会员服务群等渠道向全体会员公示（涉及保密内容的除外）；3.会议纪要签发后，任何部门或个人不得擅自修改；确需更正的，须经原审核人同意并标注“修订版”及修订原因。第五章归档与保管第十二条归档范围所有经签发的会议纪要（含电子稿与纸质稿）均需归档，包括：-决策层会议纪要（永久保存）；-管理层会议纪要（保存10年）；-执行层会议纪要（保存3年）；-会员相关会议纪要（保存5年，涉及会员个人信息的需符合隐私保护要求）。第十三条归档要求1.电子归档：会议纪要电子稿须上传至俱乐部OA系统“会议管理”模块，按“年度-会议类型”分类存储，设置访问权限（如决策层会议仅限理事会成员查阅）；2.纸质归档：纸质会议纪要需按月整理，标注“XX年XX月会议纪要合集”，存放于行政部档案柜，由专人保管；3.关联归档：与会议相关的附件（如活动方案草案、会员意见统计表）需与纪要一并归档，标注“附件”并编号。第十四条调阅与复制1.俱乐部内部人员因工作需要调阅会议纪要，需填写《档案调阅申请表》（见附件2），经部门负责人审批后，到行政部办理登记手续；2.外部单位（如合作赛事主办方）需调阅非涉密会议纪要，需提供单位公函，经俱乐部总经理批准后，由行政部指定专人陪同查阅；3.禁止私自复制或传播会议纪要，确需复制的需经原审批人同意，并标注“复制件，与原件一致”。第六章监督与考核第十五条监督检查行政部每季度对各部门会议纪要管理情况进行检查，检查内容包括：1.记录规范性：是否按模板填写，关键信息是否完整；2.审核时效性：是否在规定时间内完成审核与签发；3.归档完整性：电子与纸质文件是否同步归档，分类是否准确；4.执行跟踪：决议事项是否按计划推进，反馈是否及时。第十六条考核与奖惩1.检查结果纳入部门季度绩效考核，占比5%；2.对连续两次检查不合格的部门，由行政部下发《整改通知书》，限期3个工作日内完成整改；3.对会议纪要管理规范、执行效率高的部门，给予“年度卓越管理部门”称号，并在内部通报表扬；4.因会议纪要记录不全、传递延误导致工作失误的，追究记录人及审核人