DB14∕T 3399-2025 社会保险电子档案管理规范

ICS01.140.20

CCSA14

14

山西省地方标准

DB14/T3399—2025

社会保险电子档案管理规范

2025-04-16发布2025-07-16实施

山西省市场监督管理局发布

DB14/T3399—2025

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4基本要求...........................................................................2

5归档范围...........................................................................2

6收集...............................................................................2

7整理...............................................................................2

8检测归档...........................................................................3

9移交...............................................................................3

10保管..............................................................................3

11服务利用..........................................................................3

附录A（规范性）社会保险电子档案元数据方案...........................................4

参考文献..............................................................................8

I

DB14/T3399—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规

定起草。

本文件由山西省人力资源和社会保障厅提出、组织实施和监督检查。

山西省市场监督管理局对本文件的组织实施情况进行监督检查。

本文件由山西省人力资源和社会保障标准化技术委员会(SXS/TC25)归口。

本文件起草单位：山西省社会保险局。

本文件主要起草人：石鑫、宋圆圆、刘庆玲、郎惠彬、戴瑞虎、张凝、任丹、赵凌。

II

DB14/T3399—2025

社会保险电子档案管理规范

1范围

本文件规定了社会保险电子档案管理的基本要求、归档范围、收集、整理、检测归档、移交、保管、

服务利用。

本文件适用于社会保险电子档案的管理和利用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T22239信息安全技术网络安全等级保护基本要求

GB/T22240信息安全技术网络安全等级保护定级指南

GB/T25058信息安全技术网络安全等级保护实施指南

GB/T25070信息安全技术网络安全等级保护安全设计技术要求

GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求

GB/T31599—2015社会保险业务档案管理规范

GB/T31914电子文件管理系统建设指南

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T58—2014电子档案管理基本术语

DA/T70文书类电子档案检测一般要求

DA/T93—2022电子档案移交接收操作规程

LD/T03社会保险业务档案元数据规范

3术语和定义

DA/T58—2014界定的术语和定义适用于本文件。

电子档案

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

[来源：DA/T58—2014,2.2]

元数据

描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

[来源：DA/T58—2014,2.16]

1

DB14/T3399—2025

4基本要求

管理原则

应遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用和安全可控的原则。

管理机构

4.2.1业务经办部门负责做好经办服务事项电子文件的收集、整理、检测归档、移交工作。

4.2.2档案管理部门负责制定经办服务事项电子文件归档范围、分类目录和保管期限表，提出电子文

件归档功能要求、做好经办服务事项电子档案保管、服务利用工作。

4.2.3信息化部门负责电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。

设施设备

应设置和配备满足电子档案采集和安全管理的设施和设备。

管理制度

应建立健全维护电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，且支持电子档案收集、整理、检测

归档、移交、保管、服务利用等全流程管理的制度体系。

电子档案管理系统

4.5.1应使用社会保险电子档案管理系统对社会保险电子文件及元数据进行综合管理。

4.5.2社会保险电子档案管理系统的建设应符合GB/T31914、GB/T29194、LD/T03的规定，并将电

子文件归档要求嵌入业务系统，实现电子文件自动归档。

4.5.3应采取权限管理、实名账号管理、信息安全管理等有效的技术手段，确保其信息安全和保密。

5归档范围

应按照GB/T18894、GB/T31599的规定确定电子文件归档范围、电子档案分类和保管期限。

应按照LD/T03的规定建立社会保险电子档案元数据方案，实施元数据文件的创建、保管、存储、

转换、封装和应用。社会保险电子档案元数据方案按照附录A执行。

电子文件及其元数据应当同时归档。

6收集

经办过程中形成的经办服务事项电子文件及元数据应实现自动采集，且采集宜实时进行。

经办人员应将从数据共享平台获取的、参保单位和个人在线申报的信息数据及时导入电子档案管

理系统。

经办人员应将需参保单位和个人提供的版式电子文件、数字化文件一并收集，其中数字化文件应

符合DA/T31的规定。

7整理

应以件为单位将收集的电子文件及元数据并按照DA/T22的规定进行整理。

2

DB14/T3399—2025

应建立电子档案纸质目录和机读目录。

8检测归档

应按照DA/T70的规定对归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。

应按照GB/T31599—2015中7.4的规定归档。

9移交

9.1业务经办部门应按照《电子档案移交与接收办法》的规定移交电子档案。

9.2档案管理部门应按照DA/T93—2022第7章的规定接收电子档案。

10保管

10.1.1应按照GB/T22239、GB/T22240、GB/T25058、GB/T25070等信息安全等级保护标准，配备

与电子档案管理系统相适应的在线存储设备，用于电子档案的安全存储。

10.1.2应按照GB/T31599—2015中7.5、7.6的规定保管、鉴定、销毁电子档案。

11服务利用

应依法为参保单位、参保个人及行政机关、社会组织提供电子档案信息查询、制发证明、信息共

享等服务，且电子档案的使用，应符合国家有关信息安全和保密的规定。

在业务办理过程中，应充分利用电子档案及共享获取的电子证照、电子材料提取业务数据。能够

通过提取内部电子档案数据、外部数据共享能够获得的信息，不再另行要求参保单位或个人提供相同的

证明材料。

应当将电子档案作为内部稽核和事后监管的重要资源，纳入稽核及防范社会保险基金安全风险管

理。

3

DB14/T3399—2025

A

A

附录A

（规范性）

社会保险电子档案元数据方案

A.1采用多实体模式构建电子档案元数据集，并将其划分为文件实体元数据、业务实体元数据、责任

者实体元数据、授权实体元数据，其中，文件实体元数据、业务实体元数据、责任者实体元数据为必选

实体，授权实体元数据为可选实体。

A.2本方案内元数据的约束性与可重复性为：M-必选,C-条件选，O-可选；R-可重复，NR-不可重复。

A.3各元数据实体的元数据构成如表A.1至表A.4所示。

表A.1文件实体元数据

序号编号元素编号子元素

1M1行政区划代码（M，NR）

2M2经办机构代码（O，NR）

3M3经办机构名称（M，NR）

4M4全宗号（M，NR）

5M5全宗名称

6M6档案门类代码（M，NR）

7M7年度（M，NR）

8M8聚合层次（M，NR）

9M9档号（M，NR）

10M10题名（M，NR）

11M11责任者（M，NR）

12M12文件接收人（M，NR）

13M13接收部门（M，NR）

14M14时间（M，NR）

15M15形成时间（M，NR）

16M16修改时间（O，R）

17M17归档时间（M，NR）

18M18来源

19M19获取方式（M，NR）

20M20来源机构名称（M，NR）

21M21业务档案类别（M，NR）

22M22属类编码

23M23保管期限（M，NR）

24M24开放利用标识（M，NR）

25M25存储（M，NR）

26M26元数据文件名（M，NR）

27M27在线链接地址（C，NR）

4

DB14/T3399—2025

表A.1文件实体元数据（续）

序号编号元素编号子元素

28M28离线载体类型（C，NR）

29M29离线载体编号（C，NR）

30M30离线载体地址（C，NR）

31M31生成方式（C，NR）

32M32捕获设备（C，NR）

33M33设备名称（M，NR）

34M34设备型号（M,NR）

35M35数字化软件信息（O，NR）

36M36信息系统描述（O,NR）

37M37归档文件包名称（M，NR）

38M38档案文件页数（M，NR）

39M39文件类型（M,R）

40M40格式描述（M，R）

41M41图像参数（C,R）

42M42分辨率（M,NR）

43M43色彩模式（M，NR）

44M44压缩方案（M,NR）

45M45压缩率（M，NR）

46M46数字签名（O,R）

47M47签名格式描述（C,NR）

48M48签名时间（C,NR）

49M49签名者（C,NR）

50M50签名（C,NR）

51M51证书（C,NR）

52M52证书引证（O,NR）

53M53签名算法（O，NR）

54M54电子印章（O,R）

55M55签章时间（C,NR）

56M56签章业务（C,NR）

57M57签章表单（O，NR）

58M58证书（O，NR）

5

DB14/T3399—2025

表A.2业务实体元数据

序号编号元素编号子元素

1M59经办险种（M，NR）

2M60业务环节（O,NR）

3M61业务名称（O，NR）

4M62业务功能名称（M，NR）

5M63业务描述（O，NR）

6M64业务经办时间（M，NR）

7M65受理时间（O，NR）

8M66办结时间（M，NR）

9M67参保单位（M,NR）

10M68单位编号（M，NR）

11M69单位名称（M，NR）

12M70统一社会信用代码（O，NR）

13M71组织机构代码（O，NR）

14M72参保人（C，NR）

15M73社会保障号码（M，NR）

16M74身份证号码（M,NR）

17M75姓名（M,NR）

18M76个人编号（M，NR）

19M77档案管理活动（C,R）

20M78活动标识符（M，NR）

21M79管理活动名称(M，NR)

22M80管理活动时间（M，NR）

23M81管理活动描述（O，NR）

24M82管理活动描述（O,NR）

25M83关联实体标识符（C，NR）

26M84业务经办机构（M，NR）

27M85隶属部门（M,NR）

28M86隶属人员姓名（M，NR）

6

DB14/T3399—2025

表A.3责任者实体元数据

序号编号元素编号子元素