企业费用报销流程规范化通知

为进一步加强企业财务管理，优化费用报销流程，提升财务工作效率与合规性，确保企业资金使用安全、透明，结合公司实际运营情况，现对费用报销流程予以规范化调整，相关要求通知如下：一、适用范围本通知适用于公司各部门及所有涉及费用报销的员工，涵盖日常办公费、差旅费、业务招待费、项目经费等各类费用报销事项（特殊专项费用报销另有规定的，从其规定）。二、报销基本原则1.合规性原则：报销凭证、事由、金额需符合国家财经法规及公司财务制度，严禁虚报、冒领、篡改票据等违规行为。2.真实性原则：费用发生需真实、合理，与业务实际需求相符，严禁虚构业务或拆分报销。3.及时性原则：费用发生后应在业务完成后3个工作日内完成报销申请，特殊情况需提前报备并说明原因；跨月费用原则上不得超过次月5日，逾期未报且无合理说明的，财务部有权不予受理。三、报销流程规范（一）报销申请报销人需按要求填写《费用报销单》（或通过OA系统/财务系统线上填报），注明费用所属部门、项目、事由、金额、附件张数等信息，确保内容完整、字迹清晰（线上填报需上传附件电子档）。同时，需将合规票据（发票、收据等）按类别整理，附于报销单后：发票需注明用途、经办人签字，确保抬头正确、加盖有效发票专用章、内容与业务相符；非发票类凭证（如行政事业性收据）需加盖收款方有效印章，注明收款事由、金额、日期。（二）审批流程1.部门初审：报销人提交申请后，由部门负责人（或授权审批人）对费用的真实性、合理性进行初审，确认无误后签字（线上流程需完成电子审批）。部门负责人需对本部门报销事项的合规性负责。2.财务审核：初审通过后，报销单提交至财务部。财务人员对票据合规性（发票真伪、抬头、盖章、内容完整性）、报销单填写规范性、金额逻辑性进行审核。审核通过的，进入付款流程；审核不通过的，退回报销人补充完善或说明情况。3.高层审批（如需）：涉及大额费用（单次报销金额超过5000元）或特殊事项的报销，需经分管领导或总经理审批，具体额度及审批层级以《公司费用审批权限表》为准。（三）报销支付财务审核通过且审批流程完成后，由财务部按公司资金支付规定安排付款：付款方式优先选择银行转账（对公或对私，需提供准确收款账户信息），特殊情况需现金报销的，需提前说明并经财务负责人审批；报销款项原则上支付至报销人本人账户（或业务对应收款方账户），严禁代领、转付至无关人员账户。四、报销要求与注意事项（一）票据规范发票需为国家税务机关认可的正规票据，内容需与业务一致（如差旅费发票需注明出差事由、时间，招待费发票需注明招待对象、事由）；票据不得涂改、挖补，如有填写错误，需重新开具，严禁使用作废发票或虚假票据；因客观原因无法取得发票的（如境外小额支出、紧急零星采购），需提供情况说明（注明事由、金额、收款方信息），经部门负责人及财务负责人审批后，可凭其他合规凭证（如付款凭证、签收单）报销，但此类费用占比不得超过部门月度报销总额的5%。（二）特殊情况处理报销流程中如遇审批人外出，可通过线上审批、委托授权审批（需提前报备财务部）或事后补签（需在3个工作日内完成）等方式处理，确保流程时效。五、监督与考核1.财务部定期对报销凭证、流程合规性进行抽查，发现违规报销的，将追回已报销款项，视情节轻重对报销人及相关审批人进行通报批评、扣减绩效等处理；2.各部门需加强内部费用管控，建立费用报销台账，定期自查，确保本部门报销事项合规、真实。六、执行时间本通知自2024年X月X日起执行，原报销流程与本通知不符的，以本通知为准。此前已发生未报销的费用，按本通知要求补充完善后可正常报销。附件1.《费用报销单》填写模板2.《公司费用审批权限表》3.常见票据合规性示例请各部门组