工程资料管理岗位职责说明书

工程资料管理岗位职责说明书一、岗位定位工程资料管理岗聚焦工程项目全生命周期（从立项筹备到运维服务）的资料管理工作，通过系统化整合、审核、归档工程建设各环节的文件、图纸、记录等资料，确保资料体系完整、准确、合规、可追溯，为工程验收、审计、运维及纠纷处置提供核心依据，助力项目建设效率与合规性的双向提升。二、主要工作内容（一）全流程资料管控：从“收集”到“归档”的闭环管理动态收集：紧跟项目进度，同步采集立项批复、勘察设计文件、施工图纸、隐蔽工程验收记录、材料检验报告、监理日志、竣工验收报告等全链条资料；主动对接施工班组、设计单位、监理机构、供应商等协作方，建立“节点提醒+主动催收”机制，确保资料随工程推进同步生成、提交，避免“事后补录”导致的失真风险。精准审核：依据《建设工程文件归档规范》（GB/T____）、企业资料管理细则及项目合同要求，逐项校验资料的完整性（签字盖章、附件齐全性）、准确性（数据逻辑、图纸版本匹配度）、合规性（检测参数、流程签批合规性）；对缺失、错误资料第一时间反馈责任方，通过“限期整改+跟踪督办”确保资料质量。系统归档：按“分阶段、分类型、分责任主体”原则，将资料划分为前期手续、施工技术、质量验收、竣工备案等类别，采用“电子化（PDF、CAD、数据库）+纸质化”双轨管理；编制《工程资料归档目录》，运用工程资料管理系统（如筑业、恒智天成）实现资料的数字化存储、版本追溯、权限管控，确保检索便捷、调阅高效。（二）标准化与合规保障：从“执行”到“优化”的体系建设参与制定（或落地执行）企业《工程资料管理作业指引》，明确资料格式、填报要求、归档周期等标准；针对房建、市政、机电等不同项目类型，优化资料模板（如检验批表格、竣工图绘制规范），推动资料管理标准化在项目端的落地，减少“资料返工”成本。配合工程验收（专项验收、竣工验收）、审计（造价审计、合规审计）及政府主管部门检查，提前梳理资料体系，确保资料通过审查；为项目评优创奖（如鲁班奖、詹天佑奖）提供完整、规范的资料支撑，助力项目品牌价值提升。（三）跨部门协作：从“需求响应”到“问题解决”的联动支撑响应内部团队（项目部、技术部、成本部等）的资料需求：投标阶段提供历史项目类似资料参考，结算阶段调取签证、变更资料佐证造价，运维阶段定位竣工图支撑维修改造；针对外部单位（业主、审计机构、档案馆）的资料调阅申请，按流程合规提供，同步做好借阅登记与保密管理。牵头解决资料管理中的跨部门协作难题：如施工资料与设计变更的衔接、监理资料与施工记录的一致性等，通过“例会沟通+节点督办”推动各环节资料闭环管理，避免因资料脱节导致的验收延误、审计风险。（四）档案价值挖掘：从“存储”到“赋能”的长效管理建立工程资料电子台账与纸质档案库，运用BIM协同平台、云存储工具实现资料的数字化存储、异地备份、权限管控；定期对纸质档案进行防潮、防火、防损维护，确保档案安全。基于归档资料，梳理项目建设经验（如典型质量问题的资料佐证、施工工艺的优化依据），为后续项目提供参考；针对运维阶段的设备维修、改造需求，快速定位历史资料，支撑运维决策效率，降低运维成本。（五）风险防控与问题处置：从“预警”到“修复”的主动管理定期开展资料“健康度”检查，对基础验收、主体验收等关键节点的资料完整性进行预警，提前识别“资料滞后”“签字缺失”等风险，联合项目部倒排资料补全计划，避免验收“卡壳”。针对资料丢失、篡改、逻辑冲突等问题，联合法务、技术团队开展溯源分析，通过补充检测、重新签字、第三方鉴证等方式修复资料，降低项目合规风险与纠纷损失。（六）能力迭代与流程优化：从“学习”到“创新”的自我驱动跟踪住建部、档案局等部门的资料管理新规（如电子档案归档政策），结合企业实际更新《资料管理手册》；关注行业先进工具（如AI识别资料合规性、区块链存证技术），探索数字化管理升级路径，提升资料管理效率。总结项目资料管理经验，优化流程节点（如压缩资料审核周期、简化填报模板）；通过内部培训、案例分享，提升项目团队（施工员、资料员）的资料填报能力与合规意识，推动资料管理从“被动整理”向“主动赋能”转变。三、任职要求（一）专业与资质本科及以上学历（或同等能力），工程管理、档案学、土木工程、建筑工程技术等相关专业优先；持有资料员岗位证书、档案管理师资格证者优先。（二）技能与经验熟悉《建设工程文件归档规范》《建筑工程施工质量验收统一标准》等行业规范，掌握CAD、Office（Excel数据管理、Word排版）、工程资料管理系统操作技能；具备“图纸-现场-资料”的逻辑关联能力，能通过资料审核发现现场管理漏洞。具有1-3年工程资料管理经验（或建筑行业相关岗位经验），参与过2个及以上完整工程项目的资料管理优先；有大型房建、市政项目资料管理经验者优先。（三）职业素养细心、责任心强，对数字、文字敏感，能长期专注于资料细节管理；具备良好的跨部门沟通能力，能推动多方主体协同解决资料问题。抗压能力强，能适应项目赶工、验收冲刺等阶段的高强度资料整理工作，同时坚守合规底线。四、汇报与协作汇报对象：项目部资料主管/技术负责人（或企业档案管理部门负责人）。协作范围：施工班组资料员、设计单位资料员、监理工程师、业主方资料管理岗、企业内部技术/成本/法务团队。核心权限：资料审核的“整改建议权”（对不符合要求的资料可要求责任方