企业通讯录及联络方式标准模板

企业通讯录及联络方式标准模板一、适用场景说明本模板适用于企业内部统一管理员工联络信息，支持多场景高效沟通与协作，具体包括：新员工入职：快速录入新人信息，保证团队成员及时掌握最新联络方式；部门协作：跨部门对接工作时，快速查找对应岗位人员及联系方式；外部对接：向合作伙伴、客户等提供企业官方联络渠道，保证信息准确规范；紧急联络：突发事务中，通过通讯录快速定位相关负责人及紧急联系人；信息归档：作为企业内部通讯数据的标准存档依据，便于后续查询与追溯。二、通讯录创建与更新操作指南（一）需求发起由企业行政部（或人力资源部）根据组织架构调整、人员变动（入职/转岗/离职）或信息更新需求，发起通讯录创建或修订流程。（二）信息收集收集范围：需包含所有在职员工的基础联络信息及岗位相关信息；收集方式：通过内部OA系统表单、部门负责人汇总提交或员工自主填报（需保证信息真实完整）；必填字段：部门、姓名、职位、办公地点、分机号、紧急联络人（姓名及关系）。（三）模板填写根据本模板“三、企业通讯录标准模板”的格式要求，逐项填写员工信息，保证：部门名称与企业组织架构一致（如“市场部”“技术研发中心”）；职位名称规范统一（如“高级经理”“工程师”）；分机号、办公地点等格式保持一致（如分机号统一为4位数字，办公地点标注为“总部B栋2楼”）。（四）审核校验部门审核：由员工所在部门负责人核对信息准确性与完整性，确认无误后签字；HR复核：人力资源部核对员工入职状态、部门归属等人事信息与通讯录一致；行政终审：行政部汇总全公司通讯录，检查格式统一性、信息规范性后定稿。（五）发布与更新发布渠道：通过企业内部系统（如OA、钉钉/企业通讯录）、共享文件夹（如企业网盘）或公告栏发布最新版本；更新频率：每月固定5日前完成上月人员变动信息的更新与发布；若遇大规模组织调整，需在调整后3个工作日内完成更新。三、企业通讯录标准模板序号部门姓名职位办公地点分机号紧急联络人紧急联络人关系备注（如轮岗情况）1总经理办公室*明总经理总部A栋10楼1001*华（配偶）配偶每周二上午外勤2人力资源部*芳部门经理总部A栋5楼2001*强（父亲）父亲负责招聘模块3技术研发中心*磊高级工程师总部B栋3楼3005*敏（同事）同事（项目组长）主导项目开发4市场部*婷市场专员总部B栋2楼4002*宇（丈夫）丈夫兼华北区业务5财务部*刚出纳总部A栋6楼5003*丽（母亲）母亲每月15日报账日………四、使用注意事项与管理要求（一）信息准确性管理员工个人信息发生变更（如职位调整、分机号更换、紧急联络人更新）时，需在变动后2个工作日内通过OA系统提交更新申请，经部门负责人审批后由行政部同步至通讯录；禁止在通讯录中填写个人手机号、家庭住址等非必要隐私信息，紧急联络人仅限填写1人，且需提前获得员工本人授权。（二）权限与保密通讯录仅限企业内部员工因工作需要查询使用，严禁向外部无关人员泄露；涉密部门（如战略部、法务部）的员工联络信息可通过权限设置仅对授权人员开放，标注“涉密，内部限查”。（三）格式与规范所有信息需使用简体中文填写，避免特殊字符（如★、☆等）；“备注”栏仅用于填写非固定信息（如轮岗情况、外勤安排等），禁止填写与工作无关内容。（四）版本控制通讯录每次更新后需标注版本号（如V20240501）及更新日期，便于员工识别最新版本；旧版本通讯录在发布新版本后自动废止，行政部需在共享文件夹中保留最近3个版本以备追溯。（五）问题反馈员工