采购流程规范管理与验收记录表单

采购流程规范管理与验收记录工具指南一、工具应用背景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购活动，涵盖原材料、设备、办公用品、服务等各类采购场景。通过规范采购全流程操作，明确各环节责任主体，保证采购活动合规、高效，同时通过标准化验收记录表单实现采购过程可追溯、风险可管控，助力单位采购管理规范化、透明化。二、采购全流程规范操作步骤（一）需求发起与审批需求提报需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明、期望到货日期等信息，部门负责人签字确认。若涉及固定资产采购，需附《固定资产采购需求说明》（包括设备参数、使用场景、预算依据等）。预算审核财务部门对《采购申请表》中的预算金额进行审核，重点核查是否符合年度预算安排、是否存在超预算情况。超预算采购需提交《预算调整申请表》，经分管领导审批通过后，方可进入下一环节。分级审批根据采购金额及品类，按权限逐级审批：日常办公用品（金额≤5000元）：需求部门负责人→行政部/采购部负责人；生产性物料（金额≤2万元）：需求部门负责人→采购部负责人→分管生产副总；大额采购（金额＞2万元或固定资产）：需求部门负责人→采购部负责人→财务部→总经理/单位负责人。（二）供应商寻源与选择供应商信息收集采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价、供应商自荐等方式收集潜在供应商信息，建立《合格供应商名录》，名录内供应商需具备合法经营资质（营业执照、相关行业许可证等）。供应商评估与筛选对候选供应商进行综合评估，评估维度包括：价格竞争力（至少3家比价）、供货能力（产能、库存、交期）、质量保障（体系认证、过往质量记录）、售后服务响应速度、商业信誉（无重大违法记录）。评估结果形成《供应商评估表》，经采购部负责人审核后，确定最终供应商。采购方式确定单一来源采购：仅有一家供应商能满足需求（如专利产品、独家代理），需提交《单一来源采购说明》，经总经理审批；竞争性谈判：技术复杂或需求紧急，邀请3家及以上供应商谈判，形成谈判记录；公开招标：达到招标金额标准的（如单位规定金额≥5万元），需委托第三方招标机构或按单位招标流程执行，发布招标公告、开标、评标，确定中标供应商。（三）采购订单与合同签订订单下达采购部根据审批通过的《采购申请表》及供应商评估结果，向供应商下达《采购订单》，明确订单号、物料/服务信息、价格、数量、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准、违约责任等条款，双方签字盖章确认。合同签订（必要时）金额较大（如≥1万元）或长期合作项目，需签订正式《采购合同》，合同内容需与订单信息一致，并经法务部门（或指定审核人）审核无误后，双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同文本至少一式两份（采购部、供应商各执一份）。（四）物料到货与验收到货通知供应商按订单约定时间发货后，需提前1-3个工作日通知采购部及需求部门，提供发货清单（含物流单号、货物明细）。初检与入库准备仓库收到货物后，核对物流单号与订单信息是否一致，检查外包装是否完好、数量是否短缺，若发觉破损、数量不符等问题，立即联系供应商协商处理，同时记录《到货异常记录表》。联合验收需求部门、质检部（或指定验收人员）、仓库共同参与验收：数量验收：清点实物数量与订单、发货单是否一致；质量验收：按采购合同或技术协议约定的质量标准（如国家/行业标准、样品规格、检测报告等）进行检验，必要时可委托第三方检测机构出具检测报告；规格验收：核对物料规格型号、参数是否与订单要求一致。验收结果填写《到货验收单》，由验收各方（需求代表、质检员、仓管员）签字确认，验收单一式三份（采购部、仓库、需求部门各执一份）。不合格品处理若验收不合格，需立即启动不合格品处理流程：填写《不合格品处理记录表》，注明不合格原因、数量、处理意见（如退货、换货、让步接收等）；采购部与供应商协商处理方案，经需求部门及分管领导确认后执行，处理结果需书面记录存档。（五）入库与结算入库登记验收合格的物料，由仓管员在仓库管理系统中办理入库手续，更新库存台账，保证账实相符。付款申请采购部根据《采购订单》《到货验收单》《发票》（或合规收据）等单据，填写《付款申请单》，附相关合同、验收凭证复印件，按财务审批流程报批（需经采购部负责人、财务部负责人、分管领导签字）。财务结算财务部门审核《付款申请单》及附件无误后，按合同约定方式（如电汇、承兑汇票等）向供应商付款，付款后及时将付款凭证复印件交采购部留存。三、核心表单模板（一）采购申请表申请编号申请部门申请人联系方式申请日期需求明细物料/服务名称规格型号单位数量用途说明预算来源□年度预算□应急预算□其他______紧急程度□紧急□一般□不急审批意见部门负责人：日期：财务部：日期：分管领导：日期：总经理/负责人：日期：（二）到货验收单验收单号采购订单号供应商名称到货日期验收地点物料明细物料名称规格型号批次号应收数量验收意见需求部门代表：日期：签字：质检员：日期：签字：仓管员：日期：签字：不合格处理处理意见：□退货□换货□让步接收□其他______供应商确认：日期：签字：（三）不合格品处理记录表记录编号采购订单号不合格品名称规格型号数量发觉日期发觉环节不合格描述（可附照片或检测报告）原因分析□供应商生产问题□运输损坏□验收标准不明确□其他______责任部门：处理措施执行情况：完成日期：复验结果□合格□不合格复验人：日期：审核意见采购部负责人：日期：四、执行关键要点（一）严格预算控制坚持“无预算不采购、超预算不审批”原则，确需调整预算的，需履行完整的预算调整审批流程，严禁先采购后补预算。（二）规范供应商管理定期对《合格供应商名录》进行动态更新（至少每年复核一次），对存在供货延迟、质量不达标、商业信誉问题的供应商及时清退，并记录《供应商黑名单》避免再次合作。（三）明确验收责任验收过程需多方参与（需求、质检、仓库），验收人员需对验收结果负责，严禁“一人验收”或“走过场”验收，发觉质量问题需第一时间反馈，避免不合格物料流入生产/使用环节。（四）强化记录留存采购全流程各环节表单（申请、审批、合同、验收、付款等）需分类整理、编