高校行政档案管理工作规范

高校行政档案管理工作规范一、引言高校行政档案作为学校行政管理活动的原始记录，承载着办学历史、决策过程与治理成果，是维护学校权益、支撑教学科研、传承校园文化的核心载体。科学规范的行政档案管理，既是贯彻《中华人民共和国档案法》的法定要求，也是提升高校治理体系与治理能力现代化水平的关键环节。本文结合高校管理实践，从管理原则、流程规范、信息化建设、安全保障等维度，梳理行政档案管理的核心规范，为高校档案工作提供实操指引。二、管理基本原则（一）合法性原则行政档案管理需严格遵循《档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，建立以“统一领导、分级管理”为核心的管理体制。档案的收集、整理、保管与利用活动，需在法定框架内开展，确保档案管理全流程合规性，杜绝违规建档、擅自销毁等行为。（二）准确性原则档案内容需真实反映行政管理活动的原始状态，杜绝虚假材料或篡改行为。文件起草、审批、执行环节需严格把关，确保档案信息与事实一致；归档前需对材料的文号、日期、签章等要素进行核验，避免错漏。（三）完整性原则档案收集需覆盖行政管理全领域，包括公文处理、会议组织、人事管理、资产管理、对外合作等环节产生的文书、图表、声像等材料。需建立“全周期”收集机制，确保从文件形成到归档的全流程材料无缺失，避免因环节断裂导致档案链条不完整。（四）及时性原则档案需在规定时限内完成归档，避免材料积压或流失。日常行政文件可按“年度+类别”定期归档，专项工作（如校庆、评估）需在项目结束后30个工作日内完成归档；电子档案需同步生成、实时归档，确保档案与业务活动“同频更新”。三、管理流程规范（一）收集环节1.收集范围：涵盖学校党委、行政发布的正式文件，校级会议（党委会、校长办公会等）记录及决议，各部门年度计划、总结、统计报表，人事任免、职称评审、财务审计等专项材料，以及对外合作协议、荣誉证书、媒体报道等具有保存价值的材料。2.收集要求：各部门需指定专人负责档案报送，纸质材料需字迹清晰、用墨合规（禁用易褪色笔具），电子材料需确保格式兼容（如PDF、JPG、DOC等），并标注清晰的元数据（如文号、主题、形成时间）。（二）整理环节1.分类编目：采用“年度—机构—问题”或“年度—问题—机构”分类法，结合高校实际优化类目设置（如增设“双一流建设”“学科评估”等特色类目）。对每份档案进行编号、编目，建立《案卷目录》《文件目录》，确保检索路径清晰。2.装订装盒：纸质档案需去除金属物，采用线装或无酸纸装订；电子档案需按类目建立文件夹，统一命名规则（如“2023-党办-党委会议纪要-001”），并刻录至不可擦写介质备份。（三）鉴定环节1.保管期限鉴定：依据《高等学校档案保管期限表》，结合材料价值分为“永久”“30年”“10年”三类。涉及学校发展全局、师生权益的核心材料（如章程、学位授权文件）定为永久；一般性行政文件按周期鉴定。2.销毁程序：对超期且无保存价值的档案，需经档案鉴定小组审议、分管校领导审批后，由两人以上监销，销毁记录需永久存档。（四）保管环节1.实体保管：档案库房需达到“八防”要求（防火、防盗、防潮、防光、防高温、防尘、防鼠、防虫），配备恒温恒湿设备、消防系统、监控装置；档案柜需采用无酸材质，按类目有序存放，定期开展库房巡查（每月至少1次）。2.电子保管：电子档案需存储于专用服务器，建立“异地+本地”双备份机制；采用区块链技术确保电子档案防篡改，定期开展数据迁移（每5年一次），适配技术迭代。（五）利用环节1.查阅服务：建立《档案查阅登记制度》，校内人员凭有效证件查阅，校外人员需持单位介绍信并经审批；涉密档案需严格执行“知悉范围”管理，禁止复制、传播。2.开发利用：定期编研档案资料（如《学校年鉴》《历史沿革汇编》），通过档案展览、线上数据库等形式，为教学科研、校史研究提供支撑。四、信息化建设规范（一）数字化转型1.纸质档案数字化：对存量纸质档案进行规范化扫描，分辨率不低于300dpi，色彩模式为灰度或彩色（涉密档案除外）；扫描后需进行OCR识别，确保文本可检索。2.原生电子档案管理：推动行政文件“无纸化”流转，通过OA系统实现文件在线起草、审批、归档；电子档案需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》，确保元数据完整。（二）管理系统建设1.功能模块：档案管理系统需具备“收集—整理—保管—利用”全流程功能，支持多维度检索（文号、主题、时间、机构）、在线借阅审批、权限分级管理。2.数据安全：系统需部署防火墙、入侵检测等防护措施，用户登录采用“密码+验证码”双因子认证；电子档案需加密存储，日志记录需保留10年以上。五、安全保障机制（一）实体安全1.库房安全：档案库房与办公区物理隔离，安装甲级防火门、烟感报警器、气体灭火装置；配备防虫药剂（如樟脑丸），定期更换并记录。2.运输安全：档案移交、借阅需使用专用箱具，双人护送；涉密档案运输需密封并全程监控，禁止委托第三方物流。（二）信息安全1.数据备份：电子档案需每日增量备份、每月全量备份，备份介质异地存放（距离主库≥50公里）；每半年开展一次备份恢复演练，确保数据可恢复。2.保密管理：涉密档案需标注密级，存储于涉密服务器，访问需经“部门负责人+档案主管”双审批；定期开展保密培训，与档案人员签订《保密责任书》。六、人员能力要求（一）专业素养档案管理人员需具备档案学、行政管理等相关专业背景，熟悉《档案法》《高等学校档案管理办法》等法规；需掌握数字化加工、管理系统操作等技能，定期参加档案业务培训（每年不少于40学时）。（二）职业素养需具备高度责任心，严格执行档案管理制度；强化保密意识，对档案内容严格保密；具备服务意识，主动为师生、校友提供档案利用支持。七、监督考核机制（一）考核评价学校需将档案管理纳入部门绩效考核，从“归档及时率”“档案完整率”“利用满意度”等维度进行量化考核；每学年开展一次档案工作专项检查，通报结果并督促整改。（二）责任追究对档案管理中出现的材料缺失、违规借阅、数据泄露等问题，依法依规追究直接责任人和部门负责人责任；对表现突出的单位和个人，予以表彰奖励。八、结语高校行政档案管理是一项系统性、长期性工作，需以“规范促管理、创新提效能”为导向，在坚守合法性、准确性原则的基础上，加快数字化转型与智慧化升级。通过完