合同管理自查报告模板示范

合同管理自查报告模板示范为全面排查合同管理工作中的潜在风险，规范合同全流程管理，提升企业合规经营水平，结合企业实际运营需求，现提供合同管理自查报告模板示范，供参考使用。一、自查背景与目的随着企业业务规模扩大、合作场景多元化，合同作为经营活动的核心载体，其管理质量直接影响风险防控效果与权益保障能力。本次自查旨在通过系统梳理合同管理全流程，发现制度执行、流程操作、风险防控等环节的薄弱点，为优化管理机制、堵塞风险漏洞提供依据，推动合同管理工作向标准化、规范化、精细化迈进。二、自查范围与内容（一）自查范围本次自查覆盖企业近一年内签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等，涉及合同发起、审批、签订、履行、归档全周期管理环节。（二）自查内容1.合同订立环节：重点核查合同相对方主体资格审查（如营业执照、资质证书有效性）、合同条款合法性（是否符合法律法规及企业合规要求）、条款完备性（是否涵盖标的、价款、履行期限、违约责任等核心要素）、缔约程序规范性（是否履行授权审批、招投标等前置程序）。2.合同履行环节：跟踪合同履约进度（如交货、付款、服务提供是否按约执行）、变更与解除管理（是否存在擅自变更合同内容、未按流程解除合同的情况）、争议处理机制（是否及时发现履约异常并启动协商或法律救济程序）。3.合同档案管理：检查合同文本及附件（如审批单、沟通记录、变更协议）的归档完整性、存储安全性（纸质/电子档案的保管条件、借阅权限）、检索便捷性（是否建立分类索引或电子台账）。4.制度与执行匹配度：评估现有《合同管理制度》《合同审批流程指引》等文件的适用性，验证制度要求与实际操作的一致性（如审批权限是否严格执行、风险预警机制是否有效运行）。三、自查实施过程本次自查采用“资料核查+现场访谈+流程回溯”相结合的方式：资料核查：调取合同档案、审批记录、财务付款凭证等文件，逐项核对合同条款与履约数据的一致性；现场访谈：与合同发起部门、法务、财务、业务执行人员开展座谈，了解合同管理实操中的难点与风险点；流程回溯：选取典型合同（如金额较大、履约复杂的项目合同），从发起至归档全流程复盘，验证制度执行的有效性。四、自查发现的主要问题结合自查范围与方法，现将典型问题总结如下：（一）合同订立环节风险1.主体资格审查缺位：部分合作方未提供最新资质证明（如供应商安全生产许可证过期未察觉），或未通过国家企业信用信息公示系统核查其经营异常情况，存在缔约对象资质不符的法律风险。2.条款约定模糊不清：部分合同对“质量标准”“验收期限”“付款节点”等核心条款表述笼统（如“验收合格后付款”未明确“合格”的判定标准及时限），易引发履约争议。3.缔约程序执行不严：个别紧急项目合同存在“先履行、后补签”的情况，或未按规定履行招投标程序（如应公开招标的服务项目直接委托关联方），违反合规要求。（二）合同履行监控薄弱1.履约进度跟踪滞后：业务部门未建立履约台账，对“货到验收”“分期付款”等关键节点缺乏动态跟踪，导致部分合同超期履行（如设备交付延迟未及时追责）。2.变更与解除管理混乱：合同内容变更（如交货地点调整）仅通过口头沟通确认，未签订书面补充协议；部分合同已无履约可能，但未启动解除流程，造成资源闲置或法律责任悬空。（三）档案管理不规范1.归档资料不完整：部分合同缺少审批单、谈判记录、对方回签确认件等关键附件，或电子档案与纸质档案版本不一致（如线上审批后未同步更新纸质合同条款）。2.存储与检索低效：纸质合同未按“业务类型+签订时间”分类归档，电子档案未设置检索标签，导致需查阅历史合同时耗时较长，影响工作效率。（四）制度与执行脱节现有《合同管理制度》对“小额合同审批权限”的规定与实际操作冲突（制度要求部门经理审批，但实际由经办人直接签订），且未针对“新能源项目合作”等新业务场景更新条款，制度指导性不足。五、整改措施与优化建议针对上述问题，结合企业管理目标，提出以下整改方向：（一）强化合同订立全流程管控1.完善主体审查机制：制定《合同相对方资质审查清单》，要求业务部门在缔约前通过“国家企业信用信息公示系统”“裁判文书网”等渠道核查对方信用及涉诉情况，法务部门复核资质文件有效性，形成《主体审查报告》留档。2.细化合同条款模板：由法务部牵头，联合业务、财务部门修订《合同示范文本库》，针对采购、销售、服务等场景明确“质量标准”“验收流程”“违约责任”等核心条款的表述方式（如将“验收合格”细化为“到货后7日内，买方按GB/T标准完成验收，出具书面验收报告；逾期未提出异议视为验收合格”）。3.规范缔约程序：修订《合同审批流程指引》，明确“先审批、后签订”的刚性要求，对紧急项目设置“特批通道”（需分管领导书面说明原因并备案）；对依法需招投标的项目，由采购部联合法务部严格执行招投标程序，留存全过程文件。（二）建立履约动态跟踪机制1.搭建履约管理台账：业务部门按合同类型建立《履约进度表》，明确“交货/付款时间”“验收节点”“责任人”等信息，每周更新并同步至法务、财务部门；对超期履约或异常情况，启动“红黄绿灯”预警机制（黄灯预警→部门协商，红灯预警→法务介入）。2.规范变更与解除流程：要求所有合同变更、解除必须签订书面协议，由原审批部门复核后归档；对无履约可能的合同，法务部牵头评估解除风险，制定《解除方案》并报管理层审批后执行。（三）优化档案管理体系1.完善归档标准：制定《合同档案管理细则》，明确“合同文本+审批单+附件+履约记录”为归档必备资料，电子档案需与纸质档案逐页核对一致；业务部门在合同签订后5个工作日内完成归档，法务部按月抽查归档完整性。2.提升检索效率：纸质档案按“业务类型-签订年度-合同编号”分类存放，电子档案通过OA系统设置“关键词检索+分类标签”（如“采购合同-____”），实现“一键查询、全程追溯”。（四）推动制度与实操协同升级1.修订管理制度：由行政部牵头，联合各部门开展《合同管理制度》修订工作，重点明确“小额合同”的界定标准及审批权限，新增“新能源项目合作”“数字化服务合同”等场景的管理要求，经职工代表大会审议后发布。2.开展全员培训：组织“合同管理全流程培训”，内容涵盖“条款风险识别”“审批流程实操”“档案规范管理”等，通过案例分析、情景模拟提升员工合规意识；培训后进行考核，考核结果与绩效挂钩。六、总结与展望本次合同管理自查系统梳理了全流程风险点，为后续整改提供了清晰方