公司员工离职交接规范

公司员工离职交接规范为保障员工离职流程有序推进、维护公司业务连续性与资产安全，同时明确离职双方权责边界，结合公司管理实践，特制定本离职交接规范。本规范适用于全体员工（含试用期员工）的离职交接管理。一、离职交接核心内容（一）工作业务交接离职员工需将未完成工作的进展节点、风险提示、协作方对接信息以书面形式移交；标准化流程（如报表填报规则、客户服务话术）需整理为操作手册，或通过现场演示确保接手人熟练掌握；涉及业务系统账号（如OA、项目管理平台），需同步交接权限范围、常用操作指引，并配合完成密码重置（交接后原密码立即失效）。（二）客户与外部资源交接针对客户资源，需梳理合作周期、关键决策人联系方式、历史争议解决方案，形成《客户交接清单》并经直属上级审核；涉及供应商、合作伙伴，需同步交接合作协议有效期、付款节点、对接人权责边界，确保业务衔接无断层。（三）财务事项清算离职员工需在离职前完成个人借款核销（持有效票据冲抵或归还欠款）、费用报销收尾（未提交的报销单据需在离职申请获批后3个工作日内提交，逾期视为自愿放弃）；涉及项目垫资、备用金，需与财务人员逐项核对账目，签署《财务结清确认书》。（四）公司资产与办公用品归还需归还固定资产（如办公电脑、工牌、门禁卡、公司钥匙），并配合行政部门完成设备验机（含数据备份迁移、系统还原）；易耗品或领用物资（如文具、办公包）需按《领用登记台账》逐项清点归还，缺失或损坏需按公司资产管理制度赔偿。（五）内部权限与信息注销人力资源部门将在离职生效日注销员工系统账号（含邮箱、考勤、ERP、CRM等）、收回电子签章权限；离职员工需删除个人设备中存储的公司涉密文件（如合同文本、客户数据），并通过公司指定工具完成数据清理，提交《信息安全承诺书》。二、离职交接流程与执行要求（一）交接启动与准备员工提交离职申请（试用期员工提前3日、正式员工提前30日）后，直属上级应在2个工作日内指定交接负责人，并召开交接启动会明确范围、时间节点（原则上不超过15个工作日，复杂岗位可延长至30日）。离职员工需在3个工作日内完成《离职交接清单》的初步梳理，提交上级审核。（二）分阶段交接执行1.工作移交阶段：离职员工需与接手人进行至少2次面对面交接（含现场演示、疑问答疑），关键岗位需形成《工作交接报告》（含业务逻辑、风险点提示），由双方及上级签字确认；涉及跨部门协作的工作，需邀请相关部门负责人参与交接会，确保信息同步。2.资产与财务清算阶段：行政部门在工作交接完成后3个工作日内完成资产核验，财务部门同步开展账目核对；若存在资产未归还或财务未结清情况，需书面通知离职员工限期整改（最长不超过5个工作日）。3.权限注销与信息安全阶段：人力资源部门在离职生效日前1日完成系统权限注销，离职员工需在离职生效日当天提交《设备数据清理确认单》，由IT部门核验后归档。（三）交接确认与手续办结所有交接事项完成后，离职员工需与接手人、直属上级共同签署《离职交接确认书》，并提交人力资源部门审核；审核通过后，员工可按《离职手续办理指引》完成离职证明开具、社保公积金停缴申报、档案转移等手续。三、特殊情形与注意事项（一）紧急离职或岗位特殊性若员工因突发疾病、家庭重大变故等原因需紧急离职，经公司管理层审批后，可缩短交接周期，但需确保核心工作（如客户服务、项目交付）在2个工作日内完成临时交接，后续由公司安排专项人员补全细节；涉及核心技术、涉密岗位的员工，需额外签署《离职后保密协议》，并在离职后配合完成3个月内的业务咨询支持（无额外报酬，属义务履职）。（二）交接争议与纠纷处理若离职员工与接手人、上级在交接内容完整性、责任界定上存在争议，由人力资源部门牵头组织三方协调会（离职员工、直属上级、HR代表），以“业务连续性、风险最小化”为原则协商解决方案；协商无果时，可提交公司法务部门介入，依据劳动合同、保密协议等文件判定责任归属。（三）保密与合规要求离职员工需严格遵守《劳动合同》《保密协议》中关于商业秘密、客户隐私的约定，离职后不得擅自使用或泄露公司业务数据、技术方案；若因交接遗漏导致公司遭受经济损失（如客户流失、项目延期、资产损毁），公司保留追究其法律责任的权利。四、责任界定与违规处理（一）离职员工责任未按本规范完成交接（如隐瞒未结财务、遗漏核心工作文档、未注销涉密信息），公司有权暂缓发放离职薪资、绩效奖金，直至交接合规完成；造成公司直接经济损失的，需按损失金额的30%（最高不超过当年年薪）赔偿；情节严重者（如泄露商业机密），公司将依法追究其民事、刑事责任。（二）交接负责人与上级责任交接负责人（接手人）若未认真核验交接内容，导致后续工作出现重大失误，需承担绩效扣分、岗位调降等处罚；直属上级未履行交接监督