物业管理费用收支审核制度

物业管理费用收支审核制度一、制度目的明确物业费用收支审核的规范流程，确保资金收支合法、合规、真实、准确；保障业主对物业费用使用的知情权与监督权，维护业主合法权益；通过严格审核优化成本控制，提升企业财务管理水平，推动物业服务工作的规范化、专业化发展。二、适用范围本制度适用于[物业服务企业名称]（或“各物业服务项目”）内物业管理费用的收入、支出及相关财务活动的审核管理，涵盖财务部门、项目管理团队、物业服务人员及参与监督的业主代表等相关主体。三、审核职责分工（一）财务部门负责日常物业费用收支的账务处理，确保原始凭证的收集、整理、记账工作及时、准确，建立清晰的收支台账；按审核周期开展初步审核，核对收支数据与凭证的一致性，排查基础财务风险；配合审计或业主监督小组的核查工作，提供完整的财务资料。（二）项目经理统筹项目内物业费用的收支规划，对支出事项的必要性、合理性进行初步判断（如维修项目、服务采购等）；监督项目团队执行费用收支规定，协调解决审核中发现的项目层面问题；向业主公示审核结果时，做好沟通解释工作，收集业主反馈意见。（三）审计监督岗（或内部审计部门）定期对物业费用收支进行专项审计，重点核查大额支出、异常收支项目的合规性；对财务部门的初审工作进行复核，提出整改建议并跟踪落实；向企业管理层汇报审核与审计结果，推动管理制度优化。（四）业主监督小组代表业主参与物业费用收支的监督，对公示的收支情况进行核查，提出疑问或建议；收集业主对费用收支的意见，反馈至物业服务企业，推动问题整改与信息公开。四、审核流程规范（一）日常收支记录与凭证管理物业服务企业应建立《物业费用收支台账》，对每笔收入（如物业费、停车费、场地租赁费等）、支出（如人员薪酬、设施维修、公共能耗、办公费用等）进行逐笔登记，注明日期、金额、事由、对应凭证编号；所有收支事项需留存合法有效的原始凭证（如发票、收据、合同、验收单等），凭证需由经办人、证明人签字确认，涉及对外付款的需经审批人签批后入账。（二）定期初审（月度/季度）每月[X]日前（或每季度首月[X]日前），财务人员对上月（季度）的收支凭证、台账进行全面核对，重点检查：收入类：物业费收缴率与收费标准的一致性，其他收入（如广告收益）的入账完整性；支出类：费用支出是否在预算范围内，凭证是否齐全、签字审批是否完整，支出事项是否与物业服务内容相关。初审发现问题的，财务人员应立即与经办人沟通核实，要求补充资料或调整账务，形成《初审问题清单》并跟踪整改。（三）复审与审计（季度/年度）每季度末（或年度末），审计监督岗对当季（年度）的收支情况进行复审，结合初审结果，重点抽查大额支出、异常收支项目；复审需查阅合同文本、服务验收报告、供应商资质等资料，确认支出的真实性与合规性；年度审计时，可聘请外部审计机构对物业费用收支进行独立审计，出具审计报告。（四）公示与反馈每季度首月[X]日前（或年度[X]月[X]日前），项目经理应将经审核的《物业费用收支情况表》在小区公告栏、业主群、公众号等渠道公示，公示期不少于[X]个工作日；公示内容应包括：收入总额及明细（如物业费收入、其他收入）、支出总额及明细（按人员费用、维修费用、公共能耗等类别展示）、结余情况（如有）；业主对公示内容有疑问的，可通过业主监督小组或直接向项目经理、财务部门提出，相关部门应在[X]个工作日内书面答复，涉及整改的需在[X]日内完成并再次公示。（五）资料归档所有收支凭证、审核记录、公示材料等应按年度整理归档，保存期限不少于[X]年（建议不低于5年，符合财务档案管理要求）；归档资料需分类编号，便于查询与后续审计追溯。五、审核内容重点（一）收入审核1.物业费收入：核查收费标准是否与《物业服务合同》一致，是否存在擅自调价、重复收费等情况；收缴记录与台账是否对应，未缴费用的催缴措施是否落实。2.其他收入：如停车费、广告位出租费、场地使用费等，需核对合同约定的收费标准、结算周期，确认收入是否全额入账，有无截留、挪用情况。（二）支出审核1.人员费用：工资、社保、福利等支出是否与员工考勤、岗位配置相符，有无虚报人数、违规发放补贴等情况。2.维修养护费用：公共设施维修（如电梯、消防、绿化）的支出需核查维修合同、施工方案、验收报告，确认维修必要性与费用合理性；日常耗材采购需核对采购清单、验收单与发票，防止虚报冒领。3.公共能耗费用：水、电、气等能耗支出需与抄表记录、季节变化、设施运行情况匹配，排查浪费或异常损耗。4.办公及其他费用：办公用品采购、差旅费等支出需符合企业费用报销制度，凭证合规、审批完整。六、监督与问责机制（一）内部监督企业审计部门每半年对各项目物业费用收支进行抽查，对审核流程执行不到位、数据造假、违规支出等问题下达整改通知书，限期[X]日内整改；整改情况纳入项目经理、财务人员的绩效考核，多次整改不力的予以调岗、降薪或辞退。（二）外部监督业主监督小组可不定期要求查阅收支台账（需遵守保密约定，不泄露商业信息），对存疑事项可委托第三方机构审计（费用由全体业主或责任方承担）；若发现物业服务企业存在故意隐瞒收支、挪用资金等严重违规行为，业主可通过业主大会表决，依法追究其法律责任或要求更换物业服务企业。（三）违规处理对审核中发现的轻微违规（如凭证不全、入账延迟），责令责任人限期整改，扣除当月绩效奖金；对严重违规（如虚增支出、截留收入），除追回损失外，对直接责任人予以辞退，并视情节追究法律责任；涉及犯罪的，移交司法机关处理。七、附则1.本制度由[物业服务企业名称]财务部负责解释，