机关单位档案管理工作流程及规范

机关单位档案管理工作流程及规范一、档案管理工作的重要性机关单位档案是行政决策、业务开展、历史传承的核心凭证，其规范管理对维护单位历史真实面貌、提升行政效能、服务社会利用具有关键作用。做好档案管理工作，需以“收得全、管得好、用得上”为目标，遵循科学流程与严格规范，确保档案资源成为单位治理与社会发展的“活资料”。二、档案管理核心工作流程（一）档案收集：全面归集，应归尽归档案收集是管理的基础，需明确范围、时限、方式，确保“应归尽归”：收集范围：涵盖机关公务活动中形成的文书档案（公文、会议记录）、业务档案（项目审批、执法文书）、科技档案（基建图纸、设备说明书）、声像档案（照片、视频）及实物档案（荣誉证书、印章）等，覆盖单位职能全领域。收集时限：文书档案原则上年度结束后次年第一季度内完成收集；项目类、专项工作档案随项目结束或专项工作完成后3个月内收集；临时性工作档案在任务结束后1个月内收集。收集方式：采用“部门移交+专项征集”结合。各业务部门指定专人预整理本部门档案，定期移交至档案管理部门；对散存的历史档案、个人保存的公务档案，通过宣传动员、专项登记等方式征集。（二）档案整理：科学分类，规范组卷整理是档案有序化的关键，需遵循分类—组卷—编号—编目的流程：分类：依据《机关档案管理规定》，结合单位职能与业务特点，采用“年度—机构（或问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（或问题）”的分类方案，确保同类档案集中管理。组卷：将同一主题、同一阶段的文件组合成卷，卷内文件按时间或重要程度排序，编写页号，填写卷内文件目录与备考表；电子档案按“件”整理，确保元数据（创建者、修改时间、权限等）完整。编号与编目：对案卷（或文件）赋予唯一档号，编制案卷目录（或文件目录），注明档号、题名、日期、页数、保管期限等信息，实现“一卷（件）一目录”，便于检索利用。（三）档案鉴定：价值判断，分级保管鉴定需区分档案价值，划定保管期限：价值判断：成立由档案人员、业务骨干、法律顾问组成的鉴定小组，依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，从史料价值、行政价值、法律价值等维度评估。保管期限划分：分为永久、30年、10年三类。涉及单位历史沿革、重大决策、重要合同的档案定为永久；一般行政事务、阶段性工作档案按30年或10年划分。每年对到期档案复查，无保存价值的按程序销毁（需编制销毁清册，经单位分管领导审批后执行）。（四）档案保管：安全防护，环境可控保管需保障档案实体与信息安全：库房管理：档案库房应独立设置，远离潮湿、高温、易燃区域，配备恒温恒湿设备（温度14-24℃、相对湿度45-60%）、防火防盗设施（烟雾报警器、门禁系统）、防磁柜（存放磁性载体档案）。实体防护：档案装具采用无酸纸档案盒、防蛀药剂，定期检查档案状况，发现霉变、虫蛀及时处理；电子档案需异地、异介质备份，防止数据丢失。（五）档案利用：依规服务，高效便捷利用需平衡“便捷服务”与“安全保密”：保密要求：涉密档案利用严格执行保密制度，借阅、复制需登记备案，严禁擅自扩散；利用结束后及时归还，档案人员核查完整性。（六）档案编研：资源开发，服务决策编研是档案价值的深度挖掘：编研内容：围绕单位中心工作，编制《大事记》《组织机构沿革》《专题文件汇编》等，或针对历史档案开展研究，形成参考资料（如政策沿革分析、历史案例汇编）。（七）档案移交：手续完备，责任清晰移交分为内部移交与向档案馆移交：内部移交：部门向档案管理部门移交档案时，填写《档案移交清册》，双方签字确认；档案管理部门向档案馆移交时，按《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，编制移交目录，办理交接手续。移交要求：永久保管的档案自形成之日起满20年、定期保管的档案满保管期限，按规定向同级国家档案馆移交，确保移交档案完整、准确、系统。三、档案管理工作规范要求（一）制度规范：建章立制，有章可循建立“三纳入”制度：将档案工作纳入单位工作计划、工作考核、人员职责；制定《档案管理制度》《档案借阅制度》《电子档案管理办法》等，明确各环节操作标准，确保“事事有制度，步步有规范”。（二）人员规范：专业素养，责任落实岗位要求：档案管理人员需具备档案专业知识或相关工作经验，熟悉《档案法》《机关档案管理规定》等法规，掌握数字化管理技能。培训考核：定期组织档案人员参加业务培训（如档案整理、数字化加工、保密管理），将档案工作纳入个人绩效考核，强化责任意识。（三）技术规范：数字赋能，安全可控数字化管理：推进档案数字化转型，纸质档案扫描需符合《纸质档案数字化技术规范》，确保图像清晰、元数据完整；电子档案管理系统需具备“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）检测功能。系统安全：档案管理系统部署在单位内网，设置访问权限（只读、编辑、管理员），定期更新系统补丁，防范网络攻击。（四）保密规范：分级管理，全程管控密级划分：按《保守国家秘密法》，对档案进行密级鉴定（绝密、机密、秘密、非密），涉密档案单独保管，借阅需经保密部门审批。全程保密：从收集到利用的全流程，严格执行保密制度，档案人员签订保密责任书，严禁泄露档案内容。四、保障措施（一）组织保障：强化领导，明确责任成立档案工作领导小组，由单位分管领导任组长，办公室（或档案管理部门）牵头，各部门负责人为成员，定期研究档案工作，协调解决人员、经费、设施等问题。（二）经费保障：专款专用，按需投入将档案工作经费纳入单位年度预算，保障档案收集、整理、保管、数字化等工作的资金需求（如购置档案装具、更新库房设备、开展人员培训等）。（三）监督考核：定期检查，持续改进建立档案工作检查机制，每年开展自查（档案管理部门）与抽查（领导小组），重点检查档案收集完整性、整理规范性、利用合规性；对发现的问题限期整改，将考核结果与部门评优、