办公室文秘工作流程制度范文

一、总则为规范办公室文秘工作流程，提升工作效率与服务质量，保障单位各项工作有序运转，依据单位管理要求及文秘工作规范，结合实际工作情况，制定本制度。本制度适用于单位办公室文秘岗位的日常工作管理，涵盖收发文处理、会议组织、档案管理、日常事务协调等工作范畴。文秘工作应遵循准确规范、高效务实、严守保密、服务全局的原则，确保各项工作环节衔接顺畅，信息传递及时准确，服务保障到位。二、收文处理工作流程（一）签收与登记文秘人员收到各类来文（含公文、函件、通知等）时，需当场检查文件封装完整性、份数与投递单是否一致。若发现文件破损、缺页或份数不符，应立即与发文单位、邮递部门沟通核实，留存相关记录。完成签收后，文秘人员需在《收文登记表》中逐项登记，内容包括来文文号、标题、发文单位、收文日期、份数、密级（如需）等信息，确保登记信息与来文内容一一对应。（二）拟办与批办根据来文内容及性质，文秘人员需在1个工作日内提出拟办意见，明确文件涉及的业务部门、办理要求及建议时限，呈送办公室负责人审核。拟办意见应结合工作实际，突出针对性与可操作性（如“请XX部门牵头，XX部门配合，于X个工作日内完成调研并反馈结果”）。办公室负责人审核拟办意见后，呈送单位分管领导或主要领导批办。领导根据文件要求及单位工作安排，明确办理责任部门、办理要求及时限，文秘人员需准确记录批办意见，同步反馈至相关部门。（三）承办与催办责任部门收到批办文件后，应按要求启动办理工作。文秘人员需建立《办文跟踪台账》，定期（一般每3个工作日）跟踪办理进度，通过电话、办公系统等方式提醒承办部门按时完成。若遇特殊情况需延期，承办部门应提前向办公室说明原因，由文秘人员汇报领导后调整时限。（四）办结与归档承办部门完成工作后，需将办理结果（含书面报告、相关材料等）反馈至办公室。文秘人员对照批办要求审核办理结果，确认符合要求后，在《收文登记表》标注“办结”，并将文件及办理材料一并移交档案管理人员，按档案管理规范完成归档。三、发文处理工作流程（一）拟稿与核稿业务部门或文秘人员根据工作需要拟制发文，文稿需符合公文格式规范（如文号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、日期等要素齐全），内容表述准确、逻辑清晰。拟稿完成后，由部门负责人审核签字，提交办公室进行核稿。办公室核稿时，重点检查文稿内容是否符合政策要求、格式是否规范、表述是否准确、是否存在错漏。核稿通过后，反馈拟稿部门修改完善；若需调整内容，应与拟稿部门充分沟通，确保文稿质量。（二）会签与签发涉及多部门协同的发文，需由相关部门会签。文秘人员将核稿后的文稿送相关部门，部门负责人签署意见（同意/修改建议）。会签过程中，若部门间存在意见分歧，由办公室牵头协调，形成一致意见后再行签发。会签完成后，文稿呈送单位分管领导或主要领导签发。领导签发时，需明确发文文号、印发范围及时限，文秘人员需准确记录签发意见，确保发文指令清晰。（三）编号与印制文秘人员根据单位发文编号规则，为签发后的文稿分配文号，填写《发文登记表》。随后，按要求排版印制文件，确保格式规范、字迹清晰、纸张完好。印制过程中需做好保密工作，严禁无关人员接触涉密文件。（四）分发与归档文件印制完成后，文秘人员按发文范围进行分发，通过机要通道、办公系统或专人送达等方式传递，同步在《发文登记表》记录分发对象、时间、签收人。分发完成后，将发文原稿、会签单、签发单及印制样本移交档案管理人员，完成归档。四、会议组织工作流程（一）会前准备1.议题收集与审核：文秘人员根据工作安排或领导指示，收集会议议题，审核议题的必要性、可行性，形成《会议议题清单》，呈送会议主持人审定。2.会议通知：议题审定后，文秘人员在会议召开前2个工作日发出通知，明确会议时间、地点、议题、参会人员及材料要求（如需）。通知可通过办公系统、短信或书面形式发送，确保参会人员及时收到。3.材料准备与会场布置：协调相关部门准备会议材料（如汇报稿、方案文本等），提前1个工作日完成印刷、装订；同时布置会场，包括摆放桌签、调试音响设备、准备茶水、检查会场卫生等，确保会场环境整洁、设备运行正常。（二）会中服务会议召开时，文秘人员提前到场组织签到，分发会议材料，记录参会人员到会情况。会议期间，做好会议记录（可采用录音、速记结合的方式），及时传递话筒、调整设备，协调解决突发问题（如人员临时请假、材料缺漏等），确保会议秩序井然。（三）会后工作1.纪要撰写与印发：会议结束后1个工作日内，文秘人员根据会议记录撰写《会议纪要》，内容包括会议时间、地点、参会人员、决议事项、责任分工及时限要求。纪要经参会领导审核后，按发文流程印发至相关部门。2.决议落实与跟踪：根据会议纪要，建立《会议决议跟踪台账》，明确责任部门、完成时限，定期跟踪落实情况，及时向领导反馈进展。3.资料归档：整理会议签到表、记录、材料、纪要等资料，按档案管理要求归档，确保会议资料完整可查。五、档案管理工作流程（一）档案收集文秘人员定期（每月末）整理收发文、会议材料、工作记录等文件，按年度、类别分类汇总，移交档案管理人员。同时，督促各部门及时移交工作中形成的档案材料，确保档案收集全面、及时。（二）档案整理档案管理人员对收集的文件进行分类（如文书档案、业务档案、声像档案等）、编号（按年度+类别+顺序号）、装订（采用线装或胶装，确保文件不散失），编制《档案目录》，便于检索利用。（三）档案保管档案需存放于专用档案柜，保持库房干燥、通风，定期检查档案完好情况，做好防火、防潮、防虫、防盗工作。涉密档案需单独存放，严格执行保密规定。（四）档案利用与移交单位内部人员借阅档案时，需填写《档案借阅登记表》，经部门负责人批准后借阅，借阅期限一般不超过5个工作日；如需复印，需注明用途并经审批。档案保管满规定年限后，由档案管理人员按程序移交至单位档案管理部门或上级档案机构。六、日常事务处理规范（一）信息报送文秘人员需及时收集单位工作动态、重要数据、突发事件等信息，按要求整理成《工作简报》或《信息专报》，经办公室负责人审核后，报单位领导或上级部门。信息报送需确保真实、准确、及时，严禁瞒报、漏报、错报。（二）印章管理单位公章、领导签名章等印章由文秘人员专人保管（或按规定移交专人保管），使用印章时需填写《用印登记表》，注明用印事由、文件名称、份数，经部门负责人或领导批准后方可用印。用印后需在文件上加盖骑缝章（如需），确保文件完整性。（三）值班与应急处理文秘人员需参与单位值班工作，值班期间做好电话接听、信息记录、突发事件报告等工作。若遇紧急情况（如自然灾害、安全事故等），需第一时间向值班领导及相关部门报告，协助启动应急预案，跟踪事件处置进展并及时反馈。（四）办公用品管理根据各部门需求，文秘人员定期统计办公用品库存，编制《办公用品申领表》，经办公室负责人审批后采购、发放。发放时需登记领用部门、人员、物品名称及数量，确保办公用品管理规范、节约。七、保密工作要求1.文件保密：涉密文件需单独登记、保管，传递过程中采用加密方式（如机要通道、加密邮件），严禁通过普通邮件、社交软件传递涉密信息。2.会议保密：涉密会议需控制参会人员范围，会场设置保密标识，禁止无关人员进入；会议材料需标注密级