工程外包项目管理制度及实施细则

工程外包项目管理制度及实施细则一、总则（一）目的为规范工程外包项目全流程管理，明确各环节权责边界，保障项目质量、进度与安全，降低管理风险，提升外包资源利用效率，结合公司工程管理实际，制定本制度及实施细则。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程类外包项目（含土建施工、设备安装、技术服务外包等），覆盖项目从需求发起至验收结算的全周期管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保外包活动合法合规。2.权责清晰原则：明确各部门、岗位在项目各环节的职责，避免职责交叉与推诿。3.质量优先原则：以项目质量为核心，通过流程管控与监督机制保障外包成果符合要求。4.成本可控原则：在保障质量与安全的前提下，优化资源配置，控制外包成本。5.风险防控原则：建立全流程风险识别与应对机制，降低项目实施中的各类风险。二、外包项目管理流程（一）需求发起与立项项目发起部门结合业务需求或工程计划，编制《外包项目需求说明书》，明确项目内容、技术要求、工期、预算等核心要素，经部门负责人审核后，提交项目管理委员会（或分管领导）立项审批。审批通过后，进入供应商选择环节。（二）供应商选择采购部门牵头，联合技术、法务等部门组建评审小组，制定《供应商评审标准》（涵盖资质、业绩、技术能力、服务方案、报价等维度）。通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判或单一来源采购（符合法定情形）等方式筛选供应商，评审小组对候选供应商开展资格审查、方案评审及实地考察（必要时），形成《供应商评审报告》，推荐合格供应商名单报分管领导审批。（三）合同签订法务部门会同项目发起部门、采购部门，根据审批结果拟定外包合同，明确双方权利义务、服务内容、质量标准、工期、价款结算、违约责任、争议解决等条款。合同需经法务、财务、分管领导多级审批，确保条款合法合规、权责清晰。审批通过后，由授权代表签订正式合同，项目进入实施阶段。（四）项目实施管理人员分工：项目发起部门指定甲方项目经理，负责现场协调、进度跟踪、质量监督与信息反馈；外包供应商指定项目经理，负责团队管理、资源调配与现场执行。沟通机制：双方建立定期沟通机制（如周例会、月度总结会），甲方项目经理每日（或定期）填写《项目进度日报/周报》，记录进度、质量、安全等情况。技术支持：技术部门提供技术支持与方案审核，对关键工序、隐蔽工程进行旁站监督或验收，确保技术要求落地。安全监督：安全管理部门（或指定岗位）监督安全措施落实，定期开展安全检查，对违规行为责令整改，情节严重的暂停项目并追究责任。（五）验收与结算验收流程：项目完工后，供应商提交《项目验收申请》及成果资料（如竣工图纸、检测报告、操作手册等）；项目发起部门组织技术、质量、安全等部门组成验收小组，对照合同要求与技术标准验收，形成《项目验收报告》。验收合格的，进入结算环节；不合格的，要求供应商限期整改，直至验收通过。结算要求：财务部门根据验收报告、合同条款及相关凭证，审核结算金额，办理付款手续；涉及质保金的，按合同约定在质保期满且无质量问题后支付。（六）档案管理项目结束后，项目发起部门收集整理全流程资料（需求文件、合同、验收报告、结算凭证、沟通记录等），按公司档案管理制度归档，确保资料完整、可追溯。三、各部门职责分工（一）项目发起部门提出外包需求，编制《外包项目需求说明书》，明确项目目标与要求。参与供应商评审，提供技术需求支持。指派专人担任甲方项目经理，负责项目实施的现场管理与协调。组织项目验收，确认成果符合要求。（二）采购部门牵头供应商选择工作，制定评审标准，组织招标、谈判等采购活动。拟定合同框架，参与合同条款谈判与签订。跟踪供应商履约情况，协调解决采购相关问题。（三）技术部门审核项目技术方案，提供技术指导与支持。参与关键工序、隐蔽工程的验收，确保技术要求达标。解决项目实施中的技术难题，优化施工工艺（如涉及）。（四）财务部门审核项目预算，控制外包成本。审核结算资料，按合同约定办理付款。进行项目成本核算与分析，为后续项目提供数据支持。（五）法务部门审核合同条款，确保合法合规，规避法律风险。处理合同履行中的法律纠纷，提供法律支持。（六）安全管理部门制定外包项目安全管理要求，监督安全措施落实。开展安全检查，对违规行为责令整改或处罚。参与安全事故的调查与处理，制定防范措施。四、实施细则（一）供应商管理准入管理：建立《合格供应商名录》，新供应商需提供营业执照、资质证书、业绩证明等资料，经评审小组审核通过后方可纳入。动态评估：每年度（或项目结束后）对供应商进行综合评估（从质量、进度、安全、服务等维度打分），评分结果作为后续合作的依据。淘汰机制：对评估不合格、存在重大违约或安全事故的供应商，取消合作资格并从名录中移除，公司内部通报。（二）合同管理条款细化：合同需明确质量验收标准（可引用国标、行标或企业标准）、工期延误责任与赔偿方式、安全事故责任划分、知识产权归属等关键条款。履约监督：采购部门联合项目发起部门定期检查合同履行情况，填写《合同履约跟踪表》，对偏差较大的情况及时预警并协调解决。变更管理：因不可抗力、设计变更等需调整合同的，需经双方协商一致，签订补充协议并报原审批流程审批后生效。（三）项目实施过程管控进度管理：甲方项目经理根据合同工期制定《项目进度计划》，每周对比实际进度与计划进度，偏差超限时（根据项目规模设定阈值），分析原因并制定赶工措施，报分管领导审批后实施。质量管理：技术部门制定《质量检查清单》，对原材料、施工工艺、成品质量等抽检或全检；隐蔽工程实行“三检制”（自检、互检、专检），未经检验合格不得进入下一道工序。安全管理：外包供应商编制《安全施工方案》，配备安全防护设备与人员；甲方安全管理人员每日巡查，发现隐患立即整改，整改不力的可暂停施工。沟通协调：建立项目沟通群（或使用协同管理平台），及时传递信息；每周召开项目例会，通报进度、问题与解决方案，形成《会议纪要》存档。（四）验收与结算管理验收标准：验收需对照合同要求、技术规范及《项目需求说明书》，重大技术项目可邀请第三方检测机构参与。验收流程：供应商提交申请→甲方初审资料→组织现场验收→出具验收报告→整改（如不合格）→复验→通过验收。结算要求：结算资料需包括验收报告、成果资料、变更签证（如有）、发票等，财务部门在规定工作日内完成审核，确保金额准确无误。五、风险管控（一）合规风险防控措施：法务部门全程参与合同审核，确保外包行为合法合规；采购部门严格执行招标程序，保留过程文件，避免违规操作。应对机制：发现合规风险时，立即暂停相关环节，组织法务、财务等部门评估风险，制定整改方案，必要时寻求外部法律支持。（二）质量风险防控措施：技术部门加强过程监督，明确质量标准；建立质量保证金制度，质保期内出现质量问题由供应商无偿整改。应对机制：质量问题发生后，甲方项目经理立即组织分析原因，要求供应商限期整改，整改费用从质保金或未付款中扣除（按合同约定）。（三）进度风险防控措施：制定合理进度计划，预留缓冲期；建立进度预警机制，偏差超限时及时干预。应对机制：进度延误时，分析原因（如供应商资源不足、设计变更等），采取增加资源、调整计划、扣减违约金等措施，确保项目如期交付。（四）安全风险防控措施：安全管理部门加强培训与检查，要求供应商购买工伤保险与工程意外险；明确安全事故责任划分，纳入合同条款。应对机制：发生安全事故时，立即启动应急预案，抢救伤员、保护现场，配合政府部门调查；根据责任划分，追究相关方责任，落实整改措施。六、考核与改进（一）考核机制甲方项目经理考核：从进度、质量、安全、成本控制等维度考核，结果与绩效挂钩。供应商考核：结合项目验收结果、年度评估得分，评选优秀供应商（给予优先合作机会）；对不合格供应商实施淘汰。（二）持续改进项