深圳档案托管协议书

深圳档案托管协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：深圳市华瑞档案管理有限公司（以下简称“甲方”），一家依据中华人民共和国公司法及档案管理相关法规注册成立的企业法人，地址位于深圳市南山区科技园科苑路1号科技大厦A座18层。法定代表人：张明，性别男，职务：总经理，身份证号码联系方式甲方是一家专业从事企业档案管理、咨询、整理及托管服务的机构，具备国家档案局认证的档案服务机构资质，长期服务于深圳市及周边地区的大型企业及政府机构，拥有丰富的档案管理经验和先进的档案存储设施。甲方基于业务发展及合规管理的需求，拟委托乙方提供档案托管服务，以保障档案的安全、完整及高效利用。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：深圳市档案安全存储有限公司（以下简称“乙方”），一家依据中华人民共和国公司法及仓储物流相关法规注册成立的企业法人，地址位于深圳市宝安区西乡街道固兴社区航城大道旁档案中心B区5层。法定代表人：李强，性别男，职务：董事长，身份证号码联系方式乙方是一家专注于提供高安全性档案存储及数字化管理服务的专业公司，公司占地面积达5000平方米，配备恒温恒湿库房、防火防潮设施、监控系统及专业的档案管理团队，通过ISO9001质量管理体系认证及国家档案局A级档案服务机构认证。乙方依托先进的设施和完善的服务体系，为深圳市及周边地区的企业及机构提供档案托管、整理、数字化及咨询等服务，具有丰富的行业经验及良好的市场口碑。乙方基于自身专业的服务能力及设施优势，同意接受甲方的委托，为其提供档案托管服务。

协议简介：

鉴于甲方作为一家专业从事企业档案管理的企业，在日常运营及合规管理过程中，对档案的安全存储、规范管理及高效利用有较高要求，但缺乏自建档案存储设施的资源和能力；

鉴于乙方作为一家专业的档案存储服务提供商，拥有符合国家标准的档案存储设施、专业的服务团队及完善的管理体系，能够为甲方提供安全、可靠、高效的档案托管服务；

基于双方在档案管理服务领域的专业优势及合作意向，为明确双方权利义务，规范档案托管服务流程，经友好协商，甲乙双方同意签订本协议，以资共同遵守。本协议的签订及履行，旨在为甲方提供长期、稳定的档案托管服务，同时保障乙方在服务过程中的合法权益，促进双方在档案管理领域的深度合作。双方均确认，本协议的签订及履行符合中华人民共和国相关法律法规的规定，且双方均有完全民事行为能力，能够独立承担协议项下的权利与义务。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在档案托管服务中的权利与义务，确保甲方委托乙方提供的档案托管服务符合国家相关法律法规及甲方实际需求，实现档案的安全、规范、高效管理。协议范围包括但不限于：

1.甲方委托乙方提供档案的接收、整理、分类、编目、存储、保管、安全防护、数字化转换及数字化档案管理等服务；

2.乙方根据甲方要求，提供档案的借阅、查询、异地调取、临时出库及归档等服务；

3.乙方负责档案存储场所的日常维护、安全监控及防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案实体安全；

4.乙方根据甲方需求，提供档案管理相关的咨询服务，包括档案管理制度优化、数字化方案设计等；

5.双方约定的其他档案托管服务内容。通过本协议的履行，双方共同维护档案的完整性、保密性及可追溯性，满足甲方合规管理及业务发展的需求。

第二条定义

为本协议之目的，下列术语具有以下含义：

1.**档案**：指甲方委托乙方存储、管理的各类文件、资料、纸、照片、电子数据等具有保存价值的记录载体，包括但不限于纸质档案、磁性介质档案及光盘等数字化档案；

2.**档案托管服务**：指乙方根据甲方要求，提供的档案接收、整理、存储、保管、安全防护、数字化及咨询服务等综合性服务；

3.**存储期限**：指甲方与乙方约定的档案保管期限，根据档案类型及甲方需求可分为短期（1-5年）、中期（6-10年）及长期（10年以上）等，具体以本协议附件一约定为准；

4.**数字化档案**：指将纸质档案或磁性介质档案通过扫描、转换等技术手段形成的电子数据文件，并纳入乙方档案管理系统进行管理的档案形式；

5.**安全监控**：指乙方在档案存储场所安装的视频监控、温湿度监测、入侵报警等安全设施，确保档案存储环境及设施的安全；

6.**借阅**：指甲方因合规审计、业务查阅等需求，经乙方审核后允许临时调取档案的行为；

7.**不可抗力**：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务

（1）甲方有权要求乙方按照本协议约定提供专业、安全的档案托管服务，并对服务过程及结果进行监督和评价；

（2）甲方有权根据自身需求，制定档案管理制度及存储要求，并书面提交乙方执行；

（3）甲方有权要求乙方定期（如每季度或每年）提供档案管理报告，包括档案入库清单、存储环境监测数据、安全事件记录等；

（4）甲方有权在符合国家法律法规及本协议约定的前提下，对档案进行借阅、查询或临时出库，但需提前向乙方提交借阅申请，并明确借阅期限及用途；

（5）甲方有义务确保委托乙方托管的档案真实、合法，并符合国家档案管理相关法规的要求；

（6）甲方有义务按照本协议约定向乙方支付档案托管服务费用，逾期支付需承担违约责任；

（7）甲方有义务配合乙方进行档案的整理、分类及数字化转换工作，提供必要的技术支持及数据接口；

（8）甲方有义务对涉及商业秘密或个人隐私的档案采取必要的保密措施，并明确标注保密等级；

（9）甲方如需变更档案托管服务内容或终止协议，需提前30日书面通知乙方，并协商处理未完成档案的处理方案。

2.乙方的权力和义务

（1）乙方有权按照本协议约定收取档案托管服务费用，并有权要求甲方按时足额支付；

（2）乙方有权要求甲方提供档案的真实性及合法性证明，并对不符合规定的档案拒绝接收；

（3）乙方有权根据档案类型及存储要求，提供差异化的存储方案，包括普通库、恒温库等，并明确相应的服务费用；

（4）乙方有权对档案存储场所实施24小时安全监控，包括视频监控、温湿度自动调节、防火防潮设施及入侵报警系统，确保档案实体安全；

（5）乙方有权拒绝甲方违反法律法规或本协议约定的借阅、调取请求，并记录相关情况；

（6）乙方有义务按照甲方要求，提供档案的整理、分类、编目及数字化转换服务，确保数字化档案的准确性与完整性；

（7）乙方有义务建立完善的档案管理制度，包括档案出入库登记、定期盘点、保管期限管理等，并配合甲方进行档案合规审计；

（8）乙方有义务对档案存储场所实施严格的保密措施，未经甲方书面授权，不得向任何第三方泄露档案信息；

（9）乙方有义务在档案借阅、调取或临时出库过程中，采取必要的安全措施，确保档案在规定时间内完好归还；

（10）乙方有义务建立应急预案，应对火灾、水浸、盗窃等突发事件，并第一时间通知甲方，共同采取补救措施；

（11）乙方有义务在档案数字化过程中，采用行业认可的扫描及转换技术，确保数字化档案的长期可读性；

（12）乙方有义务定期对数字化档案进行质量抽查及格式转换，防止因技术更新导致档案不可读；

（13）乙方有义务配合甲方进行档案的异地调取或灾难备份，确保在极端情况下档案数据的可恢复性；

（14）乙方有义务对服务人员进行专业培训，确保其具备档案管理、安全防护及客户服务的资质；

（15）乙方在协议终止时，有权要求甲方办理档案清点及结账手续，档案实体及数字化数据需按照双方约定进行返还或处理。

第四条价格与支付条件

1.甲方应向乙方支付档案托管服务费用，费用标准根据档案类型、数量、存储期限及服务范围确定，具体价格以本协议附件二《档案托管服务费用明细》为准。该费用包含档案的接收、整理、编目、存储、保管、安全监控、数字化转换（如约定）、借阅支持等基础服务。如甲方要求提供额外的服务，如特殊环境存储、紧急调取、高级数字化处理等，双方应另行协商并签订补充协议确定费用。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付服务费用。甲方应在收到乙方开具的符合要求的发票后15个工作日内，将当期费用支付至乙方以下指定账户：

开户行：中国建设银行深圳市科技园支行

户名：深圳市档案安全存储有限公司

账号：46281234567890123456

3.首期费用：本协议生效后7个工作日内，甲方向乙方支付首个存储年度的全部服务费用；后续费用按年或按季度支付，具体支付节点以双方约定或附件二为准。甲方逾期支付任何一期费用，每逾期一日，应按逾期金额的万分之五向乙方支付违约金，逾期超过30日，乙方有权暂停提供服务，并要求甲方一次性支付所有欠款及违约金，且甲方行为构成根本违约，乙方有权单方解除协议。

第五条履行期限

1.本协议有效期为自双方签字盖章之日起三年，自202X年X月X日至202X年X月X日止。协议期满前三个月，如双方无书面异议，本协议自动续展三年，续展次数不限。如需终止，任何一方应在协议期满前30日书面通知对方，协商后续档案处理方案及费用结算。

2.档案实际存储期限根据甲方需求及档案类型确定，可在附件一《档案接收清单及存储期限表》中列明。档案存储期限届满，如甲方需继续保管，应提前30日书面通知乙方，双方协商续存事宜并签订补充协议；如甲方不再需要，应书面授权乙方按照国家及行业规范进行档案销毁或转移，乙方在完成处理并取得甲方确认后，相应终止对该部分档案的服务并结算费用。

3.乙方应在收到甲方委托的档案后24小时内完成初步验收及入库登记，并向甲方出具《档案接收确认书》。自档案完成入库之日起，乙方即承担存储保管责任，直至档案按约定返还、转移或销毁。

第六条违约责任

1.甲方的违约责任：

（1）甲方未按时支付服务费用的，除按第四条约定支付违约金外，乙方有权暂停提供档案借阅、调取等服务，直至欠款及违约金清偿完毕。逾期超过60日，乙方有权单方解除协议，并要求甲方支付相当于一年服务费25%的违约金，甲方仍需承担未完成服务的费用及乙方因催收产生的合理费用。

（2）甲方提供的档案存在伪造、篡改或侵犯第三方合法权益等问题的，应承担全部责任。如因此导致乙方承担法律责任或经济损失（包括但不限于行政罚款、赔偿请求），甲方应全额赔偿乙方，并承担乙方为维权支付的律师费、诉讼费等合理费用。乙方有权在甲方支付赔偿前，暂扣相关档案。

（3）甲方单方解除协议的，除结清所有费用外，还应向乙方支付相当于剩余服务期费用20%的违约金。若因甲方原因导致档案在解除过程中发生丢失、损坏，甲方应按实际损失赔偿。

2.乙方的违约责任：

（1）乙方未按约定提供档案存储服务的，如因设施故障、管理疏忽导致档案损坏、丢失或无法及时调取，应根据档案价值及损失程度向甲方赔偿。对于保管期内发生的档案毁损，乙方应按以下标准赔偿：

-纸质档案按件或按盒计算，每件/盒赔偿上限为人民币500元，总赔偿金额不超过该批次档案服务费的2倍；

-数字化档案按数据量计算，每GB赔偿上限为人民币100元，总赔偿金额不超过该批次数字化服务费的2倍；

-重大档案（如涉及法律诉讼、税务审计的关键档案）的赔偿标准由双方另行协商并在附件中列明。

（2）乙方泄露或擅自使用甲方档案信息的，构成严重违约。除承担上述赔偿外，应向甲方支付相当于服务费50%的违约金，并承担甲方为损失产生的合理费用。甲方有权立即解除协议，并追究乙方的刑事责任。

（3）乙方擅自提前调取、转移或销毁甲方档案的，应赔偿甲方因此遭受的直接经济损失，并支付相当于服务费50%的违约金。若导致甲方无法通过法律途径追溯档案，乙方还应承担相应民事责任。

（4）乙方未履行安全监控义务，如因监控失效导致档案被盗或丢失，除按上述标准赔偿外，还应退还当期服务费，且甲方有权解除协议并要求乙方承担保证金（如有）的全额罚没。

3.不可抗力免责：若因不可抗力导致一方无法履行协议（如火灾、战争等），该方应立即通知对方，并在合理期限内提供证明文件。不可抗力影响消除后，双方应协商继续履行或调整协议。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应采取措施减少损失。

4.争议优先解决：违约责任纠纷应优先通过协商解决；协商不成的，任何一方均有权向协议履行地（深圳市宝安区）人民法院提起诉讼。诉讼期间，除争议事项外，双方应继续履行协议其他条款。

第七条不可抗力

1.**定义**：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、台风、洪水、火灾、雷击等）、战争、动乱、政府行为（如法律变更、政策调整、征收征用等）、瘟疫及其他类似事件。任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本协议项下义务的，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后及时通知对方，并提供相关证明文件。

2.**责任免除**：

（1）不可抗力影响期间，双方应采取合理措施减少损失，包括但不限于将档案转移到更安全的场所、暂停非必要的档案调取服务、加强存储设施维护等。因不可抗力导致的档案毁损、丢失，双方根据实际情况协商处理，如损失属于不可避免或无法控制范围，互不追究赔偿责任。

（2）不可抗力导致协议部分或全部无法履行的，受影响方不承担相应责任，但应向对方书面说明不可抗力的具体影响及预计持续期限。如不可抗力持续时间超过30日，双方应协商是否解除协议或调整履行期限。

（3）不可抗力消除后，双方应恢复协议履行，如协议履行条件发生实质性变更（如存储场所永久损坏），双方可协商修改协议条款或解除协议，并结清已发生费用。

（4）因不可抗力产生的费用（如紧急转移、临时存储费用），由双方根据实际发生情况及受益比例合理分摊，除非协议另有约定。任何一方不得利用不可抗力故意拖延履行或规避责任。

3.**通知义务**：如一方预见到可能发生不可抗力事件，应提前通知对方，双方可协商采取预防措施。未及时通知导致对方损失的，通知方应承担相应责任。

第八条争议解决

1.**协商解决**：双方因本协议产生或与本协议有关的任何争议，应首先通过友好协商解决。协商应指派授权代表进行，如30日内无法达成一致，双方同意进入下一争议解决程序。

2.**调解程序**：协商不成的，可共同委托深圳市市场监督管理局或深圳市档案行业协会担任调解机构进行调解。调解协议经双方签字盖章后具有约束力，调解不成或一方反悔的，可向协议履行地法院提起诉讼或申请仲裁。

3.**仲裁选择**：如双方未选择调解或调解失败，应将争议提交中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按照届时有效的仲裁规则在深圳市进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，仲裁费用由败诉方承担，但双方另有约定的除外。

4.**诉讼管辖**：若选择诉讼，所有与本协议有关的争议应提交深圳市宝安区人民法院专属管辖。一方在诉讼中败诉的，应承担对方的律师费、诉讼费等合理维权费用，除非法律规定或双方另有约定。

5.**争议范围**：争议应限于本协议内容，包括但不限于权利义务、费用结算、违约责任及不可抗力条款的适用。任何一方不得将争议扩大至与本协议无关的事项。

6.**保密条款优先**：争议解决过程中，双方应对争议内容、仲裁/诉讼文书及调解结果承担保密义务，除非法律规定或裁决/调解书要求公开。

第九条其他条款

1.**通知方式**：本协议项下的所有通知、请求、文件等均应采用书面形式，可通过专人送达、挂号信、传真、电子邮件或双方确认的电子数据交换系统发送至本协议首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前10日书面通知对方。以电子邮件或传真发送的，发出时视为送达；专人送达的，签收日视为送达。

2.**协议变更**：对本协议的任何修改或补充，均需双方授权代表书面签署补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。未经双方书面同意，任何一方不得单方变更协议内容。

3.**完整协议**：本协议及其附件构成双方就档案托管事宜达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的约定、谅解及承诺。任何与本协议相抵触的内容均无效。

4.**可分割性**：若本协议任何条款被认定为无效或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近且合法有效的条款。

5.**转让限制**：未经乙方事先书面同意，甲方不得将本协议项下的权利或义务部分或全部转让给第三方；乙方亦不得擅自转让其服务义务，但可经甲方书面同意