中小企业进销存管理系统需求文档

中小企业进销存管理系统需求文档一、项目背景与需求概述（一）项目背景中小企业在采购、销售、库存环节的管理效率直接影响资金周转与盈利水平。当前多数企业依赖手工台账或简单Excel记录，存在数据滞后（库存更新不及时导致超卖/积压）、流程脱节（采购与库存信息不互通，重复采购风险高）、核算误差（人工统计成本耗时且易出错）等痛点。随着业务规模扩张，传统管理方式已无法满足精细化运营需求，亟需一套集成化、智能化的进销存管理系统，实现业务流程数字化、数据实时化、决策科学化。（二）系统目标1.流程闭环管理：打通采购、销售、库存、财务全流程，实现“业务触发-数据同步-自动核算”的一体化管理，减少人工干预与错误。2.库存精准管控：通过实时库存监控、安全库存预警、智能调拨建议，降低库存积压与缺货风险，提升资金利用率。3.成本利润透明：自动归集采购成本、销售毛利，生成多维度经营报表（如商品销售排行、客户贡献度），为决策提供数据支撑。4.效率显著提升：核心业务操作（如开单、入库）效率提升50%以上，减少重复劳动，释放人力投入核心业务。二、功能需求详细说明（一）基础信息管理模块核心作用：维护业务开展所需的基础数据，确保各环节数据一致性。1.供应商管理支持供应商信息录入（名称、联系人、地址、结算方式、合作商品），支持按行业、区域、合作等级分类。支持供应商资质文件（如营业执照、合作协议）上传与到期提醒，规避合规风险。自动关联历史采购记录、付款情况，生成供应商信用评级（如“优质供应商”“高风险供应商”），辅助采购决策。2.客户管理客户信息建档（名称、联系人、地址、结算周期、历史交易），支持按客户类型（批发/零售）、区域、销售额分层。支持客户信用额度设置与超额预警（如某客户信用额度10万，超限时自动冻结销售订单），降低坏账风险。自动统计客户复购率、平均客单价，生成客户价值分析报表，助力精准营销。3.商品管理商品信息维护（名称、规格、型号、单位、成本价、售价、库存预警线），支持多属性（如颜色、尺码）商品的SKU管理。支持商品分类（如“办公用品”“电子产品”）、品牌、批次管理，便于按维度统计销售/库存数据。支持商品条码/二维码生成与打印，配合PDA设备实现快速出入库扫描，提升操作效率。4.仓库管理仓库信息建档（名称、地址、负责人、可用容量），支持多仓库（如总仓、分仓、门店仓）管理。仓库区域划分（如“待检区”“合格品区”“次品区”），支持按区域精细化管理库存。（二）采购管理模块核心作用：规范采购流程，实现“需求-采购-入库-付款”全链路管控，降低采购成本。1.采购申请支持部门/业务员发起采购申请（关联商品、数量、需求日期），可基于库存预警（如商品库存低于安全线）自动生成建议采购量。申请单支持多级审批（如业务员提交→主管审核→财务审批），审批意见可追溯，避免无序采购。2.采购订单基于采购申请生成订单，自动关联供应商、商品、价格（优先取历史合作价或协议价），支持批量导入商品信息。订单状态跟踪（如“待发货”“部分到货”“已完成”），支持与供应商在线对账（上传送货单、发票扫描件）。3.采购入库到货后，支持按订单收货（扫描商品条码/批次），自动更新库存数量与成本（采用先进先出/加权平均法核算）。支持质检流程（如抽检/全检），不合格商品自动转入“次品区”，并触发采购退货流程。4.采购退货支持因质量问题、超量采购发起退货，关联原采购订单，自动冲减库存与应付账款。退货单需审批（如仓库确认→财务审核），确保账实一致。（三）销售管理模块核心作用：优化销售流程，提升开单效率，精准管控应收账款与客户关系。1.销售订单支持手工录入或从客户询价单生成订单，自动校验商品库存（如库存不足时提示“仅余X件”），避免超卖。订单支持分期付款、定金管理（如定金到账后订单生效），自动计算应收金额与回款进度。2.销售出库按订单出库，支持PDA扫描出库（自动匹配商品、批次、仓库），出库后库存实时扣减，同步生成销售出库单。支持部分出库（如商品分批到货），剩余商品自动转为“待出库”状态，提醒业务员跟进。3.销售退货客户退货时，关联原销售订单，自动校验商品是否符合退货条件（如未拆封、在质保期内）。退货入库后，自动冲减销售额与应收账款，库存同步恢复。4.销售收款支持多种收款方式（现金、银行转账、线上支付），自动匹配销售订单，标记回款状态（“已回款”“部分回款”“逾期”）。自动生成应收账款报表（按客户、按商品、按时间维度），逾期账款自动预警（如发送短信/邮件提醒业务员催收）。（四）库存管理模块核心作用：实时掌握库存动态，通过智能预警与调拨优化库存结构，降低资金占用。1.库存查询支持多维度查询（按商品、仓库、批次、状态），实时展示库存数量、成本、位置，支持导出Excel报表。支持库存台账查询（记录每笔出入库明细），便于追溯库存变动原因。2.库存调拨支持仓库间商品调拨（如总仓向门店仓补货），调拨单需审批（仓库确认→财务审核），调拨后库存自动更新。系统可基于各仓库销售数据，智能推荐调拨方案（如“门店A库存不足，建议从仓库B调拨X件”）。3.库存盘点支持定期盘点（如月度/季度），可按仓库、商品分类生成盘点任务，支持PDA扫码盘点或Excel导入盘点结果。自动对比系统库存与实际盘点数，生成盘盈/盘亏报表，差异原因需人工标注（如“损耗”“录入错误”），审核后调整库存。4.库存预警安全库存预警：商品库存低于/高于安全线时，自动推送预警（如“商品A库存低于安全线50件，建议补货”）。效期预警：针对有保质期的商品（如食品、耗材），临近保质期时（如剩余30天）自动提醒，便于及时促销或处理。（五）财务管理模块核心作用：自动归集业务数据，实现成本核算、利润分析、财务报表自动化，减轻财务工作量。1.应收应付管理自动从采购/销售订单生成应付/应收账款，支持按供应商/客户生成对账单（含明细、已付/未付金额）。支持付款计划（如“供应商A本月应付10万，分3期支付”），自动提醒付款日期，避免逾期。2.成本核算自动核算商品采购成本（含运费、税费）、销售成本（按出库批次匹配成本价），生成商品成本明细表。按商品、客户、业务员维度统计毛利（销售额-成本），支持按时间段（日/周/月）分析盈利情况。3.财务报表自动生成核心报表：《库存资金占用表》（统计各商品库存价值）、《销售利润表》（按商品/客户/业务员）、《经营状况表》（收入、成本、费用、利润汇总）。报表支持自定义筛选（如按区域、按时间）、图形化展示（柱状图、折线图），便于管理层直观分析。三、非功能需求（一）性能需求1.响应时间：核心操作（如开单、入库、查询）响应时间≤3秒，批量数据导入（如1000条商品信息）≤10秒。2.并发能力：支持至少50人同时在线操作，高峰期（如月末盘点、月初结账）并发数≥100时系统无明显卡顿。（二）易用性需求1.操作界面：采用简洁的“功能导航+快捷操作区”布局，支持自定义工作台（如业务员可将“待处理订单”“库存预警”设为首页）。2.操作指引：关键功能（如首次开单、盘点）提供步骤指引（图文/视频），支持快捷键（如F2快速修改、Ctrl+S快速保存）。3.移动端适配：支持手机端（微信小程序/APP）查询库存、审批订单、录入销售单，满足外勤人员需求。（三）兼容性需求1.浏览器兼容：支持Chrome（≥80）、Edge（≥90）、Firefox（≥78）等主流浏览器，IE仅支持≥11版本（如企业内部仍用IE）。2.系统兼容：服务端支持WindowsServer（≥2016）或Linux（CentOS≥8），客户端支持Windows（≥7）、macOS（≥10.13）。（四）可扩展性需求1.模块扩展：系统采用微服务架构，支持后续扩展“生产管理”“CRM”等模块，模块间数据接口开放。2.二次开发：提供API接口（如商品信息、订单数据接口），支持企业对接ERP、财务软件（如金蝶、用友）。四、数据需求（一）数据来源1.业务数据：采购、销售、库存等业务流程中产生的单据（如订单、入库单）、基础信息（如供应商、商品）。2.外部数据：支持导入Excel格式的历史数据（如原有客户、商品台账），或对接电商平台（如淘宝、京东）订单数据。（二）数据存储1.数据库：采用MySQL（≥8.0）或PostgreSQL（≥13），数据存储需满足至少3年业务数据量（按日均100单估算，单表容量≤100万条时需分表）。2.备份策略：每日凌晨自动全量备份，每周生成差异备份，备份数据异地存储（如云盘/移动硬盘），保留6个月备份记录。（三）数据安全2.存储加密：敏感数据（如客户身份证号、银行卡号）采用AES-256加密存储，密钥定期轮换（每季度一次）。五、安全需求（一）用户权限管理1.角色权限：预设角色（如“业务员”“仓库管理员”“财务”“管理员”），每个角色分配固定权限（如业务员仅可操作销售订单，不可修改商品成本）。2.数据权限：支持按部门、仓库、客户维度限制数据可见性（如上海分公司业务员仅能看到上海区域客户的订单）。（二）操作审计1.日志记录：记录所有用户操作（如登录、修改订单、删除数据），包含操作时间、操作人、操作内容、IP地址，日志至少保留1年。2.操作追溯：支持按操作人、时间、操作类型查询日志，关键操作（如删除商品、修改成本价）需二次验证（如短信验证码）。（三）防作弊机制1.登录安全：支持密码复杂度要求（8位以上，含大小写字母、数字、特殊字符），支持短信/微信扫码双因素认证。2.防篡改：单据（如订单、入库单）一旦审核通过，禁止修改，如需调整需走“红冲+重开”流程，确保数据可追溯。六、实施与运维需求（一）部署方式1.本地部署：适用于数据保密性要求高的企业，提供Windows/Linux服务器部署包，需企业自备服务器（配置建议：CPU≥4核，内存≥8G，硬盘≥500G）。2.云部署：支持阿里云、腾讯云等公有云部署，按用户数（如5用户、10用户）或功能模块付费，服务商负责服务器运维与数据备份。（二）培训计划1.管理员培训：系统上线前2天，提供“系统配置+权限管理+数据维护”专项培训，确保管理员可独立运维。2.操作员培训：按岗位（业务员、仓库、财务）分批次培训（每批≤10人），提供操作手册（含图文教程、常见问题解答），培训后安排实操考核。（三）运维支持1.故障响应：系统故障（如无法登录、数据错误）需在2小时内响应，8小时内提供解决方案（工作时间：周一至周五