固定资产验收入库管理规程

固定资产验收入库管理规程一、目的为规范企业固定资产验收入库全流程管理，确保购置资产符合使用需求、质量标准，保障资产安全完整并实现账实一致，提升资产管理效率，结合企业实际运营要求，制定本规程。二、适用范围本规程适用于企业各类固定资产（含房屋建筑物、机器设备、运输工具、办公设备、电子设备等）的采购验收入库管理，覆盖采购、使用、仓储、财务等相关部门及人员。三、职责分工（一）采购部门协调供应商按合同约定交货，提前1-2个工作日通知使用、仓储、财务部门到货信息；提供采购合同、送货单、产品说明书、质检报告（如适用）等验收资料；牵头处理验收争议（如数量短缺、质量瑕疵），协调退换货、补货或索赔事宜。（二）使用部门参与技术参数、功能适用性验收，结合需求确认资产是否满足生产/办公要求；提供专业检测工具（如仪器校准设备、软件测试环境），对资产性能、精度进行测试；验收合格后提出领用申请，配合完成资产移交及台账更新。（三）仓储部门负责实物接收、临时存放及防护管理，确保资产入库前不受损；核对资产数量、外观与送货单、合同的一致性，参与外观及附件验收；办理入库登记，建立固定资产台账，粘贴资产标签，跟踪资产移交去向；定期盘点库存资产，确保账实相符。（四）财务部门审核合同、验收单、发票的一致性，确认资产入账价值；依据验收结果进行账务处理，登记固定资产明细账及卡片，计提折旧；监督验收流程合规性，参与盘点并核对账实差异。四、验收流程（一）验收准备采购部门提前传递到货通知、合同副本、送货单（预估）至相关部门；使用部门准备检测工具、技术标准文件，明确验收责任人；仓储部门清理存放区域，检查防护设施（防潮、防尘、防盗），准备台账及标签；财务部门准备单据模板，核对合同付款进度。（二）到货检验1.外观与数量核对：仓储部门联合采购、使用部门，对照送货单清点数量，检查包装、外观及附件完整性。发现问题立即拍照记录，由采购部门联系供应商核实。2.质量与技术验收：生产设备试运行，检查稳定性、精度误差；办公/电子设备测试功能完整性；房屋建筑核查工程质量（必要时聘请第三方检测）。计量、特种设备需提供法定检验合格证明，否则不得投入使用。3.问题处理：供应商责任（交货错误、质量不达标）：采购部门3个工作日内协商退换货、补货或索赔，形成书面意见经各部门确认后执行；运输/仓储损坏：责任部门承担损失，按企业制度处理。（三）验收确认验收合格后，各部门共同填写《固定资产验收单》，记录资产名称、型号、验收日期、问题处理结果等，由相关负责人签字确认，作为入库、账务处理的核心依据。五、入库管理（一）入库登记仓储部门根据《验收单》登记台账（含资产名称、规格、购置日期、使用部门、存放地点、资产编号等），粘贴唯一资产标签（含编号、名称、使用部门、入账价值），确保账、物、标签一一对应。（二）资产移交直接领用：使用部门凭《验收单》及领用申请办理移交，仓储部门更新台账“使用状态”为“在用”，留存领用记录；仓库暂存：按类别分区存放（如设备区、办公家具区），做好防护，定期检查资产状态。（三）账务处理财务部门收到《验收单》、发票及付款凭证后5个工作日内完成：按类别确认固定资产原值，借记“固定资产”，贷记“银行存款”（或“应付账款”）；次月起按折旧政策计提折旧，借记“管理费用”“制造费用”等，贷记“累计折旧”；建立固定资产卡片，记录购置时间、折旧年限、使用部门等信息。六、后续管理（一）定期盘点每年组织全面盘点（结合年度审计），财务牵头，使用、仓储部门配合：核对台账与实物的一致性，填写《固定资产盘点表》；盘盈/盘亏资产分析原因，经审批后调整账务。（二）档案管理验收资料（《验收单》、合同、质检报告、检测记录等）由财务部门归档，保存期限不少于资产折旧年限结束后5年，确保全流程可追溯。（三）监督检查内部审计或资产管理部门每半年抽查验收流程：检查验收单签字、资料完整性，标签粘贴、台账准确性；问题资产处理合规性。对问题下达整改通知，跟踪结果并纳入部门绩效考核。七、附则1.本规程自发布之日起施行，原有规定与本规程冲突的，以本规程为准；2.本规程由财务部负责解释，修订需经相关部门评审后发