活动宣传会议方案及预算清单

为统筹活动宣传资源、明确策略路径、保障宣传效果最大化，特制定本次活动宣传专题会议方案及预算规划，供决策与执行参考。一、会议核心目标1.统一团队对活动宣传的认知与思路，明确宣传方向、重点及节奏；2.审议并确定活动宣传方案，细化线上线下渠道的执行策略；3.明确各部门宣传分工与协作机制，保障责任到人、执行有序；4.审核宣传预算的合理性与可行性，优化资源配置。二、会议基本信息（一）时间安排拟于202X年X月X日（周X）上午9:00—12:00召开，会期半天；会前30分钟（8:30）开始签到。（二）地点选择XX会议室（地址：XX大厦X层，配备多媒体设备、会议桌椅、茶歇区）。（三）参会人员主办方领导：活动总负责人、分管宣传的负责人（2-3人）；宣传策划团队：文案、设计、新媒体运营、线下推广组核心成员（8-10人）；合作单位代表：媒体、供应商、渠道方代表（5-6人）；其他相关人员：法务、财务审核人员（2人）。三、会议议程设计（一）会前准备（8:30—9:00）会务组完成场地布置（横幅、桌签、宣传手册摆放、设备调试）；签到并发放会议资料（宣传方案草案、预算明细表、过往案例集）；播放活动预热视频/宣传素材，营造会议氛围。（二）会议开场（9:00—9:20）主持人介绍参会人员、会议背景及议程；主办方领导致辞，强调宣传工作对活动成功的重要性，明确会议预期成果。（三）主题汇报（9:20—10:30）1.宣传方案讲解（宣传策划组负责人）：阐述活动宣传定位、目标受众、核心传播点；分解线上（公众号、短视频、社群）与线下（海报、传单、线下活动）策略、排期及预期效果；展示宣传物料设计初稿（海报、H5、宣传册等）。2.预算初审说明（财务人员）：按“渠道+物料+服务”分类，讲解预算编制逻辑及金额依据；重点说明高预算项目（如媒体投放、大型线下活动）的必要性与预期ROI。（四）分组讨论（10:30—11:30）分组设置：设“线上宣传组”“线下宣传组”“预算优化组”，每组5-6人（含跨部门成员）；讨论焦点：线上组：探讨新媒体内容创新（互动话题、直播策划），优化传播节奏；线下组：分析线下场景触达效率，调整物料投放区域与数量；预算组：结合目标与成本，对高预算项目提优化建议（如替换渠道、调整工艺）；成果汇报：每组选派代表总结结论，提出3-5条可落地建议。（五）总结部署（11:30—12:00）主办方领导总结建议，明确宣传方案最终方向与调整要点；宣布宣传分工安排（含责任人、时间节点）；确定预算最终版本，明确财务审批流程；主持人宣布散会，提醒会后提交材料（优化后方案、预算表）。四、会议宣传策略（同步为会议造势，提升参与度）（一）内部宣贯提前3天通过OA、微信群发会议通知，附方案摘要，激发参会思考；制作倒计时海报（含议题、嘉宾），在办公区、电梯间展示。（二）外部预热（若涉及外部合作）向合作方发定制邀请函（含会议亮点、合作机遇），邀请参与/关注；提前1天在官微发“活动宣传筹备进行时”推文，透露核心议题，引发期待。（三）会议资料沉淀会后24小时内整理会议纪要（含决策要点、分工表、预算表），同步至参会人员；制作“会议精华”短视频（1-2分钟），剪辑高光片段，在新媒体平台发布。五、预算清单（单位：元，分项列明，总额需匹配活动规模）（一）场地与设备会议室租赁（半天）：XXX（含多媒体设备、场地布置）；设备调试与技术支持：XXX（会前检测、会中保障）。（二）物料制作会议手册（X份，含方案、案例）：XXX（设计+印刷）；桌签、横幅、指引牌：XXX；宣传物料初稿打印：XXX。（三）交通与差旅外部嘉宾交通补贴（市内/城际）：XXX（按实际人数）；内部人员市内交通：XXX（按参会人数预估）。（四）餐饮与茶歇会议茶歇（上午场，含咖啡、糕点、水果）：XXX（按X人份）；工作餐（若需，简餐标准）：XXX。（五）宣传推广会议预热海报设计：XXX；官微推文制作（图文编辑、排版）：XXX；短视频剪辑（会议精华）：XXX；外部渠道推广（合作媒体发布预告）：XXX（可选）。（六）其他费用会议资料邮寄（远程人员）：XXX；应急备用金：XXX（应对突发支出）。预算总额：XXX元（最终以实际执行及审批结果为准）。六、执行保障机制（一）组织保障成立“会议筹备工作组”，由活动总负责人任组长，下设会务组（场地、物料）、宣传组（会议宣传、资料沉淀）、后勤组（餐饮、交通），明确职责与联系人。（二）时间节点控制会前5天：完成场地预订、物料定稿、嘉宾邀请；会前3天：发布通知，完成设备调试；会后1天：提交会议纪要与优化方案、预算；会后3天：启动宣传方案执行（首批物料制作、线上内容发布）。（三）风险预案场地变更：提前约定备用会议室，或改为线上会议（备用腾讯会议号）；人员缺席：提前收集请假信息，安排核心成员代参会并同步意见；预算超支：会前明确审批权限，会上按“必要性+性价比”优化，会后设三级