智慧办公系统功能需求说明书

智慧办公系统功能需求说明书一、项目背景在数字化转型浪潮下，企业面临信息孤岛、流程冗余、协作低效等办公痛点：跨部门协作依赖线下沟通，导致信息传递滞后；审批流程需人工催办，耗时耗力；知识资产分散存储，复用率低；移动场景下办公能力不足，制约组织敏捷性。构建智慧办公系统，旨在整合办公资源、优化业务流程、激活组织协作，助力企业实现“降本、增效、创新”的数字化目标。二、总体目标智慧办公系统以“一体化、自动化、智能化”为核心设计理念，通过整合协作沟通、流程管理、知识管理、数据分析等能力，实现：办公流程全周期自动化，减少人工干预与重复劳动；组织信息与知识的实时共享、沉淀与复用；数据驱动的决策支持，提升管理精准度；多终端协同办公，突破时间与空间限制；安全合规的权限管控，保障企业数据资产安全。三、功能模块需求（一）协作沟通模块核心目标：打破部门与层级壁垒，实现高效实时的组织协作。1.即时通讯支持文字、语音、图片、文件（≤100M）的即时传输，支持表情包、@提及、消息撤回/转发；支持单聊、群聊（按项目、部门、兴趣分组），群聊支持“已读/未读”状态同步、消息置顶/收藏；支持历史消息云端存储（保留≥1年），支持多端（PC、移动端）消息同步。2.视频会议支持≥50人同时参会（可扩展至200人），支持屏幕共享、文档共享、白板协作；支持弱网自适应（带宽≤512K时保持音频流畅），支持外接设备（摄像头、麦克风）适配。3.团队协作空间按项目/团队创建协作空间，支持任务分配、进度跟踪（甘特图/看板视图）、文件共享（与文档管理模块联动）；支持成员权限分级（管理员、编辑者、查看者），支持动态邀请外部合作伙伴（需审批）；支持活动流记录（成员操作、任务更新、文件变动实时推送）。（二）流程管理模块核心目标：实现业务流程标准化、自动化，提升流程执行效率与透明度。1.可视化流程设计提供拖拽式流程设计器，支持自定义审批节点（开始/结束、审批、分支、自动执行）、审批人（按角色/部门/指定人员）；支持条件分支（如“费用＞1万需总经理审批”）、并行审批（多人同时审批）、会签（需全部同意）；支持流程模板库（如请假、报销、采购），支持模板复用与个性化修改。2.任务管理支持任务创建（关联流程/独立任务）、分配、优先级（高/中/低）、截止日期设置；支持任务进度更新（完成度百分比、文字描述）、评论互动（@成员、附件上传）；支持任务提醒（到期前1天、逾期即时提醒）、统计报表（个人/团队任务完成率）。3.流程引擎与监控支持流程自动化触发（如“员工提交请假单→自动通知上级审批”），支持流程跳转、撤回、补签；提供流程监控仪表盘，实时展示流程状态（待办/处理中/已完成/异常）、平均处理时长；支持异常流程干预（管理员可终止/重新分配流程），支持流程优化建议（基于历史数据）。（三）知识管理模块核心目标：沉淀组织知识资产，实现知识的高效检索与复用。1.文档管理支持多格式文档（Word、Excel、PPT、PDF等）在线预览、编辑（协同编辑，支持版本对比/回滚）；支持文件夹层级管理、标签分类（如“产品手册”“市场方案”）、权限细粒度控制（按文档/文件夹设置读写权限）；2.知识库按部门/业务线搭建知识库，支持知识条目创建（图文、视频、附件）、分类导航（树形结构）；支持知识订阅（关注的知识库更新即时推送）、知识评分（用户点赞/评论，优化知识质量）；支持知识地图可视化（展示知识关联与层级），支持知识导出（PDF/Excel）。3.智能检索支持全文检索（含文档内容、知识条目），支持关键词联想、模糊匹配；支持标签检索（按预设标签/用户自定义标签）、按创建时间/更新时间筛选；支持智能推荐（基于用户角色、历史行为推荐相关知识）。（四）数据管理与分析模块核心目标：整合办公数据，为管理决策提供量化支撑。1.多维度数据分析支持自定义数据看板，整合流程效率（平均审批时长、通过率）、协作活跃度（消息量、会议时长）、知识贡献（文档上传量、知识库访问量）等维度；支持数据可视化（柱状图、折线图、饼图、热力图），支持图表联动（点击维度筛选数据）；支持数据穿透分析（如“查看某部门请假流程的详细数据”）。2.报表生成与导出支持定时生成报表（日报/周报/月报），支持自定义报表模板（字段、格式）；支持报表导出为Excel、PDF，支持邮件/消息推送报表；支持报表权限控制（仅管理员/指定角色可查看敏感数据报表）。3.数据集成与同步支持与现有业务系统（如ERP、CRM）的数据对接（API/中间件），同步组织架构、客户信息等数据；支持数据定时同步（如每日凌晨同步ERP的考勤数据），支持手动触发同步；支持数据清洗与去重（保障数据一致性）。（五）移动办公模块核心目标：实现随时随地办公，提升移动场景下的协作效率。1.移动端适配支持iOS（12.0+）、Android（6.0+）系统，适配手机、平板等终端；界面遵循移动端设计规范（如手势操作、底部导航），支持深色模式切换；支持多端账号同步（PC端与移动端操作数据实时同步）。2.离线操作支持离线编辑文档（自动缓存，在线后同步）、查看审批流程（缓存最近10条流程）；支持离线接收消息（本地存储，在线后推送），支持离线任务更新（缓存后同步）。3.消息与待办推送支持新消息（单聊/群聊）、待办事项（审批、任务）的推送提醒（支持自定义提醒时段）；支持推送消息快速处理（如“一键审批”请假单、“标记完成”任务）；支持推送免打扰设置（如夜间/会议模式）。（六）安全与权限管理模块核心目标：保障系统与数据安全，实现精细化权限管控。1.身份认证支持多因素认证（密码+短信验证码/指纹/人脸，可配置）；支持单点登录（SSO），与企业现有身份系统（如AD域）对接；支持账号锁定（密码错误≥5次锁定30分钟）、密码有效期（每90天强制修改）。2.权限控制基于角色的权限管理（RBAC），支持角色自定义（如“部门经理”“HR专员”）；权限细粒度控制：功能权限（如“创建流程”“导出报表”）、数据权限（如“仅查看本部门数据”）；支持权限继承（如“项目负责人”自动继承项目内所有权限）、权限审批（新增权限需上级审批）。3.数据安全存储加密：数据库敏感字段加密存储，文档存储采用分片加密；支持数据备份（每日全量备份+增量备份，异地存储）、数据恢复（可回滚至指定时间点）。4.日志与审计记录用户操作日志（登录、权限变更、数据修改/删除），日志保留≥1年；支持日志检索（按用户、时间、操作类型筛选）、日志导出（Excel）；四、非功能需求（一）性能需求系统响应时间：单用户操作响应≤2秒，批量数据处理（如报表生成）≤10秒；并发支持：同时在线用户数≥500，视频会议并发数≥50（可扩展）；可靠性：系统可用性≥99.9%（年度停机时间≤8.76小时），数据丢失率为0。（二）兼容性需求浏览器：支持Chrome（最新3版）、Edge（最新3版）、Firefox（最新3版）、Safari（最新2版）；操作系统：Windows（10/11）、macOS（10.15+）；移动端：iOS（12.0+）、Android（6.0+），适配主流机型（如iPhone8+、华为Mate40、小米11等）。（三）可扩展性需求架构设计：采用微服务架构，支持模块独立部署、扩展（如新增“合同管理”模块）；接口开放：提供标准API接口，支持与第三方系统（如OA、HR系统）对接；容量扩展：支持服务器集群部署，存储容量可动态扩容（按业务增长需求）。（四）易用性需求UI设计：遵循简约、清晰的设计风格，操作路径≤3步（核心功能）；操作指引：提供新手引导（图文/视频）、功能帮助文档（在线/离线）；无障碍设计：支持键盘快捷键、屏幕阅读器适配（可选）。五、验收标准（一）功能验收1.协作沟通模块：即时通讯消息送达率100%，视频会议音频清晰率≥95%，团队协作空间任务更新同步≤10秒；2.流程管理模块：流程设计器覆盖80%以上业务场景，平均审批时长≤1个工作日，流程异常处理响应≤2小时；3.知识管理模块：文档检索准确率≥95%（含模糊匹配），知识库知识更新率≥每周1次，协同编辑冲突率≤5%；4.数据管理模块：数据分析看板加载时间≤5秒，数据同步成功率100%，报表导出格式正确率100%；5.移动办公模块：移动端功能覆盖率≥90%（与PC端核心功能对齐），离线操作数据同步成功率100%，消息推送到达率≥98%；6.安全管理模块：身份认证通过率100%（合法用户），权限控制错误率≤1%，数据加密传输/存储验证通过。（二）非功能验收1.性能：单用户操作响应≤2秒，500并发用户操作无明显卡顿，系统可用性≥99.9%；2.兼容性：主流浏览器/操作系统/移动端功能测试通过率100%；3.可扩展性：新增模块部署时间≤48小时，API接口调用成功率100%；4.易用性：用户满意度调研