非招标采购管理流程及执行细则

非招标采购管理流程及执行细则一、引言非招标采购作为招标采购的重要补充，适用于采购金额未达招标限额、项目需求紧急、供应商来源单一或技术方案特殊的场景（如紧急维修、独家授权产品采购等）。科学规范的非招标采购管理，既能保障采购效率，又能防范合规风险，实现“降本、合规、高效”的采购目标。本文结合实务经验，梳理非招标采购全流程管理要点与执行细则，为企业采购管理提供实操指引。二、管理总体原则1.合规性原则：严格遵循国家法律法规（如《政府采购法》《企业内部控制规范》）及企业内部制度，确保采购流程合法、透明。2.经济性原则：通过市场调研、多渠道比价，在保证质量的前提下控制采购成本，实现性价比最优。3.权责清晰原则：明确需求部门、采购部门、财务部门、监督部门的职责边界，避免职责交叉或推诿。4.风险可控原则：针对非招标采购“灵活性高、监督难度大”的特点，建立分级审批、过程留痕、事后审计机制，防范廉政风险与履约风险。三、全流程管理及执行细则（一）需求识别与审批流程1.需求提出需求部门需结合业务实际，提交《非招标采购需求申请表》，明确采购标的（名称、规格、技术参数、数量、预算等）、采购原因（如“紧急维修需48小时响应”“独家专利产品采购”）及预期交付时间。申请表需附相关支撑材料（如技术方案、历史采购合同、市场调研简报等）。2.需求审核与审批初步审核：采购部门对需求的合规性、合理性进行初审（如参数是否指向特定供应商、预算是否与财务规划匹配），提出优化建议（如参数是否可调整以扩大供应商范围）。分级审批：根据采购预算金额或重要性分级审批：小额采购（如≤XX元）：需求部门负责人→采购部门负责人审批；一般采购（XX元＜金额≤XX元）：增加分管领导审批；重大采购（金额＞XX元）：提交总经理办公会或董事会审议（具体金额阈值由企业结合规模设定）。（二）供应商选择与管理1.供应商库动态维护企业应建立“合格供应商库”，明确入库标准（如营业执照、资质证书、信用记录、履约能力等）。采购部门定期更新库内供应商信息，对出现违约、失信的供应商启动“出库”程序（需经审计部门复核）。2.供应商筛选规则询价比选（≥3家供应商）：适用于市场竞争充分的品类（如办公用品、通用设备）。采购部门向库内或潜在供应商发出《询价函》，要求同步提交报价单、技术方案、售后服务承诺。禁止向关联企业或利益相关方定向询价。单一来源采购（仅限特定情形）：当采购标的为专利产品、独家代理服务、原供应商需延续服务（如系统升级需原厂商支持）时，可采用单一来源。需提交《单一来源采购论证报告》，说明“唯一性”依据（如专利证书、代理授权书），并经法务、技术部门联合审核。竞争性谈判：适用于技术复杂、需求可变的项目（如定制软件开发）。采购部门组织2-3轮谈判，逐步明确需求、优化方案、压缩价格，最终确定供应商。谈判过程需形成《谈判记录》，记录关键条款变更及理由。（三）采购实施与合同管理1.采购定价机制市场比价法：通过电商平台、行业报价库、历史成交数据对比，验证报价合理性；成本倒推法：针对定制化产品，要求供应商提供成本构成明细（如原材料、人工、利润占比），结合行业利润率核算合理价格；限价机制：对高频采购品（如耗材）设定“最高限价”，超出限价的报价直接作废。2.合同起草与审批采购部门根据谈判结果起草《采购合同》，核心条款需包含：标的描述（含技术参数、验收标准）、价格与付款方式（如“验收合格后30日内付至95%，5%质保金1年后无质量问题付清”）、履约期限、违约责任（如逾期交付按日扣减1%货款）。合同需经法务部门审核（合规性）、财务部门审核（付款逻辑），最终由授权代表签署。（四）验收与付款管理1.验收流程验收主体：需求部门牵头，技术部门、采购部门参与（复杂项目可邀请外部专家）；验收标准：对照合同条款、技术方案逐项核验，形成《验收报告》（需参与人员签字确认）；争议处理：若验收不合格，需求部门需在3个工作日内出具《整改通知书》，明确整改要求与期限；供应商整改后需重新验收。2.付款审批财务部门凭《验收报告》《发票》《合同》等材料审核付款。付款节点需与验收结果挂钩（如“验收合格”是支付进度款的前提），禁止无依据预付款。（五）档案管理与后评价1.档案归集采购全流程文件（需求表、审批单、询价函、报价单、合同、验收报告、付款凭证等）需按项目编号归档，保存期限不少于5年（涉及固定资产、服务期限长的项目延长至服务结束后3年）。2.后评价机制每季度/年度，采购部门联合审计部门对非招标采购项目进行抽样复盘，重点分析：采购效率（是否满足需求时效）；成本控制（实际支出与预算偏差率）；供应商履约（质量、服务投诉率）；流程合规性（是否存在越权审批、资料缺失）。后评价结果作为供应商库更新、流程优化的依据。四、风险防控与监督机制（一）常见风险及应对1.供应商围标/串标：通过“随机抽取供应商+谈判过程录音录像”“设置差异化技术参数避免倾向性”防范；2.价格虚高：引入第三方造价咨询机构复核（重大项目）、建立“价格预警库”（对比历史价、市场价）；3.履约风险：在合同中约定“履约保证金”（如合同金额的5%-10%）、明确“违约终止条款”（如逾期30日未整改可解除合同并索赔）。（二）监督机制内部审计：审计部门每半年抽查非招标采购项目（比例不低于30%），重点核查“单一来源论证合理性”“付款与验收的匹配性”；廉政监督：设立举报邮箱/电话，对“定向询价”“收受回扣”等行为严肃追责；外部监督：涉及政府采购的项目，主动接受财政部门、审计机关的监督检查。五、附则1.本细则由采购部会同审计部、财务部解释，每年修订一次（或根据业务变化动态调整）；2.本细则自发布