档案室自查报告及整改措施

档案室自查报告及整改措施本次自查覆盖档案室全部库存档案及管理环节，涉及文书、人事、会计、基建、业务类等5大类共12876卷（件）档案，其中永久保管5232卷，30年保管4121卷，10年保管3523卷；数字化档案7632件，占比59.3%。自查重点围绕硬件设施、管理制度执行、档案质量、安全保障四大维度展开，通过实地查验、台账核对、系统检索、访谈记录等方式，全面梳理管理漏洞。硬件设施方面，库房面积42㎡，配置密集架8组24列，消防系统为七氟丙烷自动灭火装置，温湿度调控设备为智能型恒温恒湿机。经检查，密集架第3列底部发现2处渗水痕迹（位于库房西侧墙体与地面接缝处），墙面涂料局部脱落；温湿度记录仪（型号：TH800）2023年14月数据记录完整，但设备校准证书已于2023年3月15日过期，当前未重新校准；消防设备压力表显示正常，但最近一次检测记录为2022年11月，未按年度检测要求执行；档案装具中，20192021年会计档案盒存在标签模糊问题，12个盒体因长期挤压出现变形。管理制度执行方面，现有《档案归档制度》《借阅管理制度》《安全责任制度》等6项制度，2022年修订版已上墙。核查2022年归档记录，发现业务类档案中3个项目的过程性文件（会议纪要、审批单）缺失，涉及2022年6月XX项目、8月XX工程、11月XX采购，均未按“项目结束后30日内完成归档”要求落实；查阅2023年14月借阅登记台账，存在5次未登记审批环节（4次为部门内部调阅，1次为外单位查阅），其中4月12日外单位查阅登记仅记录“查阅业务档案”，未注明具体卷号及利用目的；安全责任落实方面，2023年未开展档案安全培训（上一次培训为2022年9月），兼职档案员（综合科王某某）未参加2023年档案管理继续教育。档案质量方面，文书档案整理符合《归档文件整理规则》（DA/T222015），但2020年度12号盒内文件存在件号重复（第15件与第16件件号均标注为“15”）；人事档案中，3份2018年入职员工的体检报告未加盖医院骑缝章，1份2021年干部任免文件缺附件（《任免审批表》）；会计档案目录与实体核对发现，2021年12月记账凭证目录标注“共5册”，实际仅4册，存在漏登；基建档案中，2019年XX大楼竣工验收档案卷内目录“文件形成日期”栏填写不规范，6份文件日期仅标注“2019年”未注明月日，2份图纸折叠不符合《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.32009）要求，导致部分图签被覆盖。安全管理方面，库房实行“双人双锁”管理，门禁系统（型号：HIDiCLASSSE）运行正常，但监控设备（8路摄像头）存储周期仅15天（应至少30天），且1号摄像头（库房入口）画面存在模糊重影；防虫防鼠措施为每月投放樟脑丸、设置捕鼠盒，检查发现4月10日投放记录，但现场樟脑丸已挥发完毕（当前5月6日未补投），东侧墙角捕鼠盒内有鼠毛残留；应急管理方面，《档案安全应急预案》为2020年制定，未根据2023年新购消防设备更新内容，2023年未开展消防演练（上一次演练为2022年6月）。针对上述问题，制定整改措施如下：1.硬件设施整改：5月10日前联系后勤部门修复西侧墙体渗水点并重新粉刷墙面；5月5日前委托专业机构完成温湿度记录仪校准，更新校准证书；5月15日前联系消防设备供应商进行年度检测，完善检测记录；5月20日前更换变形会计档案盒，对标签模糊盒体重新打印粘贴（责任部门：综合科，责任人：李某某）。2.制度执行强化：5月12日前约谈项目负责人，限期5月30日前补全3个项目缺失的过程性文件；修订《借阅管理制度》，明确“内部调阅需部门负责人审批、外单位查阅需分管领导审批”，5月15日前组织全体员工学习新制度；6月30日前安排兼职档案员参加2023年档案管理继续教育（线上课程），7月10日前开展全员档案安全培训（责任部门：综合科、各业务部门，责任人：王某某、各部门负责人）。3.档案质量提升：5月18日前完成2020年度文书档案件号修正；5月25日前联系原医院补盖3份体检报告骑缝章，向人事部门调取缺失的《任免审批表》并归档；5月30日前核查2021年12月会计凭证，确认漏登原因（系装订时错分），重新编制目录并标注说明；6月10日前按GB/T10609.32009重新折叠基建图纸，规范填写卷内文件日期（责任部门：档案管理岗，责任人：张某某）。4.安全管理完善：5月8日前联系监控设备供应商延长存储周期至30天，更换1号摄像头；5月7日前补投樟脑丸，调整投放周期为每20天一次，5月10日