办公用品管理流程

办公用品管理流程

1办公用品管理得目得与原则

1、1目得：办公用品管理得目得在于规范公司办公用品申领、采购、保管、发

放及统计流程，有效控制公司办公成本，防止浪费，实现各部门办公资源共

享最大化。

1、2原则：坚持以旧换新，以坏换新，杜绝重复领取、顺手牵羊现象；做到办公

用品台账清晰，心中有数。

2办公用品申领流程

2、1提出领用申请：每周五前，部门员工根据个人办公用品使用情况，书面提出

办公用品领用申请。申领领原则如下：

♦非易耗品，如订书机、计算器、文件夹、笔筒等需以坏换新，原则上一人

只能领取一次。

♦易耗品，如签字笔、笔记本、铅笔等需以旧换新，原则上除财务部外每人

一月2支签字笔。

♦其她部门公用办公用品，如打印纸等由申领人统一申领。

2、2申领人审核并汇总：部门申领人于每周五下班前，对部门办公用品申领进

行审核，收集已旧已坏办公用品；汇总部门办公用品申领，列出申领清单

（见附件27）。

2、30A至行政综合部：部门申领人对部门办公用品审核并汇总列出清单后，于

周五下班前通过0A将申领清单传至行政综合部办公用品管理人员。

2、4行政综合部审核并记录：行政综合部办公用品管理人员收到各部门办公用

品申领清单后，进行审核记录。公司无库存得需于周二中午以前采购到位。

3办公用品采购流程

3.1办公用品拟购清单及申请：行政综合部根据各部门申领清单，结合办公用品

库存情况，理出拟购清单，向行政综合部部长及相关领导提出采购申请，采

购申请包括采购物品、采购数量、费用预算等（见附件2-2）。

3、2签署意见：行政综合部部长及相关领导就办公用品拟购申请签署意见。

3、3询价、比价：行政综合部采购人员应就欲采购物品进行询价、比价，确定

合作供应商，并与其建立长期合作伙伴关系，便于日后常规性采购得优惠

政策。

3、4交易：行政综合部采购人员与供应商确定拟购物品价格、质量后予以交易，

对于大件物品，如办公打印纸、维达卷筒纸等考虑供应商送货。

3、5电脑录入,物品入库：行政综合部办公用品管理员将采购回公司得办公用

品就名称、品种、型号、价格、采购日期等进行电脑入库，建立台帐（见

附件2-3）;将采购物品分类入库保管。

4办公用品发放流程

行政综合部部门申领人部门员工

发放物根据申领清单

品准备领取办公用品

办公用品领取

签字登记

4、1发放物品准备:每周二下午为办公用品发放时间，行政综合部在每周二上

午准备所需发放得物品。

4、2领取办公用品并登记:部门申领人每周二下午前往行政综合部，根据所在

部门申领清单领取办公用品，将收集得已坏已旧办公用品交予行政综合部

办公用品管理者，并按照行政综合部要求予以签字登记（见附件2-4）o

4、3部门员工领取办公用品：部门申领人领取部门办公用品后，部门员工向部

n申领人领取各自办公用品。部门可根据部门规模考虑签字登记。

5办公用品统计流程

5.1每周统计：行政综合部办公用品管理人员在每周得办公用品领取发放过程

中即可就办公用品进行统计，做到账物一致。

5、2每月盘点：行政综合部办公用品管理人员在月末进行办公用品全面盘点，

提前增加库存，减少采购次数，尽可能一月集中采购一次。对盘点过程中发

现得差异寻找原因，使账物一致，对盘点过程中发现得其她异常情况上报

部长。

5、3月统计报表：行政综合部办公用品管理人员月底出统计报表，包括物品编

号、物品名称、规格型号、价格、领用数量、库存量及领用部门等信息（见

附件2-5）o

5、4审阅并签署意见：行政综合部部长对每月办公用品报表进行审阅，发现问

题签署相关意见。

附件2-1:办公用品申领清单

申领部门申领人申领时间

序号物品名称规格数量用途

附件2-2:办公用品拟购审批表

填表时间:

序号物品名称规格数量预算特殊要求

订购原因

行政综合部意见

主管领导意见

附件2-3:办公用品台账

项目

编号数量单价入库时间备注

物品

武汉南国置:业股份有限公司

附件2-4：办公用品领取登记表

编号物品名称规格数量使用部门领取人领取时间备注

附件2-5:办公用品月统计报表

编号物品名称规格