合同管理风险排查报告

合同管理风险排查报告一、排查背景与目的为规范企业合同管理流程，防范法律纠纷与经营风险，保障合同履约质量及企业合法权益，我司于202X年X月至X月开展了合同管理风险专项排查工作。本次排查以“识别风险、完善机制、降本增效”为核心目标，覆盖合同全生命周期管理环节，为优化合同管理体系提供依据。二、排查范围与方法（一）排查范围本次排查涵盖202X年X月至202X年X月期间签订的各类合同，包括但不限于：业务类型：采购、销售、服务、租赁、合作协议等；涉及部门：行政、采购、销售、研发、财务等；合同载体：纸质合同、电子合同及补充协议。（二）排查方法1.文档审查：查阅合同文本、审批记录、履约台账、财务付款凭证等资料，核查条款合规性与执行一致性；2.人员访谈：与合同经办人、法务专员、财务人员开展一对一沟通，了解操作流程痛点与风险隐患；3.合规比对：对照《民法典》合同编、《企业内部控制应用指引》及公司《合同管理办法》，检查制度执行偏差。三、主要风险点及分析（一）合同签订环节风险1.主体资格审查缺失表现：部分合同未核查对方主体资质，如某采购合同中，供应商营业执照已过期、无行业资质证明，但经办人未履行审查义务，直接签订合同；风险：对方主体不适格导致合同无效或履约不能，企业面临预付款损失、工期延误等纠纷（如供应商无生产资质，货物质量不达标且无法索赔）。2.合同条款约定不严谨表现：核心条款模糊不清，如“设备一批”未明确型号、数量；“验收合格后付款”未约定验收标准与期限；违约责任仅约定“承担法律责任”，未量化赔偿方式；风险：履约过程中易产生争议，维权时因条款缺陷导致证据不足（如对方以“验收标准不明确”拖延付款，企业无有效抗辩依据）。3.审批流程执行不规范表现：部分合同未经法务审核直接签订（如某服务合同因“紧急需求”跳过法务会签，条款存在“免责条款无效”漏洞）；审批表填写不全，缺少部门会签意见；风险：合同效力存在瑕疵，或因条款漏洞丧失抗辩权（如对方利用免责条款减少赔偿责任，企业维权成本增加）。（二）合同履行环节风险1.履约监控机制缺失表现：未建立履约台账，对交货、付款、验收等节点无跟踪记录。如某销售合同约定“货到30天付款”，但未留存收货确认单，对方以“未收到货物”拖延付款；风险：错过权利行使期限（如诉讼时效），或无法及时发现违约行为（如供应商延迟交货，企业因无跟踪记录错失解约时机）。2.合同变更/解除不规范表现：合同变更仅口头约定（如某租赁合同因“临时需求”口头调整租金，无书面协议）；解除合同未按约定发书面通知，留存送达凭证；风险：变更/解除行为无法律依据，企业需按原合同履行（如对方主张“口头变更无效”，要求继续支付原租金）。3.履约证据管理薄弱表现：履约沟通记录（如邮件、微信聊天）未留存，验收单、对账单无对方签字确认。如质量争议时，企业无法证明“验收时对方无异议”；风险：纠纷中因“举证不能”承担不利后果（如法院以“无有效验收凭证”驳回索赔请求）。（三）合同档案管理风险1.档案完整性不足表现：合同附件（如资质文件、技术协议）缺失，部分合同无审批记录。如某合作合同因缺少技术协议，履行中对“服务标准”产生争议；风险：无法还原合同全貌，纠纷处理时因证据链断裂导致败诉（如技术协议约定的“保密条款”未归档，对方泄露商业秘密时企业无追责依据）。2.档案保管不善表现：纸质合同未分类归档，电子合同存储路径混乱（如散存于个人电脑）；借阅无登记，存在丢失、篡改风险；风险：档案损毁、丢失导致证据效力不足（如合同原件丢失，复印件因“无法与原件核对”被法院不予采信）。四、整改建议与措施（一）优化合同签订流程1.完善主体审查机制：制定《合同主体审查指引》，要求经办人通过“国家企业信用信息公示系统”核查对方资质，法务复核并留存审查记录（如截图、书面说明）；对“高风险行业”（如建筑、金融）合同，要求对方提供近1年审计报告、履约案例。2.规范合同条款管理：由法务牵头，联合业务部门编制《常用合同标准条款库》，覆盖“标的、付款、违约、争议解决”等核心条款；非标准条款需法务审核，明确“验收标准（如国标/行标/企业标准）”“付款节点（如预付款30%、验收后付70%）”等关键内容。3.严格审批流程执行：修订《合同审批管理办法》，明确“业务部门初审→法务合规审核→财务风险评估→分管领导审批”的四级流程；所有合同须经法务、财务会签，审批表随合同文本一并归档。（二）强化履约过程管理1.建立履约台账制度：设计《合同履约跟踪表》，记录“交货时间、验收结果、付款进度”等关键节点，由专人每月更新，逾期事项触发预警（如“交货逾期3天”自动提醒法务介入）；对“重大合同”（如金额超百万），要求业务部门每周提交履约简报。2.规范变更/解除操作：合同变更/解除须签订书面协议，明确权利义务调整内容（如租金调整、服务范围变更）；解除合同按约定发书面通知（如EMS快递+短信送达），留存“快递回执、短信截图”等凭证。3.加强证据管理：制定《履约证据管理规范》，要求经办人：留存沟通记录（邮件需归档至OA系统，微信记录截图打印并签字确认）；验收单、对账单须对方签字/盖章，无对方确认的，以“邮件确认”“现场录像”补充证据。（三）提升档案管理水平1.完善档案管理制度：制定《合同档案管理办法》，明确档案分类（按“业务类型+部门+年份”）、保管期限（参照《企业档案管理规定》）；电子档案加密存储（如OA系统设置“合同档案”模块，权限分级管理）。2.规范归档流程：合同签订后3个工作日内，经办人将“合同文本、附件、审批表、履约凭证”整理归档；纸质档案存入专用档案柜，电子档案上传至指定服务器，确保“一份合同、一套档案、双重备份”。3.加强借阅管理：建立《合同档案借阅登记簿》，明确借阅权限（法务、财务可直接借阅，其他部门需分管领导审批）；禁止涂改、损毁档案，借阅期限超7天的，须重新登记。五、总结与展望本次排查共识别出合同签订、履行、档案管理三大类风险点，反映出我司合同管理在“流程规范、人员意识、制度执行”方面存在不足。后续需以整改为契机，重点推进三项工作：1.制度落地：修订《合同管理办法》，将整改措施转化为制度条款，明确各部门权责；2.人员培训：开展“合同风险防控”专题培训（含案例分析、实操演练），提升经办人法律意