询价函撰写规范与范文示例

询价函撰写规范与范文示例在商务活动中，询价函是企业或组织向潜在供应商、服务商发起的正式沟通文书，用于明确需求、获取报价并初步评估合作可能性。一份规范的询价函不仅能清晰传递需求，更能体现企业的专业素养，为后续议价、合作奠定基础。本文将从撰写规范、场景化范文及实操要点三方面，系统解析询价函的创作逻辑。一、询价函撰写规范（一）结构规范：清晰呈现核心要素询价函的结构需遵循“简洁明了、重点突出”原则，通常包含以下模块：标题：需明确询价对象与核心需求，格式建议为“关于[项目名称/产品/服务]的询价函”。例如：“关于办公自动化系统升级的询价函”“关于2024年度物流运输服务的询价函”。称谓：使用供应商全称或规范简称，体现尊重与精准性。若为公开询价（如向多家供应商群发），可统称“尊敬的供应商：”，但建议优先针对已知主体个性化称呼。正文：背景与目的：简要说明发起询价的原因（如项目需求、成本优化等），让供应商快速理解合作背景。需求详情：分条列项阐述产品/服务的具体要求，包括规格、数量、技术参数、服务周期等。例如设备采购需明确型号、材质、产能；服务外包需明确服务内容、交付标准、人员配置等。附加说明：如资质要求（ISO认证、行业资质等）、样品要求、答疑渠道等。结尾：以礼貌性语句收尾，如“期待您的积极响应，如有疑问请随时沟通”，并注明联系人、联系方式（电话、邮箱即可）。落款：注明询价方全称、日期，加盖公章（电子版可标注“（盖章）”）。（二）内容规范：精准传递需求边界1.项目信息具象化：避免模糊表述，例如将“采购一批电脑”细化为“采购商用笔记本电脑50台，配置要求：CPUi5-13代、内存16G、硬盘512GSSD、14英寸屏，预装Windows11专业版”。2.技术要求可验证：涉及专业参数时，需采用行业通用标准或明确检测依据。例如“钢材抗拉强度≥500MPa（执行GB/T____标准）”。3.报价要求清晰化：明确报价有效期（如“报价自提交之日起30日内有效”）、货币单位（如“人民币”）、报价分解要求（如“需单独列明设备费、安装费、维护费”）。4.时间节点明确化：报价截止时间需精确到日或时，例如“请于2024年X月X日前将报价单发送至指定邮箱”。5.合规性要求前置：若涉及招投标、政府采购等合规场景，需注明“报价需符合《政府采购法》相关要求”或“本次询价为招标前市场调研，最终以正式招标流程为准”。（三）语言规范：专业得体，避免歧义1.用词准确严谨：避免“大概”“可能”等模糊词，用“需”“应”等指令性词汇明确要求；数量表述优先用阿拉伯数字（如“5台”而非“五台”）。2.语气礼貌克制：虽为商务文书，仍需体现合作诚意，避免命令式语气。例如用“请您提供详细报价”而非“必须报价”。3.逻辑层次清晰：通过分点、分段、加粗关键词（如报价截止时间）等方式，提升阅读效率。二、场景化范文示例（一）设备采购类询价函标题：关于实验室分析仪器采购的询价函称谓：XX科学仪器有限公司：正文：我单位因科研项目需求，拟采购一批实验室分析仪器，现向贵司发起询价，具体要求如下：1.设备需求：气相色谱仪：1台，要求具备FID、TCD双检测器，柱温箱控温范围5℃-450℃，支持自动进样，需提供原厂售后服务协议。紫外可见分光光度计：2台，波长范围190nm-1100nm，光度准确度≤±0.3%T，配石英比色皿5套。2.报价要求：报价包含设备本体、安装调试、培训、1年质保及终身维护的费用，需单独列明各项明细。3.其他说明：请随报价单提供设备技术参数表、近3年同类项目业绩证明（合同首页及盖章页扫描件）。我单位将于报价截止后5个工作日内组织技术答疑，具体时间另行通知。结尾：期待贵司的专业方案，我们将以公平、公正的原则评估报价，如有疑问请致电：0XX-XXXXXXXX（转801）。落款：XX研究院（盖章）2024年X月X日（二）服务外包类询价函标题：关于2024年度办公楼保洁服务的询价函称谓：XX保洁服务有限公司：正文：我单位办公楼（地址：XX市XX区XX路XX号，建筑面积约8000㎡）拟外包保洁服务，服务周期为2024年1月1日至2024年12月31日，现诚邀贵司参与报价，具体要求如下：1.服务内容：公共区域（大堂、走廊、会议室、卫生间等）每日8:00前完成清扫、消毒，垃圾日产日清；玻璃幕墙每月清洁1次，石材地面季度养护1次；疫情期间需按属地防疫要求执行消杀工作，相关耗材由贵司承担。2.人员配置：常驻保洁人员不少于6人，需持健康证、保洁从业培训证书，人员更换需提前7日书面告知。3.报价要求：报价为月度包干价（含人员工资、社保、耗材、税费等一切费用），请按“月度单价×12个月”提供总价。报价单请于2023年12月20日12:00前邮寄至：XX市XX区XX路XX号XX办公室（邮编：XXXX），封面标注“2024保洁服务询价”。结尾：烦请贵司结合服务标准提供合理报价，我单位将在收到报价后3个工作日内反馈初步意见。落款：XX集团行政部（盖章）2023年12月5日（三）原材料采购类询价函标题：关于建筑钢材采购的询价函称谓：XX钢铁贸易有限公司：正文：我司承接的XX商业综合体项目（位于XX市XX区）进入主体施工阶段，需采购一批建筑钢材，具体需求如下：1.材料要求：HRB400E螺纹钢：直径Φ12、Φ14、Φ16，分别为50吨、80吨、100吨，执行GB/T1499.____标准，屈服强度≥400MPa；Q235B槽钢：规格10#，长度6m，50吨，执行GB/T____标准。2.供货要求：分3批次供货，首批发货时间不晚于2024年X月X日，后续批次按我方施工进度提前3日通知；货物需送至项目工地（XX市XX区XX路XX号），运费由贵司承担，随货提供材质单、检测报告。3.报价要求：报价为到工地含税价，需注明每吨单价及各规格总价；结尾：感谢贵司的支持与配合，期待与您建立长期合作关系。落款：XX建筑工程有限公司（盖章）2024年X月X日三、实操注意事项1.信息核验：发送询价函前，需确认供应商资质（如经营范围、信用记录），避免向无资质主体询价。2.沟通留痕：针对供应商的疑问或补充需求，建议通过邮件、企业微信等书面形式回复，确保双方认知一致。3.灵活调整：若为“意向性询价”（非最终采购），需在函件中明确说明“本次询价仅为市场调研，不构成采购承诺”，避免法