机关单位公文写作格式标准

机关单位公文写作格式标准一、法定公文种类与适用格式区分机关公文体系以法定文种为核心，共包含决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15类，不同文种因功能定位差异，格式细节需精准把握：（一）常用文种格式要点1.通知：作为部署工作、传达要求的“通用工具”，标题需包含“发文机关+事由+通知”三要素（如《XX市人民政府办公室关于开展安全生产检查的通知》），主送机关可并列多个相关单位，正文需明确工作要求、时限、责任主体等核心内容。2.请示：仅限向上级机关请求指示/批准，需严格遵循“一文一事”原则，主送机关只能标注一个（避免多头请示），且不得抄送下级机关；标题需体现“请示事项”（如《XX局关于申请追加项目经费的请示》），结尾常用“妥否，请批示”“以上请示，望予批准”等谦语。3.函：适用于不相隶属机关间商洽工作、询问答复，格式相对灵活但需保持正式性。标题可简化为“事由+函”（如《XX公司关于商洽合作事宜的函》），主送机关为对方单位全称，正文需清晰说明事由、诉求，结尾用“盼复”“请函复”等表述。4.纪要：记录会议主要情况和议定事项，标题通常为“会议名称+纪要”（如《XX领导小组2023年第X次会议纪要》），正文需分“会议基本情况”（时间、地点、参会人员）和“议定事项”（分条列项明确任务、责任、时限），无需加盖印章。二、通用格式规范：版头、主体、版记公文格式由版头（首页红色分隔线以上）、主体（分隔线至抄送机关之间）、版记（抄送机关以下）三部分构成，各要素需严格遵循规范：（一）版头要素规范1.发文字号：由“发文机关代字+年份+发文顺序号”组成，年份用六角括号〔〕括入（如“国办发〔2023〕5号”），发文顺序号不加“第”字、不编虚位（如“5号”而非“05号”）。联合行文时，仅标注主办机关发文字号。2.签发人：上行文（如请示、报告）需标注签发人姓名，居发文字号右侧，“签发人”三字与姓名空一字，多个签发人时，主办机关签发人在前，姓名按发文机关顺序排列。3.密级与紧急程度：涉密公文标注“绝密”“机密”“秘密”及保密期限（如“机密★1年”），紧急公文标注“特急”“加急”，二者居版心左上角，密级在上、紧急程度在下。（二）主体要素规范1.标题：一般由“发文机关+事由+文种”组成，事由需简洁明确（避免“关于……的……的”重复表述），文种需与公文功能匹配（如“请示”不得替代“报告”）。示例：《XX省财政厅关于调整预算编制办法的通知》。2.主送机关：标注公文受理机关全称或规范化简称，上行文主送机关唯一，下行文、平行文可并列多个（用顿号分隔同类型机关，逗号分隔不同类型），如“各市（州）人民政府，省政府各部门：”。3.正文：层次序号需规范使用：第一层“一、”（黑体，句末不加标点），第二层“（一）”（楷体，句末加标点），第三层“1.”（仿宋，句末加标点），第四层“（1）”（仿宋，句末加标点）。数字、年份等需保持一致性（如“2023年”而非“二〇二三年”）。4.附件说明：标注“附件：1.XXX2.XXX”（附件名称后不加标点，与附件实际名称一致），若只有1个附件，直接写“附件：XXX”。附件为正文补充说明，需与公文正文装订（特殊情况可另订，但需标注“附件”字样）。5.成文日期：用阿拉伯数字标全年、月、日（如“2023年9月5日”，月、日不编虚位，即“9月5日”而非“09月05日”）；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。6.印章：公文加盖发文机关印章（纪要、普发性公文可例外），印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（三）版记要素规范1.抄送机关：标注需要了解公文内容的机关，居版记首行，用“抄送：”引出，机关间用逗号分隔，回行时与冒号后的首字对齐。2.印发机关和印发日期：印发机关为公文印制部门（如“XX机关办公室”），印发日期用阿拉伯数字标全，与印发机关并列，居版记末行，印发日期晚于成文日期。三、特殊场景格式要求（一）联合行文发文机关标志可并用联合发文机关名称（主办机关在前），也可单独用主办机关名称；发文字号仅标注主办机关的；成文日期以最后签发机关负责人的签发日期为准；印章需加盖所有发文机关印章（主办机关印章在前，每排最多3个，两端不得超出版心）。（二）上行文（请示、报告）请示必须“一文一事”，不得夹带报告事项；报告不得夹带请示事项，结尾常用“特此报告”“以上报告，请审阅”；必须标注签发人，主送机关唯一，不得抄送下级机关。四、常见问题与规范建议（一）典型错误示例1.发文字号格式错误：误用圆括号“()”或方括号“[]”（正确为六角括号“〔〕”），如“X政发(2023)5号”应为“X政发〔2023〕5号”。2.标题表述冗余：如“关于申请解决XX问题的请示”中“申请”与“请示”功能重复，应简化为“关于解决XX问题的请示”。3.成文日期不规范：用汉字书写（如“二〇二三年九月五日”）或编虚位（如“2023年09月05日”），正确为“2023年9月5日”。4.附件说明遗漏：正文提及“详见附件”但未标注附件说明，或附件名称与实际文件不符。（二）规范建议1.建立模板库：针对常用文种（通知、请示、函等）制作标准化模板，明确各要素位置、格式，起草时直接套用。2.强化审核机制：设置“格式初审-内容复审-领导终审”三级审核，重点核查发文字号、主送机关、成文日期、印章等易出错环节。3.常态化学习：定期组织公文写作培训，结合典型案例讲解格式规范，提升全员公文素养。结语公文格式规范是机关工作标准化、规范化的重要体现，既是“面子”更是“里子”——格式严谨彰显工作作风，内容合规保障执行效力。唯有将