采购需求申请及审批标准化流程模板

采购需求申请及审批标准化流程模板一、适用范围与应用场景部门常规办公耗材补充（如文具、打印纸等）；生产项目所需物料采购（如原材料、零部件等）；固定资产新增或替换（如电脑、生产设备等）；外部服务采购（如设计、咨询、维修等）；其他符合公司规定的采购需求。二、采购申请全流程操作说明（一）采购需求发起与部门初审需求发起申请人（部门员工或需求负责人）根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》（见模板一），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、紧急程度及市场调研情况（金额较高或专业设备需附至少3家供应商报价单）。附件准备：根据采购类型补充必要材料，如技术参数书、验收标准、项目需求说明等。部门初审申请人将《采购需求申请表》及附件提交至部门负责人*进行初审。部门负责人*重点审核：（1）需求是否符合部门年度工作计划及预算；（2）规格型号、数量是否合理，是否存在重复采购；（3）紧急采购是否必要（紧急采购需注明原因，如“生产突发故障需立即更换配件”）。初审通过后，部门负责人*在“部门意见”栏签字确认并提交至采购部；初审不通过的，注明原因退回申请人修改。（二）需求评估与预算核对需求评估采购部收到申请后，对需求进行专业评估：通用物品：核对历史采购记录，确认规格型号及市场公允价格；专业设备/服务：组织技术部门*（或相关专家）对技术参数、可行性进行评审，必要时现场勘查；大额采购（如单笔超5万元）：要求补充供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）。预算核对财务部门*根据申请表及附件，核对采购预算：（1）检查预算科目是否匹配，是否有足够预算额度；（2）若预算不足，反馈申请人申请预算调整或降低采购标准。预算核对通过后，采购部在“采购部意见”栏填写评估结果及建议采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购等）。（三）跨部门协同审批根据采购金额及类型，进入对应审批节点（审批权限详见公司《采购管理办法》）：小额采购（单笔≤1万元）：由采购部负责人审核后，提交至分管副总审批。中额采购（1万元＜单笔≤5万元）：采购部负责人审核后，提交至财务部门复核预算，再由分管副总*审批。大额采购（单笔＞5万元）：需经采购部、财务部门、法务部门（涉及合同或法律风险的采购）联合审核，最终提交至总经理审批。审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。审批意见需明确“同意”“不同意”或“需补充材料”，不同意需说明具体原因。（四）审批通过后的执行与跟踪采购执行审批通过后，采购部根据审批意见实施采购：公开招标/询价：按照公司招标流程组织，确定中标供应商；单一来源采购：说明理由并附供应商确认函；紧急采购：经分管副总*口头批准后先行采购，1个工作日内补办手续。采购合同签订前，法务部门*需审核合同条款（如付款方式、交货期、违约责任等），保证合规。订单与验收采购部根据合同采购订单，发送至供应商并跟踪交付进度。物品/服务送达后，由申请人所在部门*组织验收（需2人以上参与），填写《采购验收单》，确认数量、质量、规格是否符合要求；验收不合格的，需在24小时内反馈采购部处理。付款与归档验收合格后，采购部整理付款资料（合同、订单、验收单、发票等），提交财务部门*审核付款。所有采购文件（申请表、审批记录、合同、验收单等）由采购部统一归档保存，保存期限不少于3年。三、采购流程相关模板表格模板一：采购需求申请表申请编号申请部门申请人*联系方式申请日期需求名称规格型号/服务内容数量预估单价（元）预估总价（元）资金来源□部门预算□专项预算□其他紧急程度□普通□紧急（紧急原因：______________________）用途说明附件清单□技术参数书□报价单（______份）□其他：______________________部门负责人意见*签字：__________日期：______采购部意见*签字：__________日期：______财务部门意见*签字：__________日期：______审批意见（按权限）分管副总：签字__________日期______总经理（大额）：签字__________日期______模板二：采购预算明细表序号物料/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）预算科目预算编号备注12合计模板三：采购验收单验收编号采购申请编号供应商名称验收日期验收地点物料/服务名称规格型号数量单位验收结果（打√）□合格□不合格（不合格原因：______________________）验收人员*签字：__________部门负责人*签字：__________采购部确认签字：__________日期：______四、流程执行关键注意事项（一）材料完整性要求采购申请需填写《采购需求申请表》并附必要附件，缺少附件（如技术参数、大额采购报价单）的，采购部有权退回补充。预算调整需提前提交《预算调整申请表》，经财务部门及分管副总审批后方可发起采购。（二）审批时限规范各审批节点需在规定时限内完成：部门初审1个工作日、需求评估2个工作日、预算核对1个工作日、终审根据权限2-3个工作日。紧急采购需在申请时标注“紧急”，审批流程可同步进行，但需保证核心信息完整。（三）特殊情况处理供应商临时无法供货时，采购部需及时通知申请人，协商更换供应商或调整采购时间。验收不合格的物品，