企业行政合同档案统一存档方案

企业行政合同档案统一存档方案一、适用场景与背景说明企业规模扩大及业务规范化管理需求提升，行政类合同（如采购合同、服务外包合同、场地租赁合同、办公设备维修合同等）数量持续增加。若合同档案分散存放、管理无序，易导致以下问题：合同查找效率低，影响业务办理进度；合同关键信息（如金额、履行期限、违约条款）记录不完整，增加合规风险；档案实体损坏或丢失时，无法追溯原始约定；审计或检查时，因档案管理不规范导致责任不明确。本方案旨在通过统一存档流程，实现行政合同档案的规范化、系统化管理，保证档案完整、安全、可追溯。二、统一存档操作流程（一）合同收集与移交收集范围：企业所有行政类合同，包括但不限于：办公用品采购合同；场地租赁/物业服务合同；IT设备维护、咨询服务等外包服务合同；车辆租赁、会议服务等行政支持类合同；其他需纳入行政部统一管理的合同。移交责任：合同签订后，业务部门（如采购部、行政部、综合管理部）需在3个工作日内将合同及相关材料移交至行政部档案管理员。移交材料清单：合同原件（正本，若有多份需注明“正本”或“副本”）；合同审批单（含各环节审批人签字）；合同附件（如技术参数、服务标准、补充协议等）；合同签订相关依据（如招标文件、比价记录等）。（二）档案分类与编号分类标准：按“合同类型-部门-年度”三级分类法，具体分类合同类型代码：CG（采购）、FW（服务）、ZL（租赁）、WX（维修）、QT（其他）；部门代码：XZ（行政部）、CG（采购部）、ZC（资产管理部）、ZH（综合管理部）；年度：签订年份的后两位（如2024年用“24”表示）。编号规则：统一格式为“部门代码-合同类型代码-年度-流水号”，流水号按年度从001开始顺序编制。示例：行政部2024年签订的第5份采购合同，编号为“XZ-CG-24-005”。特殊处理：跨年度签订的合同，按合同生效年度编号；补充协议与原合同同一编号，后缀“-B1”“-B2”等。（三）信息录入与系统登记系统选择：企业档案管理系统或OA系统中的档案管理模块，需包含合同基本信息录入、查询、借阅、统计功能。录入内容：档案管理员需将合同关键信息录入系统，字段包括：字段名说明合同编号按上述编号规则填写合同名称与合同原件一致（如“2024年度办公用纸采购合同”）甲方企业全称乙方合作方全称签订日期合同落款日期生效日期合同约定的生效日期合同金额大写+小写（如“人民币伍万元整（¥50,000.00）”）合同类型按分类代码填写（如CG、FW）存放位置档案柜编号+档案盒编号（如“A柜-01盒”）归档日期档案管理员完成归档的日期经办人业务部门合同对接人备注其他需说明事项（如合同履行状态、特殊条款等）信息核对：录入后需与合同原件逐一核对，保证信息准确无误，电子档案与实体档案一一对应。（四）实体档案整理与归档档案盒要求：统一使用无酸档案盒，尺寸为310mm×220mm（根据合同厚度可调整），盒面标注以下信息：合同编号（如XZ-CG-24-005）；合同名称（简写，如“2024办公纸采购”）；归档日期（如2024-03-15）；保管期限（根据合同类型确定，详见“保管期限表”）。整理规范：合同原件按编号顺序放入档案盒，附件紧随合同后；同一合同的正本、副本、附件需合并存放，不得分散；档案盒内附《档案盒内文件清单》（模板见下文“档案管理相关模板”），列明盒内所有合同名称及编号。存放要求：档案柜按“合同类型-年度”分区存放，柜面张贴区域标签（如“采购合同-2024年”“服务合同-2024年”）；档案室需具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠功能，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。（五）档案借阅与归还借阅权限：仅业务经办人、部门负责人、法务部、审计部人员因工作需要可借阅，需填写《行政合同档案借阅申请表》（模板见下文）。审批流程：业务经办人借阅：部门负责人审批；跨部门或高管借阅：需经行政部负责人及分管总经理审批。借阅规则：借阅期限：一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天重新申请；借阅人需现场核对档案完整性，归还时档案管理员检查有无涂改、损坏、缺失；涉密合同（如涉及企业核心信息的保密协议）需在档案室现场查阅，不得带出。（六）档案保管与定期检查保管期限表：根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合企业实际，明确各类合同保管期限：合同类型保管期限说明采购合同合同终止后5年含办公用品、设备采购等服务外包合同合同终止后10年如IT维护、保洁、咨询服务等场地租赁合同合同终止后15年含办公场地、仓库租赁等涉密合同永久或按保密规定如涉及商业秘密、技术秘密的合同其他行政合同合同终止后5年如车辆租赁、会议服务等定期检查：档案管理员每季度对实体档案进行一次检查，重点查看：档案盒有无破损、受潮、虫蛀；档案存放顺序是否混乱；系统信息与实体档案是否一致；检查结果需记录《档案定期检查表》，发觉问题及时整改。（七）档案鉴定与销毁鉴定启动：保管期限届满前3个月，由行政部牵头，会同法务部、业务部门组成鉴定小组，对到期合同进行鉴定。鉴定标准：无法律效力、无保存价值的合同，予以销毁；涉及历史遗留问题、纠纷或审计需要的合同，可延长保管期限。销毁流程：鉴定小组填写《行政合同档案销毁审批表》（模板见下文），列明销毁档案清单及鉴定意见；经分管总经理审批后，由2名以上人员（含档案管理员）共同监销；销毁时需拍照或录像记录，销毁人员签字确认，销毁记录永久保存。三、档案管理相关模板（一）行政合同档案基本信息表（示例）合同编号合同名称甲方乙方签订日期合同金额（元）合同类型存放位置归档日期经办人备注XZ-CG-24-0052024年度办公用纸采购合同有限公司办公用品公司2024-03-0150,000.00CGA柜-01盒2024-03-05*经理含3份附件XZ-FW-24-012年度IT设备维护服务合同有限公司科技公司2024-04-10120,000.00FWB柜-03盒2024-04-15*主管履行期1年（二）行政合同档案借阅申请表借阅部门借阅人联系方式合同编号及名称借阅原因借阅期限部门负责人审批行政部审批借阅日期归还日期经办人签字备注采购部*专员XZ-CG-24-005（2024办公纸采购合同）财务报销核对2024-06-01至2024-06-05*经理签字*主管签字2024-06-01原件借阅（三）行政合同档案销毁审批表档案编号合同名称签订日期保管期限销毁原因鉴定意见（行政部）鉴定意见（法务部）审批意见（总经理）销毁日期监销人销毁记录（编号/照片）XZ-CG-19-0082019年办公设备采购合同2019-05-205年保管期限已届满无保存价值，建议销毁同意销毁同意销毁2024-05-20管理员、专员SF2024-005四、执行要点与风险提示合规性优先：所有合同档案管理需符合《_________档案法》《企业内部控制应用指引》等法规要求，保证档案形成、归档、保管、销毁全流程合法合规。责任到人：明确业务部门为合同移交第一责任人，行政部为档案管理责任部门，档案管理员需定期接受档案管理专业培训，提升业务能力。安全保密：档案室实行专人管理，非经授权人员禁止入内；电子档案需设置访问权限，定期备份，防止信息泄露或丢失。动态